21 начина на автоматизиране на Dropbox може да ви спести време всеки ден

реклама

В основата си Dropbox е услуга за съхранение и споделяне на файлове в облака. Ако сте един от неговите 200 милиона потребители, вероятно това най-вече използвате и Dropbox.

Но има много повече, което предлага Dropbox, за да улесни живота ви.

Някои от Недостатъчно използвани функции на Dropbox 15 неща, които не сте знаели, че можете да направите с DropboxУслугите за съхранение в облак идваха и заминаваха, но Dropbox вероятно е този, който е тук най-дълго. И сега тя надгради играта си с множество нови функции. Нека да проучим. Прочетете още включват коментиране на файлове, съхранение на отметки, хостинг на подкасти и създаване на фотоалбуми. Има дори някои доста впечатляващи екипно сътрудничество Подобрете съвместното редактиране на офис файлове с Dropbox & Harmony на проектаDropbox направи обещаващ ход към съвместно писане и редактиране. Проект Harmony предлага на Dropbox за бизнес потребителите ранен достъп до нова функция за съвместна работа на работния плот. Прочетете още и Анотация на PDF

Dropbox Добавя поддръжка за PDF анотации и iWorkDropbox пусна поредната актуализация на приложението за iOS, която включва поддръжка за гледане на пояснения в PDF документи, поддръжка за експортиране на документи с повече формати iWork, както и различни корекции на грешки. Прочетете още инструменти, които много хора все още не са опитвали.

С други думи, ако използвате Dropbox до пълния му потенциал, бихте могли да си спестите много главоболия.

Това е само върхът на айсберга. Ако използвате Dropbox заедно с няколко други приложения, лесно можете да автоматизирате голям брой повтарящи се задачи, спестява ви време Изцедете допълнителен час от всеки ден с тези 10 бързи съветаНяколко прости навици могат да ни помогнат да изхвърлим някои неефективни начини и да увеличим своя запас от време, правейки важните неща. Тези идеи могат да ви получат един допълнително продуктивен час всеки ден. Прочетете още , и съкращаване на вашия списък със задачи 6 съвета за използване на OneNote като вашия списък със задачиИзползвате ли най-много своя списък със задачи OneNote? Прилагайте нашите съвети за по-добри контролни списъци на OneNote. Прочетете още .

Улесняване на живота ви

Миналата година писателят на MakeUseOf Akshata Shanbhag обхвана няколко начини Dropbox да улесни живота ви Направете Dropbox още по-невероятно с тези спестяващи време преки пътищаАко сте се доверили на Dropbox с вашите файлове, може също така да направите всичко възможно, за да извлечете повече от него. Започнете с изпробването на страхотните преки пътища, изброени тук. Прочетете още . Тази статия ви показва как да:

• Създавам Книги папка в Dropbox, която автоматично изпраща качените ви книги на вашия Kindle.
• Автоматично публикувайте вашите публикации в WordPress блог от Dropbox.
• Автоматично премахване на споделянето на споделени папки Dropbox.
• Архивирайте вашите снимки на WhatsApp в Dropbox.

Днес искам да разширя по-нататък този списък. По-долу ще бъдете запознати с редица различни приложения, които лесно можете да свържете с вашия Dropbox акаунт. След като сте свързани, можете да започнете да автоматизирате задачите си една по една.

Dropbox Automator

Dropbox Automator е инструмент, който може да автоматизира конкретни действия за файлове, които поставяте в конкретни папки. Безплатната версия ви позволява да автоматизирате ограничен брой задачи безплатно, но има достъпни премиум надстройки, ако имате нужда от тях.

Първата стъпка е да изберете на коя Dropbox папка, на която искате да зададете задача за автоматизация. След това изберете задачата, която искате да приложите в тази папка. След като това е направено, всеки път когато бъде открит правилния тип файл в тази папка, задачата ще се задейства автоматично.

3-минутното видео по-долу ви показва как да започнете.

След като зададете тези задачи в Dropbox Automator, само извадка от това, което ще можете да автоматизирате, включва:

Преобразуване на документи в PDF

Качете документ (Word, обикновен текст, ODF и т.н.) в избрана папка Dropbox. PDF версия ще бъде създадена автоматично и се съхранява в нова папка, наречена обработен.

Качване на файлове към Slideshare

Вместо да качвате документ, например презентация, директно в Slideshare, добавете го в конкретна папка Dropbox и той ще се качи автоматично в профила ви в Slideshare.

Превод на файлове

Ако имате файл, който искате да преведете на друг език, Dropbox Automator използва Бинг преводач да направя това за вас. Резултатите няма да са перфектни, но ще бъдат работещи и ще са бързи.

Преоразмеряване, редактиране и качване на изображения

Всяко изображение, което е качено в определена папка Dropbox, може да бъде преоразмерено до размерите по ваш избор, след което да бъде качено директно във Facebook, Flickr или Google Drive. Можете дори манипулирайте изображенията по различни начини (вижте пълния списък по-долу). Можете да добавяте водни знаци (печати / лога), да конвертирате в черно и бяло, да пишете текст върху изображение, да конвертирате типове файлове и да завъртате изображения.

Изпращане на документи до други услуги

Файловете, добавени във всяка папка, могат автоматично да бъдат качени в други услуги, включително SkyDrive, Sugarsync, Evernote и Basecamp. Те също могат да бъдат преобразувани в .zip, качени чрез FTP или изпратени по имейл до конкретен имейл адрес.

IFTTT

IFTTT (Ако това тогава това) е мощно приложение, което по същество свързва „всичко с нищо IFTTT сега се свързва с всичко: Въвеждане на Maker ChannelПотенциалните приложения за IFTTT са безкрайни. Но досега беше трудно да го свържете със собствените си хардуерни проекти. Днес всичко е променено. Прочетете още “. Могат да се използват неговите „рецепти“ за автоматизация спестявам пари IFTTT рецепти, които ви помагат да спестите париIFTTT може да се използва за почти всичко и спестяването на пари не е изключение. Ето някои от най-добрите рецепти, които ще ви помогнат да живеете по-пестеливо. Прочетете още , автоматизирате задачите на Microsoft Office Как да автоматизирате Microsoft Office Задачи с рецепти IFTTTIFTTT, услугата за автоматизация, която ще извърши действие, след като бъде изпълнено друго условие, вече има 50 рецепти за задачи за Microsoft Office. Показваме ви как работи и предлагаме селекция от рецепти. Прочетете още , автоматизирате дома си Умни интеграции на IFTTT Smart Home за вашия животБъдещето на интелигентния дом е сега. И благодарение на онлайн уебсайтове като IFTTT, създаването на интелигентен дом е лесно и по-впечатляващо от всякога. Прочетете още , и (разбира се), да управлявате профила си в Dropbox.

След като създадете профил в IFTTT и го свържете с вашия Dropbox акаунт, ще можете да свържете други акаунти, които след това могат да работят заедно с Dropbox, за да автоматизирате редица задачи.

С IFTTT можете да изберете автоматично да запазвате определени снимки в папка Dropbox. Това биха могли да бъдат снимки, на които сте маркирани във Facebook, снимки ви като в Instagram, снимки ти качване към Instagramили ви снимки вземете телефона си.

IFTTT може да търси във вашата пощенска кутия в Gmail за нови съобщения, съдържащи термини като Касова бележка или Потвърждение на поръчката. Всички имейли, които съдържат тези условия, ще бъдат записани в конкретна папка Dropbox.

Запишете типове файлове, които обикновено не се четат правилно от вашия Kindle (doc, PDF и т.н.) в публична папка Dropbox, наречена „convert2kindle“. Файлът ще бъде преобразуван във формат на електронната книга на Kindle и изпратен до вашето устройство. Не забравяйте да изтриете файла от Dropbox, след като пристигне на вашия Kindle, или той ще бъде изпратен многократно.

Ако искате лесно да запазвате файлове както в Dropbox, така и в Evernote, IFTTT има рецепта за това.

Просто качете файловете в определена папка Dropbox и те ще бъдат добавени автоматично в акаунта ви в Evernote.

Ако маркирате видео в „Гледайте по-късно“ в YouTube, вече можете да го изтеглите автоматично и да го запазите в своя Dropbox акаунт, за да можете да го гледате офлайн.

марка Feedly статии като „Запиши за по-късно“ и те ще бъдат преобразувани в PDF и ще бъдат изтеглени във вашия Dropbox акаунт.

Свържете IFTTT с вашия акаунт в Spotify и всеки път, когато харесате песен, нейните подробности ще се добавят към текстов файл в Dropbox.

Zapier

Zapier е подобна услуга на IFTTT, само тя ви позволява да създавате по-лесно сложни действия, наречени „Multi-Zaps“. Ако ти научете как да използвате тези мултизапс Създайте страхотни автоматизации на живота с няколко стъпкиZapier, единственият най-голям конкурент на IFTTT, обяви, че сега предлага на потребителите възможността да създават множество автомати за действие, наречени многостепенен запс. Прочетете още правилно, бихте могли да отворите изцяло нов свят на автоматизация. За тази статия обаче ще опростим нещата.

Много от задачите, които IFTTT може да изпълни, Zapier също може да изпълни, както и няколко други, които си струва да се споменат.

С тази раз-два, можете да архивирате всяка своя нова бележка от Evernote в Dropbox като текстови файлове. Можете да изберете дали Zapier архивира бележки от всички ваши бележници, или само един.

След като настроите този зап, всеки път, когато предпочитате звукозапис на SoundCloud, това ще бъде изтеглени и запазени във вашия Dropbox акаунт. Това ще работи само за песни с правилните разрешения.

Нови бележки за OneNote

Ако прекарате много време в приложението за вземане на бележки на Microsoft, OneNote, този Zap може да се окаже полезен. Всеки път, когато качвате файл в папка в Dropbox, в OneNote ще се създава нова бележка, за да можете да ровите в работата си веднага.

Наличието на цялото ви запазено съдържание и изображения на различни места може да бъде безпроблемно. С този Zap всеки ваш пин на Pinterest ще бъде записан в папка Dropbox, заедно с придружаващото го изображение и връзка.

Други услуги за автоматизация

Dropbox Automator, IFTTT и Zapier предлагат най-разнообразните опции за автоматизация на Dropbox. Много от задачите, които искате да автоматизирате мога да бъде автоматизиран с тези услуги.

Но има няколко други самостоятелни услуги за автоматизация на Dropbox, които си заслужава да бъдат споменати.

Шифровайте вашите файлове

CloudFogger криптира вашите файлове на локалния ви диск, преди да бъдат качени в Dropbox, за да се гарантира, че са запазени. След това всички качени файлове ще бъдат защитени с 256-битово AES криптиране.

Мигрирайте и архивирайте вашите файлове

Ако искате да мигрирате всичките си файлове от една облачна система в друга (включително Dropbox, OneDrive, Box, Google Drive и други), двигател прави това лесно. Може да искате да направите това, така че да имате резервно копие на вашите файлове или просто, за да можете да започнете да използвате друг доставчик на съхранение.

Преобразувайте всичко в нещо

CloudConvert ви позволява да качите един файлов формат и да го преобразувате в почти всеки друг съвместим формат. След това можете да изтеглите файла директно или да го изтеглите директно във вашия Dropbox акаунт, когато преобразуването приключи.

Запазване на екрана

Dropbox Screen Grabber (Само за Windows) е леко приложение, което ви позволява да правите снимки на екрана на целия си екран или част от вашия екран. След това тези екрани се записват директно в определена папка Dropbox. Това е прекрасно средство за съвместно споделяне на екрани.

Организирайте вашите файлове

Ако вашият Dropbox акаунт е в постоянно състояние на хаос, започнете да използвате SortMyBox. Това е приложение, което ви позволява да прилагате филтри към вашия Dropbox акаунт (както правите с имейл акаунти). След това качвате всички нови файлове в определена папка SortMyBox във вашия акаунт. Въз основа на филтрите, които сте задали, тези файлове ще бъдат преместени автоматично на правилното място.

Какво е оставено за автоматизиране?

Както можете да видите, има огромен набор от възможности за автоматизация на задачи, достъпни за потребителите на Dropbox. Като отделите малко време за настройването им автоматизирани задачи 4 Скучни задачи, които можете да автоматизирате с програмиста за програмиране на WindowsВремето ви е твърде ценно, за да се губи с повтарящи се задачи. Нека ви покажем как да автоматизирате и планирате задачи. Имаме и няколко страхотни примера. Прочетете още , бихте могли да спестите повече време, отколкото си мислите.

Вместо да сортирате вашите файлове на всеки няколко седмици, те могат да бъдат сортирани автоматично. Вместо да качвате ръчно снимки, видеоклипове и публикации в блогове, това може да бъде зададено и го забравете. Вместо изтегляне на цели уеб страници Как да изтеглите цял уебсайт за четене офлайнЕто как можете да изтеглите цели уебсайтове за офлайн четене, така че да имате достъп дори когато нямате Wi-Fi или 4G. Прочетете още и отделни публикации в блогове, това може да се направи за вас на заден план.

Въпреки че вероятно няма да се нуждаете от повечето задачи по-горе автоматизирани, опитайте тези решения за тези задачи, от които сте уморени.

Какви други задачи сте успели да автоматизирате с Dropbox? Dropbox автоматизацията ви направи ли по-продуктивни у дома или в офиса?

Кредити за изображения: свободно време от Syda Productions чрез Shutterstock, Dropbox от Ian Lamont (Flickr), Evernote Meetup Париж от Heisenberg Media (Flickr), Какво е Dropbox 1 от Kilokon.tw (Flickr), Четене от Владимир Пустовит (Flickr)