5 стъпки за запазване на хартия и преминаване в цифров вид

реклама

Хартия и алтернативни материали като пергамент някога са били много редки и ценни материали. Днес ние използваме хартия почти навсякъде или по-скоро - където не може да бъде заменена пластмаса.

Производството на двата материала е в тежест за околната среда, въпреки че хартията - обикновено се прави от дърво, е биоразградима и следователно много по-лесно се рециклира.

Преминаването в цифров режим не само ще спести хартия и ще помогне на околната среда, но и ще ви спести тонове пространство: бюрото ви или дори хладилникът ви ще изглеждат много по-чисти. Намирането на документи ще бъде много по-бързо. И в края на краищата живеем в дигиталната ера! Ето как започвате:

1. Сканиране

Всичко започва със сканиране на съществуващите ви документи на хартия. Ако нямате скенер, можете да използвате своя цифров фотоапарат, да направите снимка и да използвате Snapter за коригиране на перспектива и изкривяване. Деймиън разгледа подробно инструмента няколко месеца назад: Snapter - Сканирайте документите си без скенер Snapter - Сканирайте документите си без скенер Прочетете още

2. досие

Уверете се, че измислите добра система, която ще ви позволи лесно да проследявате документ, който може да ви е необходим. Винаги се питайте: „Къде и как ще търся това?“

Най-лесният начин за подаване на документи вероятно е да ги имате като PDF файлове, да ги назовавате с дата и кратко описание и да търсите каквото ви е необходимо в съдържанието по ключови думи.

Тъй като търсенето на изображения за текст все още не е стандарт, името на файла за изображенията ще трябва да е много описателно. Като алтернатива можете да използвате инструмент, наречен JOCR, която ще извлече текста от сканираните ви документи и ще ги постави в текстов файл. Можете да дадете на текстовия файл точно същото име като изображението, да го напишете в същата папка и по този начин ще можете лесно да проследите съответния документ. Varun прегледа JOCR: Как да извлечете текст от изображения Как да извлечете текст от изображения (OCR)Най-добрият начин за извличане на текст от изображение е използването на оптично разпознаване на символи (OCR). Показваме ви седем безплатни OCR инструменти за работата. Прочетете още

Ако това ви звучи като прекалено големи проблеми, можете също да подадете сканираните документи и PDF файлове, като използвате GMail. Просто изпратете имейлите на файловете до себе си и въведете подходящите, подходящи ключови думи в имейла. Просто имайте предвид риска за сигурността, на който може да излагате вашите файлове, така че опитайте да не качвате чувствителни документи.

3. Използвайте Инструменти

Използваме много хартия за случайни бележки, които след това ще се залепят на бюрата ни завинаги или докато не разлееме кафе по нея. За да спестите хартия и да направите бюрото си да изглежда малко по-подредено, опитайте се да получите рутина за използване на инструменти.

Напомняния, бързи бележки, списъци със задачи, адреси могат да се организират и съхраняват цифрово. В зависимост от това кои инструменти използвате, може да имате допълнителното предимство да получите достъп до тях, където и да сте.

За бързи бележки трябва да използвате Stickies, което по същество е цифровата алтернатива на Post-It Notes.

Google Календар създава отличен онлайн и настолен календар. Също така може да ви напомня за задачи. Ако интегрирате Google Календар в Thunderbird, можете дори да създавате списъци със задачи направо от вашия работен плот. В моята статия Как да: интегрирате Google Календар в Thunderbird Как да интегрирате Google Календар в ThunderbirdИзползвате Thunderbird и Google Calendar и се чудите как можете да ги обедините? Показваме ви как да интегрирате напълно Google Календар с Thunderbird. Прочетете още , ще видите как се прави това.

Един от най-добрите инструменти, за да останете организирани и да се отървете от хартиените бележки и напомняния е Спомнете си млякото. Като е съвместим с редица други приложения, той може да се превърне във вашия централен център за проследяване на задачи и информация. Дейвид се покри 8 лесни начина за управление на задачи с помнете млякото 8 лесни начина за управление на задачи с помнете млякото Прочетете още , което дава малко повече информация за това, което този инструмент може да направи за вас.

Освен това в статията Управлявайте живота си с безплатни онлайн инструменти за управление на времето Управлявайте живота си с безплатни онлайн инструменти за управление на времето Прочетете още , Прегледах няколко други полезни инструмента, някои от които са споменати по-горе.

4. Архивиране, архивиране, архивиране

За да останете изцяло без хартия, в един момент ще трябва да изхвърлите оригиналните хартиени документи или да ги съхраните. Разбира се, има документи, на които трябва да държите. Но за мнозинството цифровите копия ще бъдат достатъчно добри.

Случки обаче се случват. Твърдият ви диск може да се повреди, като вземете цифровите копия на вашите документи със себе си. Така че е важно да създавате редовни архиви.

Поверителните файлове никога не трябва да оставят твърдия ви диск и трябва редовно да ги архивирате към външни дискове.

Какво ще кажете за документите, съхранявани във вашия акаунт в GMail? Въпреки че GMail може да е доста безопасно място, вие също трябва да архивирате своя акаунт в GMail, само за да сте 100% сигурни, че всичко е отчетено.

Има начин да архивирате GMail с помощта на GMail Backup, както Карл описа в статията си Как да архивирате своя Gmail акаунт към вашия компютър Как да архивирате своя Gmail акаунт на ВАШИЯ Твърд дискМожете да загубите достъп до ценните си данни в Gmail. С толкова много налични опции има смисъл редовно да архивирате Gmail. Това бързо ръководство ви показва как. Прочетете още .

И накрая, като имате електронно копие на всеки важен документ, дори ако не можете да изхвърлите оригинала, е резервно копие само по себе си. Само си представете всичките си ценни хартиени документи, изгубени при наводнение или пожар - и все още имате дубликат на твърд диск.

5. повторение

Направете горните стъпки навик. Това е решаващо. Съхранявайте напомняния за настройка, за да сканирате документи на хартия. Направете сканирането рутина за всичко ново, което идва, и работете върху стари неща, когато имате време. И повторете.

И така, какво ви пречи да се преобразувате напълно от потребител на стара учебна хартия в дигиталния майстор на новото време? Уведомете ни, цифрово, в коментарите.