Как инструментите за съвместно писане правят живота ви по-лесен

реклама

Ако някога ви се е налагало да съчинявате писмени работи, ще знаете на колко нива това може да бъде трудно. Изчакването на партньора Ви за писане или коригиране на конфликтни версии на документ трябва да бъде най-малкото от Вашите притеснения. В края на краищата, интернет прави съвместно писане на бриз.

След като написах теза от 100 страници в екип от трима, използвайки Google Drive, разбрах, че това е вярно. И все пак наскоро не успях да натисна Google Диск за попълване на по-малко от 10 страници документ в петима екип. В крайна сметка изпращахме документи на Word напред и назад, което почти ме подлуди. Помогнете на вашия екип да избегне следните проблеми, като отидете с a инструмент за писане в сътрудничество в реално време Обработка на текст в Google Документи? 5 важни съвета за поддържане на умаПрез по-голямата част от живота си Microsoft Word беше инструмент за обработка на текстове, който ще използвате, ако щете да направите някаква сериозна работа. Разбира се, имаше алтернативи като Corel WordPerfect и по-късно OpenOffice, ... Прочетете още от началото.

Чакане един на друг

Какво се случва, когато не използвате инструмент, който поддържа съвместно писане в реално време?

В крайна сметка чакате един друг. Само един човек ще може да напише или редактира документа, преди следващият да продължи. Когато преследвате краен срок, това ще ви струва ценно време.

За ефективно сътрудничество членовете на екипа се нуждаят от неограничен достъп до документа, над който работите. Това ще позволи на всеки да пише или редактира в свободното си време. Ще откриете, че нищо не е по-мощно от прекарването на време в писане в реално време на един документ, особено ако не сте в една и съща стая.

Сдвоени с лоша комуникация и работа от разстояние, чакането един на друг струваха на екипа ми седмици. За щастие, не трябваше да спазваме тежък срок. Но това не е най-лошият проблем, който можете да очаквате, когато работите в отдалечен екип.

Сбъркано форматиране на версиите на другия

Вероятно е, че не всички използвате една и съща операционна система, един и същ текстови процесор или една и съща версия на софтуера. Това може да обърка нещата и да загуби часове от работата ви.

Можете да избегнете проблеми с форматирането, като предоставите на всички абсолютно същия инструмент. Най-лесният начин да направите това е всеки да работи в един и същ документ на една неутрална платформа за ОС, например онлайн текстов процесор.

От нашия екип бях виновен за този проблем, защото не използвам Microsoft Office. Защо бих платил за Word, ако обикновено просто се нуждая от него, за да отворя документи и ако има много страхотни безплатни алтернативи на Office 7-те най-добри безплатни алтернативи на Microsoft OfficeMicrosoft Office е крал на офис пакети, но това не означава, че е най-подходящият за вас. Ето някои други офис пакети, които може да харесате по-добре! Прочетете още ? За съжаление, аз отидох с алтернатива - LibreOffice - което не играе добре с Word.

Създаване на конфликтни документи и загуба на проследени промени

Когато хората не могат да чакат един друг, тъй като крайният срок се приближава, ще получите различни версии на документа. В крайна сметка някой трябва да седне и да обедини различните версии в един документ. Това е не само загуба на време, но и източник на грешки.

Освен това, когато повторно синхронизирате конфликтни версии в един документ, вие също ще загубите поне част от проследени промени Как да си сътрудничим с проследяващите промени в Microsoft Word Прочетете още и коментари. Това може да прекъсне колективния ход на мислите и да доведе до недоразумения. Как можете да избегнете това?

Според мен нищо от това не се случва, когато използвате инструмент за съвместно писане. В нашия екип хората станаха нетърпеливи и последният кръг от обратна връзка и редактиране беше направен едновременно. Това означаваше, че един човек трябваше да обедини всички документи, което почти доведе до неудобна грешка.

Предимства на съвместното писане отвъд избягването на проблеми

Инструментите за съвместно писане могат да бъдат по-безопасни от прехвърлянето на файлове през интернет.

Поради проблемите на сигурността (NSA и др.), Много институции са ограничили използването на инструменти като Dropbox. Въпреки че Dropbox не е идеален на първо място, той избягва една особено лоша практика: изпращане и връщане на документи по имейл.

В общи линии, имейла не е много сигурен 7 важни съвета за сигурност по имейл, за които трябва да знаетеИнтернет сигурността е тема, за която всички знаем, че е важна, но често седи много назад в съзнанието на нашия ум, заблуждавайки се да вярваме, че „няма да ми се случи“. Независимо дали ... Прочетете още за споделяне на документи. Имейлът е не само лесен за прихващане, но и можете да забравите да включите някого или случайно изберете грешен получател. Въведете платформи за съвместно писане, които могат да решат всички тези проблеми.

Ако не искате да ходите с услуги от големи корпорации, например Google Drive или SkyDrive (скоро ще бъде OneDrive), изберете от много алтернативни онлайн текстови процесори 5 страхотни алтернативи на Google Документи, които трябва да помислитеGoogle Docs има своите недостатъци. Може би искате да избегнете Google заради проблеми с поверителността. Или може да се нуждаете от различни функции. Намерихме пет отлични алтернативи и една от тях ще работи за вас. Прочетете още . Сериозно за сигурността? Използвайте инструмент като EtherPad за да създадете своя собствена, самостоятелно хоствана, частна и облачна платформа за съвместно писане.

И накрая, както бе споменато по-рано, това е истинска бързане да се работи върху документ, като същевременно се наблюдават творческите приноси от другите в същото време. Точно тогава влизате в терена на истинското сътворение и там се ражда екипният дух.

Как си сътрудничите по документи и какви трикове или инструменти са ви помогнали да бъдете здрави?

Кредити за изображения: Човек, който чака през Shutterstock