Управлявайте бизнеса си за по-добри резултати с Intellinote

Intellinote е универсален инструмент за управление, сътрудничество и организация на проекти Intellinote: Поставете своите задачи, файлове, съобщения и онлайн срещи на едно мястоIntellinote улеснява управлението, сътрудничеството и по-добрата комуникация с вашия екип, колегите и клиенти с цялостна комбинация от споделяне на файлове, организация и видео и текст в реално време чат. Прочетете още за фирми, собственици, мениджъри и професионалисти. Може да се използва за постигане на производителност, засилване на ангажираността на служителите или клиентите и намаляване на оперативните разходи, докато го правите.

Платформата се върти около система от отделни работни пространства, които предлагат вертикално ниво на достъпност на служители, членове на екипа и дори клиенти, които се нуждаят от достъп, без да се разсейва за тези, които не го правят.

Въпреки че Intellinote е доста прав напред, за да станете и работи, ефективната употреба на която и да е платформа разчита на това как точно да я използваме. Създадохме няколко сценария за използване в реални условия, при които бизнес екипите и служителите, които си сътрудничат редовно, могат да се възползват от предлаганите услуги.

Управлявайте бизнеса си за по-добри резултати с Intellinote

Заснемете всичко (само за)

Като платформа за сътрудничество, Intellinote се стреми да замени няколко платформи и фрагментирани инструменти с едно решение. Това прави с помощта на персонализируеми работни пространства - готови за разгръщане центрове за бележки, дискусии и управление на задачи. Всяко работно пространство може да се използва за създаване на тези елементи и няма ограничение за броя работни пространства, които можете да създадете.

Забележки, задачи и дискусии са водещите медии за всичко, което е от значение за вашата организация. Независимо дали искате да споделите и си сътрудничите в изследванията, провеждайте сеанси за мозъчна атака между тях различни отдели или възлагат различни задачи и роли на различни членове на вашия екип, Intellinote мога да го направя.

Примерите в реалния свят не са трудни за представяне: вместо да изпращате имейл при всяка промяна на правило, просто актуализирайте съответната бележка и присвойте членове на вашия екип за нея. Създайте работно пространство само за груповите си идеи и публикувайте резултатите в нова бележка всеки път. Използвате ли бяла дъска, за да отскачате идеи около една стая? Направете снимка и я прикачете към съответната дискусия за безопасно съхраняване. Списъкът е почти безкраен.

Когато посещавате работно пространство, винаги сте готови да добавите съдържание, използвайки областта „Добавяне на бърза бележка“, просто започнете да пишете и натиснете Enter, за да уловите мислите си. За задачи или документи на Google Drive натиснете поканения бутон Добавяне на нов.

Много организации използват имейл за обсъждане, докато все още разчитат на външни инструменти за управление на проекти и организации, което често води до прекомерно разчитане на имейла за вземане на решения. Въпреки че винаги ще има място за имейл в повечето организации, много дискусии процъфтяват, когато бъдат преместени заедно с други подходящи бележки и прикачени файлове.

Място за всичко, свързано с работата

И така основната цел на Intellinote е да бъде организирано хранилище за най-важното за вашата организация, проект или бизнес. За да извлечете максимума от платформата, трябва да я използвате за съхраняване абсолютно всичко - и работните пространства са ключът към поддържането на всичко подредено и организирано.

Най- Лично работно пространство дори предлага на членовете на вашия екип място за създаване на собствени бележки и задачи, които не претрупват работните пространства на други членове и са частни за този потребител. Подобен материал има тенденция да се намира в лични акаунти в Evernote или в приложения за записване на iPad, вместо на място, свързано с самия проект или компания. С Intellinote всяка бележка може бързо да бъде преместена от работното пространство в работното пространство или редактирана от други членове.

За да промените принадлежността на даден елемент към работното пространство или дали елементът може да бъде редактиран от други членове, първо го изберете и след това щракнете върху бутона Информация, който се показва като малък „аз“. След това можете да промените кой може да прави промени, като проверите Позволете на членовете на работното пространство да се редактират или кликнете върху Workspace поле за преназначаване на продукта другаде.

Приложенията също играят голяма роля в системата Intellinote, като всяка бележка предоставя на потребителите възможност да качват файлове от своите компютри или акаунти в Google Drive. Използване на мобилните приложения (достъпно и за двете IOS и андроид) дори е възможно да добавяте снимки - или всеки файл от мобилното си устройство - направо от смартфон или таблет към бележка.

С всичко под един покрив е изненадващо колко лесно е да намалите количеството имейл, което изпращате при вас може просто да измени бележка или да коментира задачата в ред - в края на краищата всяка бележка, задача или дискусия има свой коментар секция.

Добре е да бъдеш привързан

Intellinote се надява да погълне всичките ви свободни файлове, като предоставя много удобна за прикачване среда за файлове, свързани с работата. Забележки, дискусии и задачи могат да имат множество файлове, прикрепени към тях, както и коментари, направени по тези елементи. Това, което някога щеше да бъде обмен на имейл за дадена задача, става дискусия, фокусирана върху работата в продуктивна среда.

Това ви позволява да правите интересни неща като обсъждане на преработени версии на продуктите с клиенти директно в самата Intellinote, в работно пространство, което сте създали специално за този клиент. Заедно с това, има и много други макети, които може би вече сте намалили, записи на дискусии, протоколи от срещи и записи на конферентни разговори, всички специфични за този клиент.

Intellinote се таксува като хранилище за всичко, свързано с работата, защото така работи най-добре.

Организирайте и споделяйте всичко с контекста

Gmail беше революцията в електронната поща, необходима за интернет през 2004 г., но чрез обединяване на ефективното търсене и организация с на пръв поглед неограничено пространство за имейл съобщения, Google създаде нещо, от което много от нас сега зависят от работата задачи. Независимо че е възможно, имейлът не е идеалната платформа за сътрудничество, организация или управление на проекти. Въпреки необходимостта от имейл за много години напред, вероятно можете да преместите повечето от вашите дискусии към по-подходяща и продуктивна платформа.

Ако сте свикнали с Gmail или имейл акаунт в Google Apps, възможността ви да се организирате е ограничена до броя на филтрите, които имате, и думите за търсене, които използвате. Дори и да сте особено организирани и опитни в намирането на това, което търсите, имейл пощенската кутия се счита за силно неорганизирано пространство.

Честото разсейване на имейла струва на компаниите по целия свят стотици милиони долари годишно - или на повече лична бележка, часове от вашия иначе продуктивен ден - така че има какво да се каже за избягване на входящата ви поща възможен. Използването на имейл като идея за споделяне на идеи, мозъчна атака и дори комуникация с клиенти или доставчици трябва да спре, ако искате да използвате времето си за по-добро използване.

Организиране на вашите бележки, задачи и дискусии

Двете неща, които правят Intellinote перфектен за организиране на вашите идеи, задачи и идеи за сътрудничество са работни пространства и тагове.

Работните пространства са специфични за контекста хъбове и могат да бъдат съобразени с нуждите, които имате в момента. Това е доста мощен организационен инструмент, особено като се има предвид всяка бележка, задача или дискусия е обвързана по-специално с едно работно пространство. По своята същност работните пространства улесняват организацията, като обвързват съдържанието ви към съответния контекст.

Тези елементи могат да бъдат споделени вертикално с всеки от вашата организация или, като добавите потребители в работно пространство, можете да се уверите, че те виждат всички подходящи материали, които са споделени там. Това също води до по-малко затруднено работно пространство за членове, които не се нуждаят от достъп до абсолютно всичко. И тъй като можете да създадете толкова работни пространства, колкото са ви необходими, контекстите могат да варират силно.

Създайте работни пространства за цели отдели, отделни проекти, клиенти или доставчици и всяко произволно групиране, от което се нуждаете. Използвайте временни работни пространства за годишни одити, които могат да бъдат архивирани, докато не се нуждаете от тях отново, но винаги са достъпни от едно и също място.

На всяко работно пространство Настройки страница, ще намерите опция за Група за работни пространства. Това предлага по-високо ниво на организация, която можете да използвате, за да групирате заедно неактивни проекти, завършени договори или архивирани работни пространства, които може да не са ви необходими повече. Можете да създадете толкова групи, колкото ви е необходимо, просто въведете ново име в полето.

Работните пространства вече са доста организирани, но с помощта на маркери е възможно филтрирането на съдържанието да става още по-ефективно. Маркерите съществуват в работните пространства, включително Лично работно пространство и ви позволяват да групирате различни различни задачи, дискусии или бележки заедно. Маркерите са предназначени да се организират на лично ниво, докато работните пространства помагат да се организира всичко в много по-голям мащаб.

Следвайте само това, което ви трябва

Intellinote предоставя пълен преглед на работните пространства, за които сте член, с проучвания чрез имейл и прегледи на дейностите, за да наваксате последните промени. Въпреки това може да има елементи, които искате да следите като приоритет и в тази ситуация трябва да следвате бележка.

За да следвате елемент, щракнете (или докоснете) подобния на RSS последвам икона. Бележките, които сте следвали, се появяват под следното в Единно работно пространство.

Следващите елементи по подразбиране се филтрират от Забележка, Задача и Дискусия. Това може да са най-важните елементи, по които работите в момента за работните пространства, които често работите, или биха могли бъде друг начин за следване на бележка, задача или дискусия, без да се налага да се абонирате за работното пространство в него цялост.

Направете срещите отново полезни

Технологиите ни позволиха да имаме повече срещи от всякога, така че защо чувстваме, че времето ни не се използва добре? Срещите са в основата на ефективната групова работа, но твърде често те се превръщат в разочароващи часове, които заемат големи части от работните ви дни. Това е по-лошо, когато вземете предвид, че тези събития често включват кръгове от неефективни имейл пинг понг преди и след това - ще ви бъде простено, че никога повече не искате да присъствате на друга среща.

Ключът към гладките срещи е планирането, а това включва обмислянето на това, което можете да правите преди, по време на и след приключване на срещата. Голяма част от мизерията, свързана със срещите, се свежда до лошото справяне с дневния ред, минути - и повечето от времето, тези материали са погребани във входящи кутии, а не са лесно достъпни, когато имате нужда тях.

Възможно е дори срещите ви да са неефективни и да въвеждате елемент на забавяне в работата си - създавате списъци с неща, които трябва да бъдат направени, а не само да ги правите, например.

Да направим срещите по-малко мизерни

Непосредствеността на платформата Intellinote го прави идеално подходящ за разклащане на начина, по който се провеждат срещите. Като организатор на срещи можете да създадете дискусия в съответното работно пространство, очертаваща дневния ред на срещата, която автоматично ще бъде видима за всички членове на съответния отдел.

Такъв дневен ред трябва да определя цели като елементи, които се нуждаят от обсъждане, като същевременно приема предложения от вашия екип, използвайки способността на Intellinote да коментира всичко. Ако имате предложения, документи, изображения, макети или други файлове за разпространение, можете да го направите, като просто ги прикачите към бележката си.

Щракнете върху малкия аз Бутон „информация“ върху бележката, за да редактира видимостта си и да позволи на други членове на вашия екип също да я редактират.

Intellinote може да се използва по време на вашата среща за създаване и възлагане на задачи директно на членовете на вашия екип. Вместо да създадете списък с неща, които трябва да направите, след като срещата ви приключи, можете да започнете да организирате екипа си веднага - създавайте нови работни пространства в движение за новия си проект, започнете дискусия теми за теми извън темата, които се появяват чрез публикуване на нови разговори в съответните отдели или използване на организационната способност на платформата, за бързо препращане към предишни програми, цели и минути.

Минути са необходимо зло, което дори аудио или видео записи не може да замени. Докато въвеждате минутите си директно в Intellinote, няма да направите процеса по-приятен, способността незабавно да споделяте плодовете на вашия съвместен труд със съответната група хора безценен. Дори и да не председателствате срещата, Intellinote Лично работно пространство Ви осигурява фокусирано, ориентирано към работа място за вашите собствени бележки.

И след като проведете срещата си, Intellinote улеснява проследяването на задачите, които сте си назначили (или сте били) зададени), повдигнати въпроси, извън тематични дискусии, които бяха преместени другаде и определиха час и дата за следващия ви екип събиране.

Отдалечени екипи? Дръжте ги в цикъла

Intellinote дава възможност да бъдете свързани независимо дали става въпрос за случайни командировки или поддържане на връзка със служители, които редовно са извън офиса за определени периоди от време. Той също така може да се справи с екипи, състоящи се изцяло от постоянни телекомуникатори, разпръснати по целия свят, които никога не сте срещали лице в лице.

Телекомуникацията може да бъде самотна работа, но ако сте част от екип, може да бъде още по-лошо; съществува реална опасност да се почувствате отчуждени и извън веригата, докато напредъкът продължава във ваше отсъствие. Въпреки че електронната поща е един от начините да поддържате връзка с колегите, това вероятно няма да ви накара да се почувствате като пръст на пулса. Освен това е невероятно неефективна и разсейваща среда.

Мениджърите и другите работещи в офиса също трябва да поддържат връзка с телекомуникациите. Интернет премахна много ограничения и наистина граници, но в същото време въведе препятствия, които трябва да бъдат преодолени - като организиране на екип, сътрудничество по проекти, обсъждане на идеи, задаване на задачи и безброй други неща, които Intellinote може да ви помогне с.

Значението на това да се чувствате свързани

Освен платформа, фокусирана върху работата, създадена с оглед на сътрудничеството, Intellinote е достъпен от всеки уеб браузър и на повечето мобилни устройства. Поддържането на връзка може да означава използване на всеки наличен уеб браузър или стартиране на приложение на вашия iPhone, iPad или Android устройство.

Най- UnifiedWorkspace предлага на вниманието на служителите съответните елементи от други работни пространства, което прави лесно „наваксването“ или да сте в крак с развитието по време на пътуване. Задачите се подават под тези, които трябва да завършите и тези, които сте задали, и всяко работно пространство има свое собствено У дома екран, който предоставя полезен преглед на последните промени, допълнения, коментари и други дейности.

Докато обикновено ще бъдете заливани с имейл за всяка малка заявка, задача или запитване, докато сте извън офиса, Intellinote предоставя контекстно осведомени центрове за работни задачи. Това не само ограничава потока на електронната поща, но фокусира служителите и съдържа дискусии. Най- Единно работно пространство консолидира тези дискусии в една област, така че можете да отделите време за комуникация с вашия екип, без да прибягвате до имейл.

Отдалечените работници също ще намерят възможността да следват отделни бележки, задачи или дискусии, определени предимства, докато сте извън офиса. Функцията позволява на потребителите да държат конкретни материали близо до ръка, без да се давят във всичко останало, като фокусират вниманието там, където трябва да бъдат, като премахват разсейванията.

Дори ако взискателното пътуване ви поставя в различна часова зона с останалите колеги, Intellinote никога не спи - асинхронен метод на работа, въведен от нашите изисквания за 21-ви век, който изисква решение на 21-ви век като Intellinote, за да достигне пълното си потенциал.

Вход

Има универсален приложение за iOS за iPhone и iPad, както и наскоро издаден Приложение за Android това също се възползва от по-големите размери на екрана. И двете приложения много наподобяват самото уеб приложение и можете да направите почти всичко от мобилно приложение, което можете от браузър, с изключение на създаването на нови документи в Google Drive.

Едно последно предимство, което ползват потребителите на Intellinote, е изцяло базиран на браузъра подход. Ако натискането се появява, можете да вземете всеки лаптоп, компютър или Mac и да влезете през началната страница на Intellinote, не е необходим софтуер.

Опростено управление на доставчиците

Както вече обсъдихме ad nauseum, електронната поща често се разглежда като основата на много организации, компании и събрания на продуктивни умове. Продавачите - известни иначе като доставчици, подизпълнители, приятели или просто хора, от които се нуждаете, за да преследвате неща, които би трябвало да са направени вече - също са склонни да комуникират чрез този метод.

Проследяването на тези дискусии, споразумения, срокове и всякакви подкрепящи материали, използващи единствено имейл, е трудно. Дори ако вече използвате инструменти за сътрудничество като Google Диск за електронни таблици или споделяне на документи, вашите дискусиите вероятно се водят другаде и вероятно използвате друг инструмент на върха на това, за да проследите сроковете и задачи.

Решаване на проблеми с доставчиците

Има по-лесен начин. Чрез създаване на работно пространство за тези, които трябва да преследвате редовно, можете да съдържате целия този материал и да използвате един инструмент, за да го управлявате. Не бива да отнема много време на трети страни да се приспособят към нов метод на поведение, а ползите от организационна гледна точка са огромни.

Ако редовно поръчвате продукт или заявявате услуга, възлагането на задача на този доставчик с вашите точни изисквания улеснява и двете страни да следят неизпълнените договорености. Вместо да прибягвате до имейл, обсъждайте поръчки точно там в Intellinote, като използвате коментари и има постоянен запис на всякакви споразумения, където това е най-важно. Можете дори да разрешите на вашите доставчици да създават и задават задачи за вас - така че те също не трябва да прибягват до фрагментирана комуникация и последващи действия.

Когато става въпрос за прогонване на тези предходни договорености или предмети за задачи, посещение на съответното работно пространство или пропускане Задачи, които съм назначил в Единно работно пространство улеснява и двете страни.

Често предприятията имат споразумения относно отговорностите, предположенията, ставките на заплащане или условията и условията. Забележки могат да се използват за съхраняване на тези документи в подходяща среда, преди да бъдат маркирани. Дискусиите, свързани със задачи или файлове, прикачени към бележки, най-накрая се организират по логичен начин, под една платформа - не три или четири.

Използвайте твърде много шаблони

Шаблоните са друга част от Intellinote, която улеснява бързото стартиране с нови работни пространства. Вместо да настройвате ново работно пространство всеки път за всеки нов доставчик, отделете време да персонализирате едноразмерно подходящо за всички работно пространство, което след това можете да превърнете в шаблон. Бележки, описващи вашите очаквания, информация за контакт и Дискусии, предназначени да накарате топката да се търкаля, всички могат да се разгръщат отново и отново, използвайки този метод.

Можете да превърнете всяко работно пространство в шаблон, като го посетите, щракнете върху Настройки и след това поставете отметка в квадратчето маркирано Разрешете да използвате това работно пространство като шаблон. След това можете да щракнете върху Клонирайте работното пространство бутон, който се появява по-долу, за да се правят бързо копия, а работното пространство ще се появи и в списъка с шаблони.

След като създадете работно пространство за конкретен бизнес процес (като планиране на събитие), можете да го превърнете в шаблон, така че вашите служители и членове на екипа могат лесно да го следват всеки път, без да се налага да преоткривате колело.

Дръжте клиентите си наблизо

Intellinote не е пълноценен инструмент за връзки с клиенти, но може да поеме няколко от ролите, често свързани с практиката. В зависимост от вашите нужди и нуждите на вашите клиенти, това може да ви спести пари от плащането на отделен CRM решение и подходът „всичко в едно“ гарантира, че нещата са там, където очаквате да бъдат и достъпни от същото място.

Точно както управлението на доставчици е важно за продуктите или услугите, които консумират бизнес, поддържането на добри отношения с клиентите е важно и ключът към това често е ясната комуникация. Важно е да сте навреме с вашите отговори, така че е жизненоважно да можете да се организирате.

Дискусиите са чудесен начин за комуникация. Те не само поддържат прикачени файлове и форматиране, подобно на добрия стар имейл, но и са обвързани със съответните работни пространства и не са разпръснати в пощенските кутии. Има дори зона, наречена Моите дискусии на Единно работно пространство което ви позволява лесно да сте в крак с текущите разговори.

Използването на Intellinote по този начин осигурява на вашия клиент „домашна база“ за каквато и да сте вие снабдявайки ги, което, надяваме се, ще им осигури необходимите инструменти, за да продължат да се чувстват близо проект. В същото време вие ​​получавате пълен контрол върху средата и взаимодействията на клиента си, което ви позволява бързо да привличате вниманието им чрез създаване на бележки, споделяне на файлове, присвояване Вие задачи или просто стартиране на нова тема за дискусия.

Овластяване на вашите клиенти

Създаването на работни пространства за всеки ваш клиент не е трудно, ако отделите време за конфигуриране на нов шаблон, след което са необходими само няколко кликвания. За вашите клиенти процесът е също толкова прост; не отнема много време, за да се регистрирате за акаунт в Intellinote.

Ако наистина искате да се възползвате от всичко, което предлага Intellinote, насърчете клиентите си да възлагат задачи. Накарайте ги да определят срокове, да напишете пълни описания, да добавите всички подкрепящи файлове като прикачени файлове и да използвате коментарите за обсъждане на елемента. След като задачата бъде възложена, и двете страни могат да бъдат в крак с напредъка.

Най- Задачи, възложени ми и Задачи, които съм назначил секции от Единно работно пространство улеснявайте хората да се справят със задачите, независимо от работното пространство, полезни при работа с множество клиенти, натоварено време на годината или наваксване в движение.

Естествено тази система работи и в двете посоки и ако имате нужда от допълнителна информация, плащане или нещо друго от клиент или клиент, просто създайте нова задача и я задайте на съответния човек. Всичко е там, където трябва да бъде - в работното пространство на клиента (или проекта).

Дръжте конкурентите си по-близо

За всеки бизнес е невъзможно да знае какво е конкуренцията по всяко време, но със сигурност е възможно да се създаде картина на това, което имат вече постигнати. Развиването на вашата бизнес стратегия като отговор на това, което правят конкурентите ви, гарантира, че оставате свежи и иновативни, независимо какво правите. Intellinote е готов за задачата.

Проследяването на присъствието на конкуренцията е един от начините да бъдете в крак. Всяко споменаване, което виждате в блогове, рекламни материали или в социалните медии, може да бъде записано до бележка, която съхранявате за тази конкретна компания, група или физическо лице. Споделянето на тази бележка или добавянето на членове на вашия екип към работното пространство прави това групово усилие. Можете дори да настроите Google Alerts и да препращате имейл относно конкурентите директно към Intellinote.

За да препратите имейл до вашия Intellinote акаунт. просто изпратете имейл до [email protected] от вашия регистриран адрес Intellinote и вашата бележка ще бъде запазена в Моите бележки раздел на вашия Лично работно пространство. Включете #tag или @ „Работно пространство“ в темата за организационни цели. И ако добавите „+ задача“ към темата, вашата бележка се превръща в задача в Intellinote.

С постъпването на тази информация в Intellinote можете да започнете да маркирате бележки, за да ги организирате по компания, конвертирайте ги в Задачи и ги присвойте на членовете на вашия екип, за да последват и да започнат дискусии за формулиране отговори. Възможността да конвертирате артикули между бележки и задачи, да възлагате на различни членове на екипа и да си сътрудничите по пазарни проучвания по такъв начин ви помага да изградите цялостна картина на конкуренцията.

Конкуренцията е добра

Всеки бизнес трябва да отговори на конкуренцията. Това не само насърчава иновациите, но също така гарантира, че привличането директно към клиентите остава основен фокус на вашата бизнес стратегия. Ако загубите от състезател, можете да проследявате и управлявате отговора си в Бележка и да проследявате без усилия, като използвате Задачи, възложени на членовете на отбора.

Дискусиите, използвани за формулиране на отговори на конкуриращи се кампании, могат да бъдат полезни като препратки следващия път, когато бъдете принудени да се адаптирате. Новите членове на екипа могат незабавно да получат достъп до богатство от знания за самите хора, с които ще се състезават срещу и като компания активно наблюдавате конкуренцията и изграждате все по-подробно картина.

Представете си, че сте правили това в течение на години. Не само ще имате списък на стратегиите на вашия конкурент за определен период, но и жива картина на това как реагирате като бизнес на подобни заплахи. Достъпът до този материал улеснява критиката на вашата по-широка стратегия, призовавайте за успешни минали решения или още по-добре, избягвайте да правите едни и същи грешки два пъти.

Делегирайте ефективно

Малко вероятно е всеки член на вашата организация да бъде в състояние да бъде в крак с всички възможности за конкуренция, но вероятно ще искате да поддържате висока ангажираност. Като каните всички да участват в работното пространство, е лесно всеки да запише кампании, споменавания или промоции.

Това може да бъде изключително полезно за вашата организация, но можете да продължите по-далеч. Чрез делегиране на конкретни компании или области, представляващи интерес за отделни лица, те могат да използват инструмента „Следване“, за да бъдат в крак с тези приоритетни елементи, като все още допринасят за по-голямата картина. Елементите се показват в техните Единно работно пространство при След, като същевременно се включва в дайджестите на имейли.

Осъзнаване на Google Drive

Google Drive (преди Docs) предлага цял набор от инструменти за сътрудничество в реално време за обработка на текстове, съхраняване на записи, обработка на данни, презентации и други. Извличането на достъпно и доказано способно решение за производителност е разбираемо от група или бизнес перспектива, но това също означава, че Google Drive е допълнителна платформа, която трябва да трябва справям се с.

Ползите от едно от най-гордите постижения на Google често надвишават негативите, но фрустрациите все още са налице: система на организация, която разчита на папки, коментари, които се появяват на линия и е трудно да се проследят и преобладаващото усещане за фрагментация, когато добавите друг продукт към вашия бизнес инструменти.

Свързването на тези документи със съответните членове на екипа и отдела често включва споделяне на URL адреси, „Трябва ви разрешение за достъп до този елемент“, грешки и разговори, които се провеждат в рамките на документ, който е труден за изпълнение и още по-труден за проследяване. Intellinote е контекстуалното лепило, използвано за поддържане на вашите документи в Google Drive, залепени в съответните им контексти.

Решаване на проблема с Google Drive

Просто казано, Intellinote предоставя контекстно базиран потребителски интерфейс за съдържанието ви в Google Drive, като организира документите ви за съвместна работа заедно със съществуващите бележки, задачи и дискусии. Не е нужно дори да посещавате Google Drive повече, тъй като документите ви ще се показват в съответните работни пространства, което означава, че не трябва да се справяте и с разхвърляната система на папки на Google.

Google Drive също създава проблеми на потребителите по отношение на няколко профила: освен ако не използвате браузър с множество профили, ще трябва да превключвате акаунти всеки път, когато искате да получите достъп до документ. Ако обаче свържете Intellinote към вашия „работен“ акаунт, можете да получите достъп до документите на вашата компания чрез него без постоянно трябва да излизате от личния си Google Диск.

Преместете дискусии извън документите и в работното пространство, като ги правите незабавно за търсене и винаги достъпни от едно място. Създавайте нови версии на идеи, като изтегляте и прикачвате файлове, преодолявате проблеми с разрешения или дублирате проблеми с файлове.

Съдържанието около документите ви в Google Диск помага да се осигури контекст със задачи и бележки към подкрепящи документи или подходяща информация, седнали до електронните ви таблици и презентации. Дискусиите поемат от вътрешни коментари, което улеснява членовете на организацията да споделят мисли от съответното работно пространство.

И накрая, ако имате работа с клиенти, които използват други видове файлове като .DOCX и .PDF, Intellinote го прави възможно е да запазите тези ресурси под ръка под формата на прикачени файлове към бележки или коментари, заедно с вашия собствен Google документи. Intellinote е проектиран да поддържа всичко заедно на едно място.

Захващай се за работа!

Въпреки че е невъзможно никой продукт да е добър във всичко, Intellinote е проектиран да е прост. Това означава, че е гъвкава и може да бъде адаптирана за използване във всякакви ситуации. Чрез създаване на директна система от бележки, задачи и дискусии, прикрепени към работни пространства с много употреба, е възможно да се организира всичко; от цели отдели до единични събития.

Номерът на ръкава на Intellinote е организация, която в този контекст означава повече от просто преместване на няколко документа на правилното място. Опитайте да преместите цялата си дискусия, свързана с работата, от входящата си поща и направо в съответните отдели. Споделете файлове с началниците си, като ги прикачите директно към задачата, която ви е била назначена. Вместо да изпращате имейл за този макет или предложение, ще разберете, че коментирането директно върху самия артикул е по-продуктивен начин на работа.

След като разберете това, алтернативите не изглеждат толкова желани. Загубата на време, фокус и пари, като разчитате на полето за търсене на Gmail, не е точно бизнес план.

Свободен да опита

Независимо дали току-що започвате с малък стартъп и искате да изградите своя бизнес, минус клопките на разчитането по имейл за всичко или просто установявате как вашата създадена организация може да се възползва от такова система; можеш изпробвайте Intellinote безплатно (завинаги), за да видите дали отговаря на вашите изисквания.

Екипи до пет могат да създадат до десет работни пространства с 2 гигабайта хранилище на потребител за целите на качването на файлове. Тези стартови акаунти са безплатни завинаги и предлагат пълна поддръжка за Google Drive, мобилен достъп и интеграция по имейл. За особено малки стартирания Intellinote е по същество безплатен. Професионалното ценообразуване поставя Intellinote на $ 10 на потребител на месец, като 5 GB облачно съхранение са достъпни за всеки член и възможност за създаване на неограничен брой работни пространства.

Каквито и да са вашите нужди - било то бизнес или друго - Intellinote дава възможност на корпоративни, технически и креативни личности, които се нуждаят от мощно, съвместно решение, за да свършат работата.

Регистрирайте се днес в Intellinote.net

Кредитни изображения: PlaceIt