Съвети и шаблони за създаване на работен график в Excel

реклама

Създаването на работен график е не лесно. Независимо дали вашият екип от служители е толкова голям, колкото няколко десетки или малък, колкото шепа, намирането на начин да се впишете в часовете на всеки, да постигнете минимум и да поддържате екипа щастлив е трудно. За щастие, Excel може да ви помогне да го направите много по-лесно.

Шаблони в Excel Шаблон в Excel за всеки поводПропуснете стръмната крива на обучение и подредете живота си със силата на шаблоните на Excel. Съставихме подборка от шаблони за автоматично актуализиране за проследяване на бюджети, управление на проекти и др. Прочетете още остават един от най-полезните инструменти в историята на изчислителната техника. Те са страхотни за управление на задачи и проекти 10 мощни шаблона за управление на проекти в Excel за проследяванеБезплатните шаблони за управление на проекти са най-добрите. Вземете тези ключови шаблони за електронни таблици на Microsoft Excel за проследяване на всеки проект. Прочетете още , поддържане на финансите в ред

15 шаблона за електронни таблици в Excel за управление на вашите финансиВинаги следете финансовото си здраве. Тези безплатни шаблони за електронни таблици в Excel са инструментите, от които се нуждаете, за да управлявате парите си. Прочетете още , проследяване на напредъка на фитнеса 10 шаблона на Excel за проследяване на вашето здраве и фитнес Прочетете още , и просто като останат организирани като цяло 10 невероятно полезни шаблона за електронни таблици, за да организирате живота сиЖивотът ви е каша от пропуснати срокове, забравени пазарувания и нарушени ангажименти? Звучи, че трябва да се организирате. Прочетете още - но планирането е една област, където Excel наистина ли блести.

5 Важни съвети при съставяне на график

Преди да се потопите в действителния процес на планиране, имайте предвид следните съображения. Те ще облекчат целия процес и ще намалят размера на стреса, който се натрупва върху вас. Планирането никога няма да е лесно, но не е нужно да е кошмар.

Знайте предпочитанията на служителя си. Видът на предпочитанията, които можете да вземете предвид при планирането, ще се различава от полето до полето (например търговията срещу склад), но е важно поне да се опитате да настаните работниците си.

Някои служители имат наклон към сутрините? Или може би вечери? Колко часа иска всеки служител седмично? Има ли ограничения във времето, като нежелание за работа в неделя? Има ли определени служители синергия и съвместимост?

Не можете да се настаните всеки, но е добра цел да се снимате, защото това може да подобри производителността и атмосферата - но най-важното е тя да изгради доверие и доверието върви ръка за ръка с уважение.

Проследявайте молбите за отсъствие на служители. Сякаш не беше достатъчно трудно да жонглирате всичките си предпочитания на служителя си, от време на време се появяват проблеми, чувствителни към времето. Например, някой има нужда от няколко дни, за да си вземе ваканция или да оплаква изгубен член на семейството.

За щастие, това може да бъде просто, като се използва a универсален инструмент като Google Календар 10 страхотни функции на Google Календар, които трябва да изпробвате Прочетете още или а календар плъгин за Thunderbird 5 Разширения за добавяне на календари и мениджър на задачи към Thunderbird 3 Прочетете още . Приложение за качествен списък със задачи като Todoist (причини да надстроите до Todoist Pro Колко по-продуктивен е ToDoist Premium? Ето 6 добри причини за надгражданеПродължих да използвам ToDoist безплатно за известно време. Но продължих да се изказвам срещу неща, които исках да направя и не можах. Напомняния по имейл. Добавяне на бележки към задача. Неща, които наистина биха добавили много ... Прочетете още ), WorkFlowy (ни WorkFlowy преглед Листинг в дзен стил и управление на проекти с WorkFlowy Прочетете още ), или Wunderlist (ни Преглед на Wunderlist Wunderlist: Лесен за използване, универсален и многопластов мениджър на списъци със задачи Прочетете още ) също може да работи добре.

Направете графика предварително. Очевидно не можете да го направите също далеч напред във времето в случай, че ситуациите се променят, но определено избягвайте да чакате до предния ден. Доброто правило за палеца е около седмица по-рано.

Ако само отлагането беше толкова лесно за победа, нали? Всеки се бори да свърши нещата до известна степен, поради което много сме писали стратегии срещу прокрастинация 5 стратегии за отлагане, за да станат по-продуктивни Прочетете още , избягване на разсейванията в Интернет 6 съвета Предотвратяване на забавяне на интернетАз съм господар на отлагането. Може би и вие сте. Има милиони хора, които страдат от осакатяващо отлагане и това е истински източник на производителността и ефективността. Странното нещо е, че много от ... Прочетете още , и наистина преодоляване на отлагането Как да спрете отлагането: Единствената резолюция за Нова година, която трябва да зададетеИзбийте навика да отлагате и започнете да предприемате действия, без да чакате подходящото време. Спирането на отлагането е единствената резолюция за новата година, от която се нуждаете. Ето защо. Прочетете още .

Правейки графиците си навреме, вие си давате стая за дишане, в случай че трябва да се направят резки промени.

Задайте първо най-важните смени. Под „най-важното“ имаме предвид „без договаряне“. Ако някой абсолютно трябва да работи на определена смяна, първо я попълнете и я поставете в камък. След като всички необходими смени са попълнени, е по-лесно да смесвате и сравнявате останалите смени с наличните служители.

И винаги имайте предвид поне една непредвидена ситуация. В идеалния случай бихте създали множество графици (например план A, план B и т.н.), но това може да отнеме много време, така че в най-малкото трябва да идентифицирате служителите, които е най-вероятно да пропаднат и да имат резервен план в случай, че те направя.

Направете графика лесно достъпен. Позволете на работниците ви да видят предварително графика е добре поради две причини: те могат да посочат всякакви грешки и ще оценят главите нагоре, за да могат да планират собствените си седмици около графика.

Тъй като ние ще използваме шаблони на Excel за създаване на работните ни графици, предпочитаният вариант е да качете ги направо в Google Диск Лесно влизане и споделяне на файлове в Google DriveGoogle Drive е услуга за съхранение в облак и онлайн офис, която се предлага с 15 GB безплатно хранилище и гениални възможности за сътрудничество. Показваме ви как да получите достъп до него и да споделяте документи с други. Прочетете още . Той ще се преобразува в Алтернативата на електронната таблица на Google Excel vs. Google Таблици: Кое е по-добро за вас?Имате ли наистина нужда от Excel? Както настолните, така и онлайн решенията имат своите предимства. Ако имате проблеми с избора между Excel и Google Sheets за управление на вашите електронни таблици, нека да ви помогнем да вземете решение. Прочетете още и ви позволяват да го споделяте, за да могат другите да го виждат. Внимавайте тези съвети за съвместни Google Таблици 5 Настройки на Google Таблици, съществени за работа в екипGoogle Sheets има повече функции за поддържане на колективно въвеждане и обработка на данни, отколкото може да мислите. Ще ви запознаем с функциите и функциите на Google Sheets, които са от съществено значение за груповите проекти. Прочетете още ако сте нов в него.

И не се тревожете за сигурността. Освен ако не боравите с държавните тайни, Google Таблици е достатъчно сигурен Колко сигурни са вашите документи в Google Drive? Прочетете още за всекидневни потребители като теб и мен.

Безплатни изтегляния на шаблони в Excel

С тези съвети не може да се каже, ето шепа страхотни шаблони на Excel, създадени специално, за да помогнат на работодателите да планират графици на работниците за седмицата. Все още ще бъде тежка работа, но много по-лесно ако използвате един от тези шаблони.

Шаблоните са достъпни като XLSX файлове за Excel 2007 и по-нови версии.

Изчерпателен график на работната смяна

Този график на работната смяна от Spreadsheet123 е един от по-цялостните шаблони там. Достатъчно е да се конкурираме с част от софтуера за планиране, наличен за изтегляне в мрежата, но по някакъв начин този шаблон е достъпен напълно безплатно.

Когато го отворите, ще намерите различни листове за: Регистрация на служители, График на работната смяна, Карта на времето, Бюджет на заплатите, Посещаемост, Заетост, Настройки и Помощ. Помощният лист е миниурок, който ще ви покаже как да започнете с графика.

Честно казано, силно препоръчваме този. Имаме няколко други предложения под това, но нито едно не е толкова добро и трябва само да проверите ги извадете, ако този е твърде сложен за това, което искате да направите (което със сигурност е валидно оплакване).

Изтегли:График на работната смяна

Седмичен план за смяна

Този седмичен график за смяна от Системи за управление на бизнеса може да не е толкова изчерпателен като този по-горе, но е чудесен за по-малки отбори. Той е по-прост, което означава, че е по-лесен за учене и по-лесен за използване. Силно препоръчително за тези, които искат планировчик по средата на пътя.

Той се предлага с три листа: График, смени и служители. Всичко, което трябва да направите, е да посочите служителите си и часовите им тарифи в листата на служителите. След това определете началния и крайния час за всяка налична смяна в листата Shifts. След това автоматичният лист за графика става сам по себе си обяснителен.

Единственият недостатък е, че може да достигне до 20 служители и 9 дефинирани смени, което го прави чудесен за малки и средни операции, но неправдоподобен за по-големи компании.

Изтегли:График на работа на служителите

Дневен график за смяна

Може би не ви трябват всички автоматични звънци, които се доставят с двата шаблона, споменати по-горе. Може би предпочитате да правите нещата възможно най-ръчно и всичко, от което се нуждаете, е наистина основен график, с който да се занимавате. Ако е така, използвайте тази, предоставена от Vertex42.

Този шаблон не прави който и да е работа изобщо. Единствената му цел е да ви даде предварително проектиран график, който можете да попълните на ръка. Когато приключите, можете да го отпечатате (или да го качите онлайн), за да може всеки да го види, и е достатъчно лесно да стартирате отново всяка седмица.

Изтегли:Шаблон на графика за смяна

Excel прави живота ви по-лесен

Чувствайте се свободни да променяте тези шаблони според вашите нужди, ако не са абсолютно идеални за вас (стига да не ги преразпределите). Ако искате да персонализирате, но не знаете откъде да започнете, препоръчваме ви изучаване на формули на Excel Нуждаете се от помощ при формулите на Excel? 7 ресурси за консултиранеExcel е златен стандарт за електронни таблици. Ако се изисква да използвате Excel и все пак трябва да се запознаете с него, тези ресурси бързо ще ви запознаят с основите и други. Прочетете още на първо място.

И преди да започнете да отпечатвате завършените си графици, проверете тези съвети за отпечатване на Excel листове 7 съвета за печат в Excel: Как да отпечатате електронната си таблица стъпка по стъпкаИмате ли проблеми с печатането от Microsoft Excel? Това ръководство ще ви покаже как да отпечатате перфектно електронната таблица в Excel. Прочетете още за да сте сигурни, че всичко излиза правилно.

Кой шаблон е любимият ви? Липсвахме ли някакви добри? Имате ли някакви съвети или трикове за насрочване на служители? Споделете с нас в коментарите по-долу!

Кредити за изображения: Седмичен часови лист от Andrey_Popov чрез Shutterstock, Задачи за планиране от faithie чрез Shutterstock, Илюстрация на работна станция от faithie чрез Shutterstock, Празен график от xtock чрез Shutterstock