Преоткрийте етикетите на Gmail и накрая укротете вашата пощенска кутия

реклама

Рано или късно всички входящи съобщения в Gmail се превръщат в огромна каша. Има много трикове за справяне с претоварването по електронната поща, но има едно право под носа, което може да не използвате: добри стари Gmail етикети.

Етикетите вече съществуват отдавна, така че почти са станали слепи петна за много от нас. Аз съм потребител на Gmail от създаването му, но доскоро никога не използвах етикети. Той изцяло промени начина, по който подхождам към имейла, като накрая ми помогна да опитомя входящата си поща.

Успешното използване на етикети зависи от няколко основни принципа на производителност, подобно на всяка система за управление на задачи. Ето триковете, които ми помогнаха и могат да ви помогнат и вие.

Етикетите не бива да ви карат да мислите

Полагането на етикет трябва да бъде механично; действието, което предприемате въз основа на етикет, трябва да бъде механично.

Това е може би най-важната част от използването на етикети в Gmail. Първоначално ще се изкушите да излезете с дълъг списък с етикети. „Всяка задача или имейл е уникална“, ще си кажете сами. Избягвайте да попадате в този капан. Колкото повече етикети имате, толкова повече ви карат да мислите, толкова повече време ви отнема. Ти трябва да

активно умора за битка с решения Как да формирам ново навик, когато изглежда твърде трудно да продължишНавиците не се формират за една нощ. Всяка година ние вземаме тези резолюции, които изискват големи промени. Ако искате нов навик, трябва да сте готови за клопки и как да ги преодолеете. Прочетете още , така че това трябва да бъде етикетите

Имайте колкото се може повече етикети. Всеки етикет трябва да служи на една единствена цел. Като правило за палеца използвайте тези първични етикети и добавете още пет, които са специфични за вашите работни нужди.

5-те основни етикета: днес, Готово, Чакане, Задача, Отговор

Няколко експерти за входяща поща препоръчват правите ежедневно сканиране на имейла си сутрин Как да победим пристрастяването по имейл чрез проследяване на навиците за входящата пощаИмейлът ви отвлича дните ви и го подъл. Можете да си възвърнете контрола над времето си. Разберете колко време посвещавате на имейла в момента и го откраднете обратно. Прочетете още , така че знаете какво да правите с всеки имейл. Отнасяйте се към това сканиране като към времето за подреждане на входящата ви поща, подобно на това, че бихте подредили списъка си със задачи.

Най- нулево правило за управление на имейли: Ако можете да го изтриете, изтрийте го. За съобщенията, които не можете да изтриете, обикновено можете да ги категоризирате с тези пет основни етикета:

1. Днес: Маркирайте това на всеки имейл, който трябва да предприеме действие днес. Добре е, ако имейл е отбелязан Днес, както и нещо друго; въпросът е да се знае, че този имейл е подходящ за днес.
2. Да направя: Ако имейл има проект или задача, която трябва да направите днес, тогава го маркирайте с този етикет. Ключов момент: Задачата трябва да е повече от просто отговор на този имейл. Можете да опитате да свържете това с Сортирани, за да превърнете Gmail в дъска със задачи, подобна на Trello Превърнете Gmail в подобна на Trello дъска със задачи с сортиранеВ съвременната работна сила вашият имейл често се превръща във вашия списък със задачи. Е, сега можете да получите организация в стил Trello направо в Gmail с ново разширение за Chrome, Sortd. Прочетете още .
3. Отговор: Маркирайте това на всеки имейл, който се нуждае от отговор. Така че имейл може да бъде маркиран „Днес + To-Do + Отговор“, което показва, че съдържа задача, която не е по имейл, и трябва да бъде отговорена до края на деня.
4. Чакам за: Маркирайте това на всеки имейл, където е важно за вас, но трябва да изчакате друг човек да предприеме действие. Взех този трик от основателя на ActiveInbox Съветите на Анди Мичъл за управление на претоварването на имейли Как да се справим с претоварването на входящата поща и списъците със задачи в имейлитеИмейлът не е само комуникация, но и до голяма степен диктува вашия списък със задачи. Нека да поговорим за най-добрите съвети за свързване на входящата поща към нашата продуктивност с Анди Мичъл - основателят на ActiveInbox. Прочетете още .
5. Свършен: Най-важният етикет. Всеки имейл, където вашият вход вече не е необходим, маркирайте го като Готово. Не съм фен на изтриването на имейли, тъй като предпочитам да имам тази хартиена пътека; и дори ако архивирате имейл, отговорът на изпращача ще го върне във входящата ви поща. Имате нужда от това „Готово!“ етикет - особено ако сте почитател на метода на производителност на Done List.

Етикетите са страхотни като плацебо!

Всеки път, когато получих ново известие по имейл, първият ми инстинкт беше да отворя, чета, отговарям или изтривам. Беше разрушително за моя работен процес. Но това без надзор уведомяване би ме притеснило, така че в крайна сметка прекъснах каквото и да правя, за да го адресирам.

Сега просто прилагам етикет и се връщам на работа. Ще се свържа с имейла по-късно, след като приключи текущата ми работа. Прилагането на етикет ми доставя психическото удовлетворение от взаимодействието или адресирането на имейла, без да изразходвам времето, което бих имал иначе.

Етикетите са фантастично плацебо за тези, които натрапчиво трябва да направят нещо относно входящите имейли.

Етикетите трябва да са лесни за достъп, прилагане и идентифициране

Gmail има много инструменти, за да направи етикетите възможно най-лесни за използване. Прекарайте малко време за персонализиране на външния вид на етикетите, това ще засили използването ви.

Отидете на Икона на зъбно колело> Настройки> Етикети за да видите всичките си етикети и да ги управлявате. Тук също препоръчвам скриване на повечето от другите елементи, които виждате в лявата странична лента Gmail надгражда етикети с помощта на две разширения за лаборатории [Новини] Прочетете още като изпратена поща, чернови, важни, категории, кръгове и други. Ако етикетите ви се появят първо, става по-лесно да ги забележите и плъзнете и пуснете върху имейли.

Също, color-code вашите етикети. Щракнете върху миниатюрното падащо меню в който и да е етикет в страничната лента, за да изберете цветове. Простите цветове, приложени към основните ви етикети, ще ви помогнат да ги идентифицирате лесно. Използвам зелен етикет за „СЪОБРАЖЕНО!“ - удовлетворяващо е да разгледаме и да знам, че не е нужно да се занимавам с този имейл повече. По същия начин маркирам „ДНЕС!“ етикет с яркочервено, така че винаги да привлича вниманието ми.

Без разширения, без излишъци

Красотата на етикетите е, че е вградена в Gmail. Не ви трябват разширения за дъвчене на RAM, които можете да използвате в Chrome, но не и в мобилното приложение за Gmail. Той работи перфектно всеки път, когато отворите входящата си поща. Най-добрите системи за производителност са тези, които ви се измъкват и това са етикетите.

Ако имате трик да използвате етикетите по-ефективно в Gmail, ще се радваме да чуем! Пуснете предложенията си в коментарите или задайте всички въпроси, които имате.

Кредити за изображения: Кайро