Ето най-решителното решение за сортиране по имейл, което ще ви е необходимо

реклама

Независимо дали използвате Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail или нещо друго, имейлът е имейл и рано или късно вашата пощенска кутия се залива. Но една проста система за сортиране ще ви гарантира, че никога няма да почувствате, че е излязъл от употреба и винаги сте отгоре на вашите съобщения.

Някога опитвали ли сте да прилагате трикове със списък със задачи във вашата пощенска кутия? Направих. По-често, отколкото не, те не работят. Това, което не успяваме да разберем за разликата между имейл и списъците със задачи, е че задачите изискват само действие от вас, докато имейлите са за комуникация с хората.

Но промяната на една популярна система за производителност е отговорът на опитомяване на постоянния шум от имейли. Матрицата на американския президент Дуайт Айзенхауер за сортиране на задачи е чудесно ефективна и при сортирането на имейли, ако го оправите правилно.

Модифицирана Eisenhower матрица за имейли

Най- Айзенхауер матрица е как той сортира списъка си със задачи в четири квадранта, което му помогна да разбере каква задача трябва да свърши по-нататък. Основната матрица изглежда така и ние ще я запазим непокътната:

Вие ще класифицирате всеки имейл в един от тези четири квадранта. Квадрантите ще диктуват какво правите с този имейл и кога действате върху него. Забравете за „нула входяща поща“, ние просто ще се концентрираме върху това да свършим нещата.

Най-добре е да комбинирате матрицата с папки в Outlook или използвайте етикетите на Gmail, за да укротите входящата си поща Преоткрийте етикетите на Gmail и накрая укротете вашата пощенска кутияИма много трикове за справяне с претоварването на имейли, но има един точно под носа ви, който може да не използвате: добри стари етикети в Gmail. Прочетете още . Така че всеки квадрант ще има собствено име на етикет / папка и може би също свой цвят.

Каквото и да правите, не променяйте името на тези квадранти. Така вашите папки или етикети ще имат само тези четири категории:

• Важно и спешно
• Важно (не спешно)
• Спешно (не е важно)
• Не е важно, нито е спешно

Какво е "Спешно"?

Лесно е да определим какво е „важно“ - това е субективен разговор, който можем да приемем лесно, в зависимост от нашите приоритети. Но „спешното“ поставя изображение на изчисление, базирано на времето, което отхвърля хората.

Отпуснете се, не изпадайте в паника. „Спешно“ тук ще означава всичко, което искате. Ако имате натоварен ден без нито един момент, за да си спестите, тогава „Спешно” придобива ново значение. Ако имате ден, изпълнен със срещи, тогава "Спешно" придобива друго значение. Нека е гъвкава; всъщност е важно той да е гъвкав

Няколко експерти по производителността действително искат да поставят ограничение във времето в „спешната“ колона на матрицата на Айзенхауер, но това просто не е жизнеспособно, като се имат предвид, че базираните на времето нужди от живот и работа продължават да се променят.

Няма магическа формула или зададен срок за определяне на „Спешно“. Ще го знаете, когато го видите. Не е трудна за разбиране дума, така че не я премащавайте

Нека е просто, не разполагайте с „Правила на квадрант“

Ще се изкушите да свържете действие с вашия квадрант. Например, Брайън Лий на Тутум използва системата и е поставил конкретно действие за всеки квадрант, като „Решете кога да го направя“ за „Важно, но не спешно“ и „Делегирайте го“ за „Спешно, но не важно“.

Съпротивлявайте се на това. Има два проблема с това.

Първо, тези „правила за действие“ в крайна сметка изменят начина, по който маркирате имейл. Ако знаете, че трябва да действате по имейл в момента, но нямате време да го направите, ще намерите мозъка си да ви измами, че го класифицирате погрешно.

Второ, един квадрант не винаги има едно и също действие. Делегирането на задача не винаги ще бъде вариант. „Не е спешно, нито е важно“ не означава, че трябва да го изтриете, може да се нуждаете от този имейл по-късно.

Вместо това се доверете на матрицата на Айзенхауер и се доверете на собствената си способност да свършите нещата. Свръхкомплексната, свръхспецифична система за производителност е тази, с която ще завършите демпинга правилото за производителност с три удара 3-стайкова система: Как да определите приоритет на списъка си със задачиНе получавате ли списък със задачи? Проблемът може да не е във вашата производителност, може просто да е вашите приоритети. Нека да научим как да даваме приоритет на списъка със задачи и да свършим нещата. Прочетете още . Имената на тези квадранти всъщност ви дават добра представа за какво е имейл и съответно ще можете да вземете правилното решение.

Едно златно правило: без преминаване без етикетиране

Идеята е да сортирайте имейлите си безмилостно Не можете да отлагате имейл всяка сутрин? Опитайте този ритуал вместо товаЗапочвайки деня си, имейл начинът редовно се отлага - въпреки че повечето от нас го правят. Дали проверката на имейла след събуждането наистина е толкова лоша? Прочетете още и включва един акт на самодисциплина - не можете да преминете към следващия имейл, без да маркирате този, който четете.

Това е критично. Всеки път, когато отворите имейл, абсолютно трябва да го сортирате. Не си позволявайте да проверявате следващата поща, ако не сте я класифицирали в квадрант.

Както вече обсъждахме, не е сортирането или сортирането лошо причината приложението ви за производителност да не работи 5 причини, поради които вашето To-Do приложение ви прави по-малко продуктивниПопадате в списъците си със задачи? Проблемът ви не е вашата амбиция или приложението за планиране на задачи, което използвате. Проблемът е в начина, по който използвате вашия списък със задачи като цяло. Прочетете още . Трябва да получите правилната стъпка за сортиране и тогава всичко останало става на мястото си.

Как да атакувате имейлите си

Ето каква е красотата на това: След като сортирате входящата си поща, всъщност няма да се нуждаете от много съвети за това кога и как трябва да адресирате имейла си. За неотложните и важни неща ще се обърнете към него в момента, в който имате малко свободно време.

За всичко останало, както каза Анди Мичъл на ActiveInbox, MakeUseOf Как да се справим с претоварването на входящата поща и списъците със задачи в имейлитеИмейлът не е само комуникация, но и до голяма степен диктува вашия списък със задачи. Нека да поговорим за най-добрите съвети за свързване на входящата поща към нашата продуктивност с Анди Мичъл - основателят на ActiveInbox. Прочетете още ,

Изберете ниско енергийни точки през деня си (като онзи сънлив половин час след обяд) и пуснете във входящата си поща, за да го увеличите.

Ако вече е поставен като приоритет, лесно е да направите нещата, без да изпускате задължително необходим артикул.

В края на всеки ден действайте върху всичките си сортирани имейли, дори и от приложението си за смартфони. Повярвай ми, след като вече е поставен приоритет, ще го прегледаш в половината от времето, което поемеш по друг начин.

Това лесно ли е или трудно?

Лично аз намирам метода на Eisenhower Matrix за сортиране на имейли за най-лесният, който съм използвал. Всъщност направи входящата ми поща много по-управляема за мен и не съм пропуснала нищо заради нея.

Мислите ли, че тази система е лесна за внедряване или ще ви е трудно? Кажете ни защо!

Кредити за изображения: Хей Пол Студиос / Flickr