Информацията може да разкаже история, ако знаете как да сортирате правилно данните си. Разглеждането на объркана електронна таблица само ще ви обърка, но електронни таблици като Google Sheets улесняват сортирането на вашите данни по логичен начин.
Има няколко различни начина за сортиране на колоните в Google Sheets, включително добавяне на филтри или сортиране по множество колони. И след като всичко е сортирано, можете да визуализирате данните си с графики и диаграми, за да го направите още по-лесно за разбиране.
Сортиране на Google Sheets по колони
Електронните таблици използват колони и редове. Колоните преминават отгоре надолу, а редовете преминават отляво надясно. Редовете са номерирани, а колоните са посочени с букви. Цифрите и буквите се показват съответно в левия и горния ръб на електронната таблица.
Електронните таблици обикновено са структурирани така, че всеки ред представлява една група информация, а всяка колона представлява една част от тази информация. Например, тук е селекция от данни от музикалната база данни на Spotify:
Всеки ред представлява една песен. И всяка колона представлява информация за тази песен: изпълнител, заглавие на песента, жанр и т.н.
Ако задържите курсора на мишката върху буква на колона, ще видите икона със стрелка надолу. Щракнете върху стрелката, за да видите падащо меню от действия, които можете да направите с тази колона.
Разглеждайки четвъртия раздел на падащото меню, ще видите две Сортирай лист настроики. Когато щракнете върху една от тези опции, листовете на Google ще подредят по азбучен ред всички данни в тази колона, като се уверят, че всички данни във всеки ред се слепват.
С други думи, вие сортирате целия документ по данните в тази колона. Не просто сортирате тази колона. Можете също да щракнете с десния бутон върху заглавките на колоните, за да разкриете падащото меню за действия.
Друг начин за сортиране на документа е като щракнете върху една клетка и изберете Данни от лентата с менюта. Можете да видите същото Сортирай лист опции в горната част на това меню.
Те също така посочват по коя колона ще се сортира листът за по-голяма яснота.
Ако тепърва започвате с електронни таблици, ето ви най-добрите начини за намиране на шаблони на Google Таблици така че не е нужно да започвате от нулата.
Търсите шаблони за Google Sheets? Използвайте тези съвети, за да намерите правилните шаблони на Google Sheets и да ги използвате за вашата работа.
Изяснете колоните си, като ги наименувате
Разглеждането на суровите данни може да бъде объркващо. Това важи особено за неназовани данни, като можете да намерите музикалната база данни на Spotify.
Полезно е да имате име в горната част на всяка колона, а не просто буква, за да можете да идентифицирате всяка колона. Щракнете с десния бутон върху първия ред и изберете Поставете 1 по-горе за да създадете нов ред над него. Сега въведете име за всяка ваша колона в този ред.
Можете също да преоразмерите ширините на колоните, за да прочетете по-добре съдържанието им. Ако задържите курсора на мишката върху десния край на заглавката на колоната, ще видите стрелка надясно. Плъзнете това, за да промените ширината на колоната. Това също работи на редове, но не се използва толкова често.
След като нарекохме колоните си, имаме още един проблем. Ако сортирате колоните, имената на колоните ще се загубят с останалите данни, тъй като Таблици не знаят, че това не са обикновени данни. Но има трик да замразите този ред на място.
Не е нужно да имате избрано нещо специално, за да замразите горния ред. От менюто изберете Преглед> Замразяване> 1 ред. Можете да видите, че е работило, ако превъртите надолу в документа си. Ще забележите, че замразеният ред се придържа към горната част на листа.
Има и друг начин да направите това. Ако погледнете горната снимка, ще забележите дебела сива линия, която разделя замръзналия ред. Обикновено е в горния ляв ъгъл на празната клетка. Можете да видите, че вертикалният разделител, който се използва за замразяване на колони, все още е там.
Можете да плъзнете тези сиви линии, за да коригирате замразените колони и редове. Когато премествате разделителите от колона или ред, уверете се, че премествате разделителя и не преоразмерявате колоната или реда.
Сортирането по единични колони е чудесен начин да организирате данните си. Ако искате да видите азбучен списък с песни или албуми, това е всичко, от което се нуждаете. Но ако искате да анализирате данните, помага за сортиране по множество колони.
Да предположим например, че искате да видите кои са най-популярните песни във всеки албум. Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете всичките си данни. Можете да направите това, като щракнете върху празната клетка в горния ляв ъгъл или като натиснете Ctrl + A. След това изберете Сортирай диапазон от Данни падащото меню в лентата с менюта.
Щракнете Данните имат заглавен ред за да видите замразените заглавия на колоните вместо буквите. Това помага много, ако имате много колони, като в тази електронна таблица, която преминава от А до Я.
Следващата стъпка е да изберете първата колона, по която искате да сортирате. След това щракнете Добавете друга колона за сортиране и изберете друг. Можете да сортирате по толкова колони, колкото искате. И можете да ги сортирате в различни посоки. В този пример популярността се сортира от висока към ниска, за да можем първо да видим най-популярните песни.
Редът, в който добавяте колони, е важен, защото Google Sheets ще ги сортира в този ред. Така че, ако първо сме избрали популярност, след това сме избрали албуми, ще получим списък с всички песни в зависимост от популярността. Тогава албумите, които имат песни със същата популярност, ще бъдат сортирани по азбучен ред.
Вместо това искаме да групираме албуми първо по име, след което да намерим песните с най-голяма популярност от този албум.
Сортирането на вашата електронна таблица по този начин е само началото на това, което можете да правите с Google Sheets. За да научите повече, вижте тези мощни скриптове на Google Sheets.
Отидете на следващото ниво с филтри
След като научихте как да сортирате колони, следващата стъпка е да научите как да ги филтрирате. Филтрирането работи наистина добре със сортирането, тъй като ви позволява да търсите конкретни данни и да ограничавате показаните данни.
Например можете да търсите изпълнител и да сортирате албумите им по азбучен ред. Или можете да филтрирате листа, за да показвате само песни с оценка за танцуемост 0,8 или по-висока и нищо друго.
Можете да активирате филтрирането, като щракнете върху Създайте филтър от Данни падащото меню в лентата с менюта. След това заглавията на колоните ще показват икона с три реда до тях. Ако щракнете върху тази икона, ще се появи меню, съдържащо опции за търсене и филтри, които да проучите
Честито! Вече сте на крачка по-близо до управлението на данните си като професионалист.
Не са ви необходими лъскави нови приложения и уебсайтове, за да организирате живота си. Всичко, от което се нуждаете, е Google Sheets и тези надеждни шаблони.
- Производителност
- Електронна таблица
- Google Таблици
- Анализ на данни
Лий е номад на пълен работен ден и многознак с много страсти и интереси. Някои от тези страсти се въртят около продуктивността, личностното развитие и писането.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
