Бързо ръководство за започване на работа с Microsoft Access 2007

реклама

Съществуват противоречиви идеи за това колко е трудно да се използва Microsoft Access. Една школа на мисълта подсказва, че е трудно, сложно и извън нормалните хора. Другото е, че е също толкова лесен за използване като Excel.

Тук съм, за да ви кажа истината. И седи някъде между двете. Достъпът отнема повече усилия, за да се запознае от електронна таблица, но това не е трудно и е много мощно.

Можете да започнете от тук. След този уводен урок за достъп до Microsoft, ще последвам публикации в различните части, които съставляват Access, и ще ви покажа как да спестите време и усилия.

Урок за достъп до Microsoft: От началото

Първо, малко скучна теория. Ще го направя възможно най-бързо и да се надяваме, че няма да нарани твърде много.

Microsoft Access е RDBMS (система за управление на релационни бази данни). Често се нарича база данни, като този термин всъщност се отнася до информацията, която съхранявате в нея. Това е като разликата между конкретна електронна таблица и самия Excel.

Тъй като RDBMS върви, Access определено е в по-малкия край на скалата. Той не е идеален за бази данни, по-големи от около 2 GB, и не се справя ужасно добре с едновременна потребителска база от повече от половин дузина.

Но в рамките на тези ограничения е трудно да се намери нещо по-всеобхватно за цената и много хора вече имат продукта, ако имат приложима версия на Microsoft Office.

За тези от вас, които са използвали Excel или почти всяка друга електронна таблица, има някои основни разлики, за да ги разберете и след това да се възползвате.

Първо, данните и дисплеят са отделни в Access. Тоест, не форматирате данните, за да изглеждат добре или да бъдат лесни за въвеждане. Вместо това го структурирате по смисъл и след това проектирате отделни форми и отчети за извеждане на данните.

Второ, не съхранявате (обикновено) изчисления. Вие съхранявате сурови данни и извършвате изчисления, когато имате нужда от тях.

Трети и последен засега. В Excel е много лесно да се справим с изключение. Например, ако имате колона, която е пълна с числови стойности, е много просто на един ред да решите, че поставянето на думата „imJim“ в клетката вместо това има повече смисъл. Не можете да направите това във всяка разумно проектирана база данни на Access, така че планирането е по-важно.

За да заобиколите това, някои кратки резюмета на различните части на Access. Не е необходимо всички да имат смисъл от първия път. Ще покрия всеки от тях в дълбочина с отделни публикации скоро.

През цялото поредица от публикации има предположение, че сте запознати с Excel или нещо подобно. Ако сте прекарали последните няколко десетилетия под скала, прекарайте известно време, като се насладите на първо място в Excel. Ще ми благодарите по-късно. Също така ще предположа, че искате да създадете локална база данни за потребителите на Windows, въпреки че Access също може да създава уеб бази данни.

Написахме някои полезни Статии в Excel преди това, така че не се колебайте да направите скитане през тях. Можем да ви помогнем календари Как да направите шаблон на календар в ExcelВинаги ще ви трябва календар. Показваме ви как да създадете свой собствен персонализиран шаблон безплатно с Microsoft Excel. Прочетете още , бюджети Направете личен бюджет с Microsoft Excel в 4 лесни стъпкиИмате ли толкова дълг, че ще ви отнеме десетилетия, за да се изплати? Направете бюджет и използвайте тези съвети на Excel, за да изплатите дълга си по-скоро. Прочетете още , диаграми Как да създадете самостоятелно актуализиране на Microsoft Excel графики в 3 лесни стъпкиСамообновяващите се графики на Excel са огромни времеви спестявания. Използвайте тези стъпки, за да добавите нови данни и да ги гледате автоматично да се показват в диаграма. Прочетете още и печатане 7 съвета за печат в Excel: Как да отпечатате електронната си таблица стъпка по стъпкаИмате ли проблеми с печатането от Microsoft Excel? Това ръководство ще ви покаже как да отпечатате перфектно електронната таблица в Excel. Прочетете още . Дори написах кратко парче за използването на дръжка за пълнене Как да спестите време в Excel с помощта на дръжката за запълванеОвладяването на дръжката за запълване е първата стъпка към превръщането в съветник на Excel. Прочетете още за да спестите време.

Маси

Това са основните градивни елементи на приложение за достъп и частта, която работи най-много като електронна таблица.

Планирането обаче е необходимо, защото трябва да решите как ще работят всички колони, преди да започнете.

Ето нещо, което трябва да проработите в ума си, преди да се върнем към това подробно по-късно в този урок за Microsoft Access. Най-вече с Excel имате работа с една електронна таблица.

В Access обикновено включвате няколко таблици. Понякога значителен брой. Таблиците в Access могат да бъдат свързани помежду си по начини, които имат смисъл по отношение на начина, по който е свързана информацията. Оттам идва „˜R“ в RDBMS и това е силата зад Access.

Заявки

По този начин задавате въпроси за Access. Можете да ги проектирате в движение и да ги запазите за по-късна употреба. В общ смисъл отговорите не се запазват. Само запитванията, които ще осигурят отговорите. Това е чудесно, защото следващия път, когато зададете въпроса, ако данните са актуализирани, ще получите различен отговор.

Форми

Това са визуалните компоненти, които правят въвеждането и преглеждането на данни на екрана лесно.

Не всички ще бъдат удобни за въвеждане на данни направо в таблиците, които създавате, и може да искате повече контрол върху това как работи този вход. Формите са отговорът.

Можете също да ги настроите за по-практичен преглед на данните от таблици или заявки на екрана.

Доклади

Понякога не искате да виждате нещата на екрана. искате да ги отпечатате или да ги изпратите по имейл на шефа си.

Може да искате да предадете информация на някой, който не може сам да използва Access. Можете лесно да проектирате и изградите подходящи доклади за повечето ситуации.

Макроси и модули

Тук нещата стават малко по-сложни. Най-добре е да разберете добре всички компоненти по-горе, преди да прекарате време с тях.

И двете опции са начини за автоматизиране на задачи в Access, като макросите са по-лесният избор, а VBA модулите са по-способни. И двамата имат своите приложения, а ние ще се върнем към тях по-късно.

резюме

Достъпът е сложен, но не е труден. От гледна точка на Excel таблиците за достъп са като електронни таблици, но по-структурирани. Всичко останало е за манипулиране на тези таблици, за да се поставят под въпрос, преглеждат, отчитат и автоматизират.

Сложността си заслужава, защото мощността Access ви дава да постигнете повече. Ще се върна скоро с публикация за таблиците.

Междувременно намерете електронна таблица, която може да искате да замените с база данни. Погледнете листовете и вижте дали можете да намерите несъответствия. Трябва да подредите тези, за да използвате данните в Access.

Използвате ли Access изобщо? Били ли сте се? Какви проблеми имате? уведомете ме в коментарите.