Изкуството на извинението: Как да кажем съжалявам с имейл (и това означава)

реклама

Всеки понякога се прецаква. Опитайте, колкото може би, никой не е перфектен. Когато направите грешка, която наранява някой друг, редно е да предложите извинение.

Въпреки че често ще трябва да се извинявате лично, понякога може да предпочетете или трябва да кажете, че съжалявате по имейл. Ще разгледаме как да се извиним професионално в имейл, за да ви помогнем да се възползвате максимално от тази ситуация.

Трите съставки на правилното извинение

Въпреки че няма универсален модел, общоприет стандарт за извинения включва три части:

1. Признавайки че сте направили нещо нередно.
2. Чувство на угризение за вашите действия и битие съпричастен за да разберат как нараняват другия човек.
3. възстановяване, където правите ситуацията.

Ще разгледаме всеки от тези три елемента, докато преглеждаме как да съжаляваме в имейл.

Отваряне на вашето извинение

Преди да започнете да измисляте действителното извинение, трябва да се обърнете към човека, на когото пишете. Това ще варира значително в зависимост от връзката ви с човека.

Нека приемем, че сте направили грешка в професионална ситуация и следователно трябва да изпратите имейл на извинение на шефа си. Като пример ще кажем, че не сте успели да изпълните критична задача навреме, което забави проекта за всички останали.

В този случай подходящ поздрав ще бъде „Уважаеми [Име]“. Ако се извинявате на приятел, нещо като „Здравей [Име]“ или „Здравей [Име]“ би било по-подходящо.

Не забравяйте и за темата на имейла. След като сгрешите някого, той може да не се радва да види имейл от пристигането ви. Поставянето на нещо като „Моля, приемете моите извинения“ или „Искрено съжалявам“ в темата е добър начин да изясните от самото начало за какво е вашето съобщение. Не се опитвайте да станете умни с акроними на имейл 15 Съкращения по имейл, които трябва да използвате за уловими линии на тематаFYI, аз съм OOO до EOD. BTW, PRB тази вечер с Y / N. Ако нямате идея какво означава някой от тези съкращения на имейл, нека ги прегледаме и как можете да ги използвате. Прочетете още .

Признаване на вашата грешка

Сега, когато приключите с отварянето, е време за първата жизненоважна част от извинението. Тук трябва ясно да идентифицирате проблема, който се е случил. Собствен за това, което направихте; не се опитвайте да отклонявате вината върху някой друг или не извинявайте за случилото се.

Ето пример за какво да не правя:

Въпреки че знам, че съм пропуснал важен краен срок, всъщност не съм по моя вина. Работих с Пол по този проект и той губи твърде много от времето ми, като ми задаваше куп несвързани въпроси. Моят компютър също замръзваше през цялата седмица и ИТ още не беше в състояние да го гледа. Това не е всичко заради мен.

Дори ако горното е вярно, това не е добро извинение. Тази част трябва да признае вашата отговорност в грешката.

Нещо подобно е много по-добро:

Осъзнавам, че съм изпуснал решаващ срок. Този проект беше наистина важен за нашия отдел и вие ми се доверихте да го завърша своевременно. Знам, че провалът ми да изпълня тази задача навреме забави завършването на проекта. Това се отразява зле на нашия екип и съжалявам за това.

Тук ясно сте посочили какво сте направили грешно, без да се опитвате да омаловажавате или отклонявате.

Изразяване на угризение за това, което направихте

Сега, след като ясно изложихте грешката си, трябва да покажете настървеност за случилото се. Имайте предвид, че това, което сте направили, е причинило болка, неудовлетвореност и други негативни емоции на другия човек.

Направете ясно, че изпитвате угризения за ситуацията. Опитайте се да се поставите в обувките им и да разберете как вашите действия са ги накарали да се чувстват. Не предлагайте обяснение за поведението си тук. Смисълът на извинението е да поправите разкъсана връзка, а не да доказвате, че сте били прави през цялото време.

Ето пример за това как да формулирате тази част от извинението:

Искам искрено да се извиня, че не изпълних задълженията си и изпълних задачата, която сте ми поверили навреме. Няма извинения за този провал. Не ми харесва да знам, че изпуснах екипа си и се чувствам ужасно, че това ви причини смущение при срещата с клиента.

Изразяването на съпричастност дава автентичност на вашето извинение. Помага ви да забравите за миг своята гледна точка и да погледнете с какво се занимава някой друг.

Правилно

Думите са важни, но действията носят много по-голяма тежест. За да покажете, че имате предвид казаното от вас, важно е да направите поправки. Ако предприемете действия, или ще направите ситуацията правилна (ако е възможно), или ще покажете, че ще направите всичко възможно да не направите отново същата грешка.

Продължавайки с нашия пример за пропускане на краен срок, това би могло да послужи като част от реституцията на извинението:

В бъдеще, за да избегна пропуснати срокове, ще говоря с вас доста предварително, ако се притеснявам, че няма да успея да свърша нещо навреме. Ще бъда по-наясно колко време ми отнемат критичните проекти и съм готов да отделя допълнителни часове извън офиса, за да се уверя, че ще бъдат изпълнени. Това няма да се повтори.

В някои ситуации може да не знаете какво да предложите, за да компенсирате поведението си. Ако това е така, можете просто да попитате „Какво мога да направя, за да направя това правилно?“

Най-важното е да покажете как ще трябва да действате по различен начин в бъдеще, за да предотвратите повторение на същия проблем.

Затваряме извинението си

Сега просто трябва да приключите съобщението. Това е доста просто, но не забравяйте да поддържате тона подходящ. Трябва да благодарите на получателя за четенето на вашето извинение и да им пожелаете добре.

Също така може да е добра идея да ги поканите да обсъдят казаното по-нататък. Това показва, че сте искрен и отворен за допълнителен диалог.

Ето един от начините за затваряне на вашия професионален имейл за извинение:

Благодаря ви, че прочетохте това. Ако има нещо, което бихте искали да обсъдим допълнително, моля, свържете се с мен, за да можем да работим чрез него.

На Ваше разположение,
[Твоето име]

Ако не искате да използвате „Искрено“, други официални затваряния като „Най-добри пожелания“ също ще работят.

Имейлът е подходящият носител?

Разгледахме как да се извиним професионално в имейл. Но преди да започнете да пишете своето, трябва да помислите дали имейл е правилният носител за извинението.

Имейлът със сигурност има предимства, когато става дума за извинения. Тъй като няма ограничение във времето, можете да съставите мислите си по ясен и директен начин. Ако бързо се извиняваме, изпращането по имейл ви позволява да се свържете с тях за кратък период от време. И за разлика от лично извиненията, няма нужда да сте спонтанни и да реагирате на казаното от другия човек.

Но не всичко е добре. Изпращането по имейл е по-малко лично от извинението на лично (или телефонно обаждане). В зависимост от настройката на вашата компания, изпращането на имейл може да ви се стори толкова страхливо, ако се появи лично от вас е възможно. Не се крийте зад параван.

Извинения за погрешките

Извиняването правилно е ценно житейско умение. Не всички знаят как да го направят, така че е лесно да оставите другия човек да се чувства още по-разочарован от преди. Използвайте това основно ръководство за това как да кажете съжаление в имейла и ще бъдете на път към поправена връзка.

Имайте предвид, че крайната цел на извинението е да се възстанови разбитото доверие. Направили сте нещо нередно и трите стъпки по-горе са как да го направите и да го коригирате. Не го правете за вас.

След това можете да научите повече за как да пиша професионални имейли 5 начина да напишете професионални имейли, които спестяват време и усилияТова е умение да знаете как да пишете професионални имейли, които спестяват време и получавате отговори. Нека шаблоните на тези имейли да ви помогнат. Прочетете още .