6 начина да гарантираме нарушение, гняв и раздразнение с всеки имейл, който изпратите

реклама

Имейлите са трудни. Наистина е трудно да преодолеете това, което наистина искате да кажете в имейл, и половината от времето хората почти винаги ще ви разберат погрешно. Много проблем се свежда до факта, че хората, на които пишете, не могат да видят лицето ви. Те не могат да видят усмивката на лицето ви и не можете да видите изражението на лицето им - естественото човешката способност да разбира емоцията с думи чрез изражението на лицето е напълно невалидна в електронна поща.

И така, какво може да замени изражението на лицето и тона на гласа? Как ефективно прехвърляте съобщението си, без да прехвърляте всички ваши приятели или всички в офиса?

Писателят Питър Дракър веднъж написа, „Най-важното в общуването е да чуваме това, което не е казано. " Бих отишъл една стъпка по-далеч от това и ще кажа, че най-важното нещо при изпращане на имейл е изясняването достатъчно точно, така че получателят не чуйте какво не е казано Всъщност това, което причинява повечето проблеми с комуникацията по електронната поща, е човекът, който получава имейла тълкува всякакви ужасни неща, които сте загатнали, дори когато сте написали само едно линия.

Именно това води до омраза и недоволство. Ето това изгражда негодувание. Ето защо човекът от масата на сутрешната среща ви гледа, защото сте го изпратили на имейл, който сте изпратили вчера следобед, и той го прие като лична атака.

Изработка на вашия перфектен имейл

Тук в MUO разбрахме много за техническия аспект на изпращане на имейли, като например изпращане на имейли анонимно Как да изпращате анонимни имейли: 5 скрити методаДа изпратите анонимен имейл не е трудно. И има основателни причини за използване на анонимен имейл акаунт. Показваме ви как. Прочетете още или имейла ми на изпращане на имейли от Excel Как да изпращате имейли от електронна таблица в Excel, използвайки VBA скриптовеНашият кодов шаблон ще ви помогне да настроите автоматизирани имейли от Excel с помощта на обекти за данни за сътрудничество (CDO) и VBA скриптове. Прочетете още . Но какво ще кажете за емоционалната страна на имейла? Какво ще кажете за това как се натъквате на имейлите си и по-добри начини да се представите в писмената дума, която няма да накара всички да ви бъдат отметнати през цялото време?

Е, не без много болка и страдание днес мога да стоя тук и да ви кажа, че сега съм в състояние да помогна. Правих почти всяка грешка, която може да бъде направена с имейл, започвайки от най-ранните дни в колеж, когато се опитах да започна маркетингов бизнес на много нива, като масово изпращах имейли на всички кампус. В рамките на един ден моят акаунт беше изключен за 24 часа и голямо, гадно предупреждение от администратора на мейнфрейм на IBM за това, което определя "спам".

Това не беше толкова урок по етикет на електронната поща, колкото беше събуждане, че имейлът наистина може да ви затрудни, ако се справите с него погрешно. С годините обиждам хората, обиждам се и влизам в епични битки с нарязани и горящи думи с хора. Бих искал да кажа, че някой е спечелил - но никой никога не печели. Ето защо днес стоя тук, надявайки се да помогна на бъдещите легиони на електронната поща да подготвят по-добре тези имейли, преди да кликнат върху бутона за изпращане.

1. Изпращане на роман

Един от първите ми грехове за вина, когато за първи път започнах да работя като инженер, беше, че почти винаги ще пиша имейли, които се простират на три или четири абзаца. Причината беше не само защото мога да напиша доста бързо, но и защото винаги се чувствах така, сякаш оставям някакви подробности, хората всъщност не биха разбрали за какво говоря. Това може да е вярно до известна степен - и ще стигнем до твърде кратки имейли след минута - но има какво да се каже за простота.

Когато пишете толкова сложни имейли, не успявате да получите съобщението си по различни начини. Първо, фактът, че сте писали толкова много, означава за човека, че имате малко уважение към тяхното време и ако го правите твърде често, вие сте длъжни да ги дразните. Второ, докато имейл с 500 думи, организиран в няколко абзаца, има много смисъл ти, най-вероятно обърквате всички - и им давате мигрена.

Ако сте писател на думи и сте склонни да прекалявате с писането, винаги се връщайте и се заемете с „разрязването“ на тези изречения. Измислете нови и креативни начини да ги съкратите или може би можете да ги премахнете изцяло. Може би предлагате твърде много информация. Кажете на хората какво трябва да знаят, а не това, което искате да знаят ти зная. Ти знаеш?

2. Изпращане на имейл с две думи

Обратното нарушение на новия имейл е една или две думи имейли, които изобщо не обясняват нищо. Сходно е, когато питам децата си на масата за вечеря, "Е, как мина денят ти?„След малко неохотен отговор, "Глоба.„Не съм сигурен защо дори се притеснявам, продължавам. “Какво направи, нещо забавно?„Неизбежният отговор, "Не наистина.”

Честно казано не разбирам защо някои хора дори се притесняват да използват електронна поща. Ако имате късмет, имейл от този човек ще съдържа едно цяло изречение. Ако нямате късмет, човекът ще ви помоли да направите нещо за тях, но не си прави труда да обяснява точно какво иска да направите. Това е нещо като да изпращате съобщение за бедствие по радио, когато сте изгубени насред пустинята, и да не информирате спасителния екип какви са вашите координати.

Изключително е разочароващо, защото хората трябва да се борят, за да разберат за какво говориш. Още по-лошото е, че всъщност може да ги принудите да губят време да отговарят на имейла си, само за да ви помолят да разберете малко повече.

Подозирам, че повечето хора с този проблем пишат толкова кратки имейли, защото пишенето е толкова старателно упражнение. Не всеки може да напише над 60 до 70 думи в минута, така че трябва да проявите малко съчувствие към тази група.

3. Изпращане на масово имейл за един човек

Наистина ли искате да маркирате хората? Изпратете масово имейл до всички в офиса си, просто да порицаете един човек за нещо, което са направили грешно. Наричам това имейл „публично унижение“. Обикновено всеки в офиса може вече да знае, че конкретен човек е направил грешка, но мениджърът не може да го остави на мира. И така, те изпращат масово имейл до всички, обясняващи с голяма и мъчителна подробност защо дадено действие е толкова погрешно да се направи или защо тази конкретна грешка е толкова лоша.

Трябва да призная, че в някои от моите ръководни роли в миналото се вмъкнах в това поведение. Видях и други мои колеги да го правят. Лесна грешка е да направите, защото всъщност може да искате да сте сигурни, че всички останали, които управлявате, не правят същата грешка. Реалността е, че ако всички вече знаят за това, човекът, който е направил грешката, е унижен. Ако не знаят за това, всички са объркани и не знаят дали говорите за тях или не.

Направете го просто - говорете за конкретния проблем с човека, който е направил грешката. След това, ако смятате, че е достатъчно важно за всички, изпратете известие, но звучете така, сякаш е просто общо „FYI“, изпратено от висшето ръководство - това премахва обвинителния тон и го прави по-малко личен.

4. Използване на драматични наречия

Друго много често поведение в имейлите - обикновено от хора, които са много страстни за работата си като цяло или за конкретен проект, който се обсъжда. Това поведение е прекомерната употреба на много драматични наречия. Изречения като „Този ​​дизайн е просто ужасно погрешен" или "Този подход е болезнено неясен ” служат само за въвеждане на емоция в дискусията.

Когато погледнете тези изречения без наречията, можете да видите колко по-делови са и много по-малко антагонистични. В противен случай просто се натъквате на свръх драматично разглезено братче.

Опитайте без наречия. Този дизайн е погрешен. Този подход е неясен.

Може да не се хареса на получателя - но също така не ги атакува и не ги поставя в защита. Той е по-професионален и всъщност може да успеете да се отдадете на себе си като зрял възрастен, дори когато не сте съгласни с някого.

5. Прекалена употреба на пасивен глас

Всъщност едва до късно в моята писателска кариера наистина, наистина научих и разбрах пасивния глас. Проблемът с научаването за него е, че започвате да го виждате навсякъде. Едно от най-разпространените употреби на пасивен глас е в имейла, защото пасивният глас позволява на човек да се отдели от дадено действие.

Вместо да казвате:Закарах клиента до летището ”, която носи отговорността директно върху раменете ви, вместо това можете да напишете: „Клиентът е отведен на летището. "

Това е поведение, често срещано сред хората, които са нервни от поемането на отговорност за почти всичко, защото ако нещо се обърка, те не искат да бъдат обвинявани. Това са същите хора, които се оплакват, когато рискуващите - тези, които поемат отговорността за извършване на нещата - получат признание или повишения. Истината е, че хората виждат чрез пасивния глас в имейлите. Ако сте свършили задача или сте постигнали цел, не се страхувайте да вземете кредит!

6. Потропване по гърба

Колкото и да е странно, противоположната крайност на хората, които използват пасивен глас в имейла през цялото време, са хората, които почти винаги пишат за всичко от първо лице. Четейки имейлите им, бихте си помислили, че проектът не е групово усилие, а лично постижение. Бихте си помислили, че лицето, изпращащо имейла, свърши абсолютно цялата работа!

Как да разпознаете тези имейли? Пребройте събитията на думата „аз“.

Четейки имейл от този тип хора, ясно е, че те смятат, че целият свят се върти около тях, и че всеки трябва да им дава постоянни кудоси за цялата работа, която извършват с една ръка изпълнена. Тези имейли неизменно оставят съотборниците да се чувстват извратени и напълно недооценени. Този подход е бързия път към гняв и изолация от вашите връстници.

Сигурен съм, че има много други видове имейли, които наистина дразнят и обиждат хората. Обзалагам се, че и вие имате свой собствен списък! Какви видове имейли наистина ви затрудняват? Кои видове са вашите домашни любимци? Споделете мислите си в секцията за коментари по-долу.

Кредит за изображение: Концентриран бизнесмен чрез Shutterstock, Формула за математика чрез Shutterstock, Млада бизнесдама чрез Shutterstock, Изразителен старши чрез Shutterstock, Военно дете чрез Shutterstock, Срам чрез Shutterstock