Как да организираме тетрадки с OneNote

Бележникът на OneNote е основният контейнер за бележки, които заснемате в приложението. Това е като специализирана папка, но със собствен интерфейс и уникални инструменти. Можете да поставяте бележки навсякъде в рамките на бележник и да ги синхронизирате между вашите устройства.

За съжаление, тази простота на бележника не ви казва как да ги използвате правилно. Лесно е да приключите с лавица, пълна с тетрадки. Ще ви покажем как да организирате и управлявате бележници в OneNote.

Забележка: Инструкциите за тази статия се основават на приложението OneNote за Windows 10.

Какво представляват тетрадките, секциите и страниците

Ако сте начинаещ, е лесно да научите основните понятия. OneNote се състои от три основни йерархични нива:

Бележници са притежателите на всички предмети, които считате за достойни като бележки. Можете да съхранявате преносими компютри на компютъра (само в OneNote 2016) и OneDrive.

Раздели осигурете ниво на организация в рамките на бележник, което съответства на отделни проекти или предмети. В приложението OneNote секциите се показват в лявата част на навигационния екран и страниците вдясно.

Разделни групи съдържа един или повече раздели. Той създава допълнителен организиран слой към бележника за поддържане на свързано съдържание заедно.

Страници съдържат вашите бележки, изображения, връзки и други елементи, които заснемате и създавате, за да ви помогнат в работата. Дайте на страницата си различно име и я проследявайте в списъка с раздели на страницата.

Организирайте своя бележник на OneNote

Начинът, по който организирате тетрадките, е въпрос на индивидуални предпочитания. Можете да съберете всичко, което искате да запомните, в една тетрадка и да разчитате на функцията за търсене. Или можете да създадете отделен бележник за всеки проект или предмет.

Можете да създадете много раздели или да ги обедините в групи раздели. Възможно е също да отстъпите страниците на две нива дълбоко за по-нататъшна организация. OneNote предлага всичко за потребители, обсебени от подредбата.

Обща стратегия

• Искате ли да споделите бележник с някой друг или екип? Създайте специална тетрадка за тази цел.
• Има ли вероятност вашият бележник да се покачи с изображения, видеоклипове или прикачени файлове? Възможно е да има проблеми със скоростта на синхронизация и проблеми с надеждността.
• Ще отворите ли бележника от мобилното приложение OneNote? По-малък целеви преносим компютър работи по-добре при бавни връзки и изисква по-малко място за съхранение.
• Цел на създаването на тетрадка? Подравнете бележника си с някаква всеобхватна цел за отбелязване.

По-добри точки за тетрадки OneNote

• Преименуването на бележник може да наруши синхронизирането с OneDrive. Вместо това можете да му дадете прякор. Щракнете с десния бутон върху тетрадка, щракнете Бележник с псевдоними и въведете вашето име.
• Цветът на бележника ви позволява бързо да идентифицирате бележник сред списъка с бележници. Щракнете с десния бутон върху тетрадка и изберете цвят от Цвят на преносимия компютър опция.
• Ако често работите с много тетрадки, списъкът може да се затрупа. Можете да ги затворите по всяко време и да го отворите по-късно. Щракнете с десния бутон върху тетрадка и изберете Затворете този бележник.
• Можете да изтриете тетрадки само от OneDrive. Насочете се към Документи папка. Поставете отметка в квадратчето до документ на OneNote и щракнете върху Изтрий.
• OneNote използва патентован протокол за синхронизиране, който работи само с OneDrive. Но можете да архивирате преносим компютър в Google Drive.

Методи за структуриране на вашия бележник OneNote

Винаги е разумно да създавате отделни тетрадки за лични и работни проекти.

Можете да ги синхронизирате с OneDrive или да изберете SharePoint за вашия работен бележник; Изборът е твой.

Също така можете да създадете тетрадка за всеки предмет, който искате да научите, като списание и тетрадки за училищни или колежни задачи, наред с други неща.

Сега можете да поставите произволен брой раздели, страници и дори да ги сортирате. Ако не сте доволни от структурата, можете да промените групите раздели, подстраници или да преместите нещата си в нов бележник.

Система PARA за организиране на информация

PARA означава Проекти, Области, Ресурси, и Архиви. Това е организационна система, която използва тези четири категории от най-високо ниво за организиране на информация.

• A Проект е поредица от задачи, свързани с цел с краен срок.
• The ■ площ отговорността се състои от задачи с набор от стандарти, които трябва да поддържате с течение на времето. Няма краен срок за задачите, но те са важни.
• A Ресурс е тема на постоянен интерес.
• И Архиви включват завършени елементи от останалите три категории.

Например издаването на книга е проект, в който писането е зона на отговорност. Процесът на писане, със съвети и трикове, може да бъде вашият ресурс. Работният процес е сложен и отнема известно време, за да го схване.

За да научите повече, прочетете за това PARA система за организиране на цифрова информация.

Използване на системата PARA в OneNote

Отначало трябва да дефинирате вашите проекти. Запишете ги на лист хартия, далеч от ограниченията на всяко приложение за водене на бележки. Възможно е да използвате различни приложения като Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive и др. за управление на вашите лични и работни проекти

Вместо да се обвързвате с уникалната организационна схема на всяко приложение, можете да използвате обща система PARA, за да копирате един и същ списък с проекти във всеки отделен инструмент, който използвате. Това ви позволява да използвате уникалните силни страни на всяко приложение, докато използвате един и същ списък с проекти в интерфейсите.

С тази система можете също така да разделяте информация, която може да се използва и да не се прилага. Това ви позволява да филтрирате потока от информация, идваща по пътя ви, и просто да се фокусирате върху действащите задачи.

В моя случай OneNote е отличен за водене на бележки, Todoist за диспечер на задачи и Google Drive за поддържане на синхронизиране на файловете на проекти в машината.

OneNote има вградена проста wiki система. С него можете да осъществявате връзки с други бележки в същия раздел или друг бележник. Можете също да направите връзка към уеб страница, документи на Office и други ресурси.

И ако направите съдържание на най-горното ниво, можете да създадете линк към страници с всеки тефтер. Трябва да направите това ръчно, тъй като няма налични добавки за OneNote в Windows 10.

Потребителите на OneNote 2016 имат по-голям късмет с приложението Onetastic. Ето ръководство, показващо как да настроите a wiki система в OneNote 2016.

Как да създадете личен Wiki с помощта на Microsoft OneNote

Уики е чудесен начин за съхраняване и споделяне на големи количества информация. Ето колко лесно е да създадете уики с OneNote.

Размер на преносимия компютър и неговите ефекти

Ако използвате приложението OneNote с правилната стратегия, преносим компютър с размер 2-3 GB не трябва да създава проблеми. Ето няколко съвета, които можете да следвате.

• Не поставяйте множество PDF разпечатки в една и съща тетрадка: Разпечатката (100 MB или повече) и OCR обработката могат да забавят процеса на индексиране и скоростта на синхронизиране.
• Не претоварвайте бележник с ненужно медийно съдържание: Качете го в Youtube или Vimeo, след което го вградете.
• Версиите на страниците могат да повлияят на размера на преносимия компютър: Щракнете с десния бутон върху страница и изберете Версии на страници. Изтрийте по-старата версия за страница с тежко съдържание.

За да видите колко големи са вашите бележници OneNote, отидете на уебсайта на OneDrive и щракнете върху Документи папка. Превключете изгледа на дисплея от плочки в списък. Ще видите колко място заема всеки бележник в най-дясната колона.

Търсене на бележки в OneNote

Лесно е да търсите в бележките си, независимо къде ги съхранявате в бележник. Натиснете Ctrl + F или щракнете върху иконата на лупа близо до Навигация превключващ бутон. В полето за търсене, което се показва, въведете дума за търсене или фраза и натиснете Въведете.

Щракнете точно под полето за търсене Страници за да видите резултатите, намерени в текста на вашите бележки. Или щракнете Етикети за търсене по етикети на бележки.

За да коригирате обхвата на обхвата на резултатите от търсенето, щракнете върху падащата стрелка и изберете отВсички тетрадки,Текуща тетрадка,Текуща секция, и Текуща страница.

Малко известни функции на Microsoft OneNote

Подобно на обикновения спирален хартиен тефтер, бележниците на OneNote се изграждат страница по страница. Можете да ги организирате в секции или групи от секции. С толкова голяма гъвкавост трябва да имате задълбочена стратегия и да планирате как искате да използвате бележника.

Със съветите, обсъдени в тази статия, можете да организирате и управлявате тетрадки по по-добър начин. OneNote има много малко известни функции, които може да не знаете. Тези малко известни функции на OneNote могат да подобрят вашите умения за водене на бележки.

12 Малко известни функции на Microsoft OneNote, които ще ви харесат

Microsoft OneNote е безплатен и пълен с функции. Ето няколко малки функции за повишаване на производителността на воденето на бележки!

За автора