Избягвайте убийството чрез PowerPoint: Как да направите вашите презентации задължителни и запомнящи се

реклама

Правили ли сте някога презентация на PowerPoint? Разбира се, че имате. Ако казахте „не“, бих ви нарекъл лъжец. Добре, това може да е крайно. Но повечето от нас имат, нали? Бих казал така. И така, какво е мнението ми? Моето мнение е, че тук повечето от нас са създали PowerPoint и са направили презентация (или в даден момент) и все пак това вероятно е едно от най-лошо направените неща на компютъра.

Презентациите, които видях направени в колеж, и от студенти и инструкторите, най-малкото, бяха неудобни. От нелепо дълги слайдове от инструктори до студенти, които изглеждаха така, сякаш не знаеха как Прочети (което не би трябвало да правят на първо място). Лошите PowerPoint презентации е епидемия в образованието, която след това продължава на работното място. Разбира се, не става въпрос само за PowerPoint, но и за презентатора и за това колко добре говорят и предават информацията. И аз ще засегна и това.

Започнете с контур

Точно както при писането на доклад е полезно да се посочат конкретни точки. Обикновено това е само за да свалите мислите си. В PowerPoint обаче е приятно за вашата публика да види през какво ще премине презентацията, през която ще седне. Свързва ги малко повече и ги държи да се интересуват, особено ако в времевата линия имаше нещо, което ги заинтригува. Очертанието е просто и се състои само от точните неща, които възнамерявате да покриете. Понякога е добре да се направи малко по-подробно и да се разшири контура, за да се даде повече информация за подтемите, които ще бъдат обхванати. Това обаче зависи от задълбочеността на вашата презентация и изискванията на конкретното съдържание, което покривате. По-долу е даден пример на контур в презентация, която направих по отношение на компютърната сигурност.

Бъдете съобразени с темата и оформлението

Има няколко аспекта за свеждане до минимум на отвличане на вниманието и съобразяване с вашата тема и оформление в PowerPoint със сигурност е основен играч в това. Не искате да създавате мисли, които биха променили фокуса на аудиторията върху съдържанието ви и това, което казвате. Можете да направите това, като не само поддържате темата последователна (това е доста ясно), но и оформлението. Например, ако една тема заема два слайда, не забравяйте да маркирате втория слайд и добавете „(Продължение)“ в края на заглавието. Това бързо ще покаже на аудиторията, че сте на една и съща тема, въпреки превключването на слайдовете и ще запази фокуса върху темата, вместо да се чуди за какво може да е този слайд.

Забравете клип арт, луди звуци и фантастични преходи

Говорейки за разсейване, това е друг голям играч. Някои визуализации могат да бъдат добри. Въпреки това, нерелевантните визуализации или звуци (всъщност просто всякакви звуци) и луди преходи не само са много отвличащи вниманието на аудиторията, но също така ви дават PowerPoint по-малко професионален. Бих препоръчал да стоите далеч от повечето от тях, като това зелено-жълто, пухкаво нещо по-долу.

В колежа имах инструктор, който обичал всички тези неща. Чувствам, че е трябвало да преподава / да преподава Детска градина, ако това ви дава представа каква е тя (и нейните презентации).

Не четете PowerPoint. Месечен цикъл.

Наистина ли? Все още четете PowerPoints? Наистина се надявам да не го направиш И да не ви обиждам, ако го направите, но трябва да спрете - за доброто на човечеството. Добре, сега, след като се усмихвам на вашето достойнство, позволете ми да ви попитам това: слушали ли сте някой да чете нещо? Ако са наистина ли добър в това, както изискват някои професии, едва ли можеш да кажеш. Но ако са средни като повечето от нас, това звучи монотонно и нежно. Не искате другите да мислят това за вас, нали? Това се връща към защо ти даваш презентацията на първо място. Давате ли го, защото вие имам да се? Защото ви харесва темата? Или защото искате публиката да усвои възможно най-много знания и съдържание, за да направи положителни промени? Може би са няколко, но да се надяваме, че последният е един от тях, защото, ако не, е малко вероятно да предадете съдържанието, което сте работили толкова усилено, за да проучите и сглобите по начин, който вашата аудитория би се наслаждавайте се на ученето и прилагането.

И накрая, няма причина да четете това, което публиката ви ясно вижда. Вашата цел като презентатор е да се разширите извън самата PowerPoint. PowerPoint е просто ръководство и обширно очертание за аудиторията, което ще следва през цялата ви презентация.

Доставката на съдържанието е също толкова важна, колкото и самото съдържание. Ето едно решение, което намерих за този проблем, което ми работи чудесно. След като създадете своя PowerPoint, преминете през него и създайте скрипт. Сценарият може да се състои от всичко, което искате, от контур или резюме на вашата презентация до пълна имитация на това, което възнамерявате да кажете. В целия скрипт включете къде ще се случват преходите на слайдовете, така че няма да забравите да промените слайдовете, докато представяте презентацията си. Добре е да погледнете надолу, за да четете, но вече трябва да имате някакво разбиране за това, което вече ще кажете.

Стигнете до Точка И убийството на Сагата

Това е другата страна да не четете това, което ще кажете. Трудно е да се осигури смислена презентация, когато всичко, което правите, е прочетено точка след точка (за това е скриптът). Но не поставяйте този скрипт в самите слайдове. Това може да ви звучи като здрав разум, но аз имах инструктор, чиито слайдове бяха толкова пълни пълни, беше нужно дълго време, за да се получат основните точки и важна информация от тях. Доста разочароващо, когато се опитваш да учиш. Но не става въпрос само за изучаване - какво ще кажете на работно място, когато PowerPoint трябва да бъде ресурс за другите? Те не искат да отделят време, за да прегледат вашите романови слайдове. И така, както гласи заглавието, стигнете до точката - нарича се СилаТочка по причина, а не „PowerSaga.“

Използвайте медии, но качествени медии

По-рано говорих за това, че не използвам луди изображения, като Clip Art или други разсейващи медии. Това не означава, че изобщо не можете да го използвате. Снимки, видеоклипове, дори аудио клипове имат своето място когато е уместно. Ключова дума там. Не разполагайте с произволна снимка, само за да запълните място. Вместо това намерете нещо, свързано с това, за което говорите. Плюс е, ако добави качество към това, което вече казвате, но ако е само да направите слайда малко по-малко от стерилен вид, това също е добре. Просто бъдете сигурни, че е от значение за това, което покривате и няма да отнемете фокуса на публиката.

Използвайте ресурсите, достъпни за вас

Може би е имало моменти, когато сте имали идея за нещо, което сте искали да направите, но не сте имали ноу-хау да го внедрите във вашата PowerPoint. Не забравяйте просто да търсите в интернет. Разбира се, на уебсайта на Microsoft има много съвети и информация и това е чудесен ресурс за неща като тази. Но дори и бързо търсене в предпочитаната от вас търсачка ще даде фантастични резултати, защото вероятно е имало някой друг, който да се е чудил на същото и да намери решение.

Всичко зависи от вас, водещият

Привличането на вниманието на аудиторията от първа стъпка е от решаващо значение за успеха на вашата презентация и влиянието, което то ще окаже върху тях. Започнете с завладяваща линия, интригуваща статистика или въпрос, който да предизвика любопитството им. След като го имате, трябва да го поддържате. Това правите, като следвате предишните съвети, споменати тук и още едно нещо: вибрацията, която издавате. Нервен ли си? Или си спокойна и себе си? Трябва да сте последният, какъвто и да е той. Не се притеснявайте, ако смятате, че личността ви е неадекватна за съдържанието, което представяте - не се опитвайте да го променяте. Вместо това се доверете на инстинктите си и бъдете себе си. Например, ако ви е смешно, хвърлете тук и там свой собствен хумор. Или ако сте по-сериозни, направете това вместо това. Ключът е да предадете увереност в себе си, работата си и съдържанието, което представяте.

Практика. Практика. Практика. (И не го поставяйте)

И така, как можете да бъдете уверени в тези неща? Просто - практика. Трябва да имате запаметена цялата ви презентация (не вашата PowerPoint). Това ще подобри потока от информация, ще представи увереност, ще предотврати сухите презентации (монотонни) и четенето на слайдовете и ще привлече вниманието на публиката по-добре. Премахването на това само ще увеличи негативите и ще намали позитивните резултати. Така че не отлагайте и не оставайте пред играта.

Doh! Току-що запазихте PowerPoint само на едно място - единственото флаш устройство, което сте имали. А по пътя към сградата я пуснахте в кална локва. Дано все пак работи - вашата работа / оценка и други хора разчитат на вас. Ако това никога не ви се е случвало, всички знаем за някой, на когото се е случило. Здрав разум е да направите резервно копие, така че го направете! Това е безплатно (най-вече) и всъщност няма причина да не го правите, с изключение на собствения си мързел - което е просто жалко, че му позволявате да ви пречи. Знаеш, че ще съжаляваш за онези пъти, когато не си направил резервно копие, ако нещо подобно ти се е случило, така че защо да не предотвратиш целия този стрес и просто да направиш нещата още от самото начало.

Има няколко начина за това. Първо, има няколко места на един и същи файл в различни източници. Така че, ако имате файла на вашия компютър, го има и на флаш устройство. Ако възнамерявате да поставите само флаш устройство, за да включите в друг компютър, за да изнесете презентацията, опитайте да използвате облачна услуга Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Кое съхранение в облак е най-доброто за вас?Променихте ли начина, по който мислите за облачното съхранение? Популярните опции на Dropbox, Google Drive и OneDrive са се присъединили и от други. Ние ви помагаме да отговорите коя услуга за съхранение в облак трябва да използвате. Прочетете още като Dropbox, SugarSync, SkyDrive или Google Drive. Има и множество други услуги, но това са моят предпочитан избор, SugarSync ми е личен фаворит SugarSync: Най-добре закръглената услуга за архивиране и синхронизиране на безплатни файловеАрхивирането на файлове не е нов разговор или тема по никакъв начин. Ако търсите в Google „архивиране на файлове“, вероятно ще бъдете затрупани от услуги и статии по темата. Това е огромна ... Прочетете още . Друг вариант е да имате както преносим твърд диск, така и флаш устройство (или две от същия тип устройство), по този начин, ако не сте сигурни в надеждността на интернет връзка, все още имате архивиране. Не съм придирчив как резервно копие, толкова дълго, колкото и вие правя и е надежден.

В допълнение, запишете докато пишете вашия скрипт за PowerPoint и презентация. Имете файловете от самото начало и след това просто използвайте „Ctrl + S“, докато пишете. Не мога да преброя колко пъти съм направил това само в тази статия. Дори и да мислите да спестите среденценз - просто го направете. Това отнема само секунда и спестява часа на безсилие

заключение

За да обобщите, не забравяйте, че има много неща, които можете да направите, за да направите PowerPoint по-приятен за четене и просто да разберете. Това каза, че останалите 50% от теглото се определят от това колко добре представяте материала. И двамата трябва да бъдат в унисон, за да уловят и задържат вниманието на публиката, за да се уверят, че те напълно разбират съдържанието, за което сте работили толкова усилено, за да подготвите. Но това не спира. Трябва да фокусирате съдържанието към нуждите и интересите на аудиторията. Ако това не е техният особен интерес, можете да го компенсирате чрез областите на представяне на самото съдържание, като използвате аналогии, за да го свържете с тях възможно най-много и вашата собствена личност. Тези неща, съчетани с увереността, която сте спечелили чрез многократно изучаване на скрипта си за презентация, ще гарантират, че вашата аудитория ще остане заинтригувана. И накрая, не забравяйте за архивирането. Може да изглежда като караница, но само не забравяйте, че е много повече от едно, когато трябва да пресъздадете всичко, което сте загубили.

За още полезни съвети, разгледайте 10 съвета за PowerPoint за подготовка на професионална презентация 10 съвета за PowerPoint за подготовка на професионална презентацияИзползвайте тези съвети на Microsoft PowerPoint, за да избегнете често срещани грешки, да ангажирате аудиторията си и да създадете професионална презентация. Прочетете още от Тина и 10-20-30 Правилото на PowerPoint от Гай Кавасаки.

Кредит за изображение: Ръчна прекъсване през бяло чрез Shutterstock | Жълта играчка чрез Shutterstock | Симпатичен комикс с копчета FerretConcentration чрез Shutterstock | Илюстрация на бизнесмен чрез Shutterstock