20 начина на човешки виртуален асистент могат да ви спестят време

реклама

Има два вида виртуални асистенти (VA), които да улеснят живота по този начин Използвах три виртуални асистентски фирми и този един спечеленНаемането на виртуален асистент е интелигентно управление на времето. Тествахме три виртуални асистентски услуги и открихме плюсовете и минусите за всяка. Всеки тест разкрива съветите и триковете за избор на идеалния личен асистент. Прочетете още : цифров и човешки.

Дигиталните асистенти са тези като Siri, Cortana, Alexa и Google Assistant. Те са софтуерни програми, които могат да интерпретират и изпълняват основни заявки. Ние говорим за неща като намиране на препоръки за ресторант и ваканция, резервиране на Uber, настройка на напомняния и контрол на вашия умен дом. Доста проста, но все пак доста полезна.

Но какво ще кажете за онези задачи, които мразите да вършите, не можете или просто нямате време да вършите, които са твърде сложни за цифров VA? Отговор: наемете a човек виртуален асистент.

Това са хора (така че не забравяйте да се отнасяте с тях като такива), които можете да наемете от сайтове като

UpWork или Хора на час. Чрез възлагане на правилните задачи на тези човешки VA, можете да станете супер продуктивни, като изискате повече време концентрирайте се върху важна работа Защо самодисциплината е най-добрият хак за производителност, от който се нуждаетеКаква е тайната да се свърши задълбочена работа? Мотивация ли е или е дисциплина? Ако не можете да се съсредоточите и завършите работата си, ето няколко съвета за навици, които ще ви помогнат да постигнете повече. Прочетете още или просто да се отпуснете.

Не сте сигурни какво бихте могли да възложите на тези човешки VA? Ето няколко идеи.

1. Направете резервации и срещи

Ако има ресторант, който искате да изпробвате, помолете Вашия VA да „резервирате маса за 4 души в [ресторант] за около 20:00 този петък. " След това те ще намерят телефонния номер, ще се обадят, ще ви уведомят за точните подробности и ще добавят резервацията до a споделен календар Как да споделяте Google Календар с никогоПоказваме ви три възможности за споделяне на вашия Google Календар. Използвайки iCal, дори потребителите на Apple Calendar и Outlook могат да преглеждат вашия график. Също така обясняваме как да оттеглите достъп до вашия Google Календар. Прочетете още .

Ако имат достъп до вашите контакти, те могат дори да уведомят всички останали да се появят. Същото важи и за всички други резервации и срещи, които искате да направите.

2. Онлайн покупки

Когато намерите VA, можете да се доверите, ако им присвоите малка надбавка или да им предоставите достъп до кредитна карта на компанията (с малък лимит) означава, че могат да правят онлайн покупки от ваше име. Вижте нещо, което искате? Изпратете им връзка или снимка и те могат да се справят с настройката на акаунти и въвеждането на данни за плащане, така че не е нужно.

3. Намерете (и купете) перфектния подарък

Ако имате списък с хора, за които обичате да купувате подаръци (съпруг / съпруга, родители, най-добър приятел), създайте кратък профил на всеки човек, включително техните интереси, и Вашият VA изтърка мрежата за подаръци, които ще бъдат любов. След това те могат рутинно да добавят към тези идеи в споделен документ в Google Drive или Evernote, така че винаги имате на разположение списък с страхотни идеи за подаръци.

4. Планирайте ваканция

Когато наближава време за ваканция, помолете Вашия VA да създаде кратък документ от страхотни идеи за ваканция въз основа на вашия бюджет и предпочитания. Съставено правилно, ще можете да го преглеждате минути а не да прекарвате часове в проучване сами.

Те ще трябва проучване на възможни полети 5 Пътнически тайни за намиране на най-добрите и най-евтините полетиЕдинственото по-добро от пътуването е пътуването с фантастична сделка. Спестете пари и си направете страхотно пътуване с помощта на тези приложения за планиране на пътувания. Прочетете още , настаняване, дейности, атракции, прогнози за времето и т.н. така че можете да вземете най-доброто решение.

5. счетоводство

Изпращането на вашите VA снимки на касови бележки, които се нуждаят от въвеждане в електронна таблица или редовно изпращане по имейл на списък на разходите ви, е невероятно прост начин за водене на счетоводство. Това ви позволява да делегирате подробностите на счетоводството, вместо да оставяте всички тези разходи на натрупват се и ви стресират 10 начина да се изкопаете от изоставането на задачитеЧувството да се удавиш в списък с никога не завършващи задачи е страх, общ за всички нас. Лечението е достъпно. Ето десет начина да се върнете обратно. Прочетете още .

6. Намерете интересни събития

Много е лесно да разберете за интересни събития след факта. За да спрете това да се случи, позволете на VA да състави списък с всички най-добри места в близост, внимавайте Събития във Facebook Никога не пропускайте събитие: Facebook ви позволява да се абонирате за местни събитияИскате ли Facebook да ви уведоми, когато във вашия район се случват големи събития? Те ще. Прочетете още и редовно ви изпращат списък със събития, които може да се интересувате от участие.

7. Справяне с поддръжка на клиенти

Когато по някаква причина трябва да се свържете с поддръжката на клиенти или техническата поддръжка, можете да загубите един тон време, задържано в задържане. За да гарантирате, че няма да загубите този път, уверете се, че вашият VA се свързва с обслужването на клиентите от ваше име.

8. Управление на вашите данни и файлове

Всеки от нас има толкова много файлове, папки, данни, контакти и снимки, че това е почти работа на пълен работен ден, като поддържа всичко организирано. Така че, намерете система, която работи, обяснете я на VA, и им дайте необходимите разрешения, за да направят това вместо вас. На всеки няколко седмици те биха могли да преместват новите ви файлове в правилните папки в Dropbox и Google Drive. Преименувайте и организирайте новите си снимки. Маркирайте бележките си Evernote Най-добрият начин да организирате Evernote: Използвайте маркериВашата Evernote е огромна бъркотия? Показваме ви обикновен ощипвам, който ще ви помогне да организирате бележките си, както никога досега. Прочетете още . Подредете списъците си с контакти. По този начин ще винаги бъдете в състояние да намерите това, което ви трябва.

9. Онлайн изследвания

Ако трябва да намерите най-доброто приложение за определена задача, доставчик на комунални услуги с най-ниска цена или продукт с най-висок рейтинг за определена употреба, накарайте VA да направи тежкото повдигане вместо вас. Същото важи и за това, ако трябва да направите някои основни изследвания, за да разрешите проблем на работното място. Добрият VA ще има превъзходни умения за онлайн проучване, така че можете да имате увереността, че събират правилната информация за вас.

10. Филтрирайте своите имейли

В миналото ние сме разгледали множество начини да излекувате вашите входяща тревожност Как да овладеем тревожността на входящата поща в GmailТолкова имейли, толкова малко време. Чувствате ли се по този начин, когато става въпрос за управление на вашата пощенска кутия в Gmail? Показваме ви прости настройки и полезни инструменти за организиране и скритост на входящата поща в Gmail. Прочетете още и прекарват по-малко време на имейл. Но ако все още се мъчите, помислете за възлагане на имейл на VA. Как тренирате вашият VA да филтрира имейли ще бъде лично за вас. Те могат да архивират съобщения, които не са ви необходими. Преместете тези, които се нуждаят от отговор, в папка „Отговор“. Отпишете се от списъци с нежелани имейли. Те дори биха могли да отговорят на някои съобщения от ваше име.

11. Създайте презентации

Подготовка на презентация за работа? Какво ще кажете просто да споделите с Вашия VA цялата информация, която трябва да бъде включена, и да ги оставите да съберат цялото нещо заедно и да Ви изпратят готовия документ?

12. Въвеждане на данни

Въвеждането на данни може да е един от най-отнемащите време, но най-малко продуктивни начини да прекарате времето си. Ако някоя от седмиците ви е изразходвана за въвеждане на данни, прекарайте я на VA колкото е възможно по-скоро, за да можете да използвате това време за по-добро използване.

13. Потвърдете резервациите си

Ден или повече преди среща или резервация, оставете VA да провери дали всичко е резервирано правилно. Това е полезно за медицински срещи и особено за хотелски и ресторантьорски резервации, при които провеждането на обаждане на асистент от ваше име може лесно да ви надгради.

14. коректор

Независимо дали пишете имейли, публикации в блогове, доклади, статии или нещо друго, грешките със сигурност ще се промъкнат през пукнатините. За нещо важно изпратете думите си в VA, за да проверите (ако езиковите им умения са нули). Те ще проверят граматиката и структурата на писмеността ви и дори могат да добавят форматиране на вашите документи, за да изглеждат като кораб.

15. Вашето собствено лично напомняне

Със споделен календар, VA може, разбира се, да ви помогне да управлявате графика си, така че винаги да знаете къде трябва да бъдете във всяка точка от деня. Но можете също така да бъдат вашето лично напомняне, да ви изпраща съобщения или дори да ви се обажда, за да се погрижите за паметта си за срещи, рождени дни, срещи, конференции, тренировки. Каквото искаш.

16. Въвеждане на бележки

Ако имате куп ръкописни бележки, които лежат наоколо, или страници, натоварени с акценти, направете снимки на тях и ги изпратете по имейл на VA, за да въведете за вас. Наличието на цифрово копие на тези бележки ги прави не само по-сигурни, но и изцяло търсещи.

17. Създайте план за хранене

Ако искате да изпробвате нов вид диета (т.е. с ниско съдържание на протеини, вегетарианска, нисковъглехидрати, високо съдържание на хранителни вещества, подходяща за диетата на Аткинс и др.), Уведомете вашите VA да знаят изискванията и да ги имате съставете план за хранене Как да изградим перфектни ястия с калкулатора и Excel на IIFYMЛесно можете да проектирате ястия, които отговарят на вашите цели за прием на хранителни вещества. Постигнете вашите фитнес цели, като използвате безплатния калкулатор IIFYM и електронната таблица на Excel за здравословно хранене всеки ден. Прочетете още и списък с хранителни стоки, за да направите след диетата ветрец.

18. Наблюдавайте, обобщавайте и клипвайте новините

При условие, че вашият VA има добра представа за това, което ви интересува, имайте ги следете новините в индустрията Тези нови функции на Feedly улесняват усвояването на вашите RSS емисииПоследната актуализация на Feedly дойде с три нови функции: дъски, бележки и акценти. Ето как могат да ви помогнат да бъдете по-продуктивни и организирани с вашите RSS емисии. Прочетете още и да ви предупреждавам за всичко важно, което вие трябва за да знаете за да останете пред играта.

Те биха могли или да ви изпратят линк към оригинална статия, или, за да спестят още повече време, да ги накарат да обобщят новините и всички свързани с тях данни, така че можете да разберете историята в част от времето.

19. Намерете обещаващи възможности за работа

Всеки месец вашият VA може да ви изпраща малък списък с възможности за работа, които може да ви се сторят интересни. Ако вече сте наети, но се надявате на промяна, това е прекалено лесна задача, за да се промъкнете. Делегирайте го на VA, за да сте сигурни, че се случва!

20. Ощипайте автобиографията си

Ако кандидатствате за куп работни места, оставете VA ощипвам автобиографията си 10 неща, които НЕ трябва да облечете с автобиографията сиВашето резюме е първият поглед върху вас, който потенциалният работодател вижда. Направете първото си впечатление перфектно. Ето какво да не сложите на автобиографията си и защо. Прочетете още (и мотивационно писмо), така че те са персонализирани към всяка роля, за която кандидатствате.

Това ще изисква проучване на компанията, за която се надявате да работите, и включване на конкретни думи, споменати в длъжностното описание.

Изстискайте повече часове от всеки ден

Има много начини, по които можете изцеждайте повече време от всеки ден Изцедете допълнителен час от всеки ден с тези 10 бързи съветаНяколко прости навици могат да ни помогнат да изхвърлим някои неефективни начини и да увеличим своя запас от време, правейки важните неща. Тези идеи могат да ви получат един допълнително продуктивен час всеки ден. Прочетете още , но наемането на VA е най-добрият вариант.

Разбира се, това ще струва пари, а що се отнася до асистенти, вие сте склонни да получите това, което плащате. По същество това наистина се свежда до, колко струва времето ви?

Изкушавате се да наемете свой собствен виртуален асистент? Вижте нашата статия на как (и защо) да възложите ежедневните си задачи Как да станете суперпродуктивни, като възлагате ежедневните си задачиВземете повече за един ден. Като научите какво можете да възложите, както и няколко съвета от „най-добри практики“ за делегиране на ежедневни задължения, вие също можете да станете супер продуктивни. Прочетете още , за по-задълбочен поглед върху това, което е необходимо.

Като се има предвид този списък, бихте ли се изкушили да наемете човешки виртуален асистент, който да ви помогне да се справяте повече всеки ден?

Кредит за изображение: alphaspirit /Depositphotos