Как да отговорите на всички имейли по правилния начин: Inline

реклама

През 1971 г. първият имейл е изпратен от един компютър на друг. Сега, 269 ​​милиарда имейли се изпращат всеки ден.

Невъзможно е да си представим колко от тези имейли са ненужни. Колко служат само за причиняване на повече объркване. За да изгорят още повече внимание и търпение на своите получатели.

Но едно е сигурно: ако са започнали повече хора ефективно отговаряне на имейли 5 инструмента за писане на по-добри имейли, които хората ще четат и на които ще отговарятПисането не е чашата на всеки. Но не е нужно да сте страхотен писател, за да изпратите страхотен имейл. Всичко, от което се нуждаете, са няколко инструмента, за да осигурите качествени съобщения. Прочетете още , всички щяхме да се привържем към нашите пощенски кутии малко по-малко и нашите имейл тревожност Как да овладеем тревожността на входящата поща в GmailТолкова имейли, толкова малко време. Чувствате ли се по този начин, когато става въпрос за управление на вашата пощенска кутия в Gmail? Показваме ви прости настройки и полезни инструменти за организиране и скритост на входящата поща в Gmail. Прочетете още

би било малко по-малко изтощително.

Най-очевидното решение тук не е само „инклинен отговор“, а инклинен отговор правилно. Инклинирането на отговор е мястото, където отговаряте в основната част на имейла, а не пишете собствения си имейл от нулата.

Реагирането в реално време е нещо, което повечето от нас вече правят от време на време. Но би трябвало да отговаряме на линия далече по-често. И ние трябва да го правим с няколко правила предвид, за да поддържаме тези сложни имейл теми организирани и лесни за следване.

Отговаряме на имейл грешно

Обратното на вградения отговор е това, което често се нарича „топ публикуване“. Тук натискате отговор на имейл и просто започвате да пишете в горната част на текстовото поле. Ето как е съставена по-голямата част от имейлите днес. Но освен ако не се занимавате с изключително прости имейл разговори, публикуването в горната част може да доведе до всякакви проблеми.

Първо, когато публикувате отгоре, връщането обратно към оригиналния имейл се превръща в огромна караница, която включва претърсване на имейл след имейл, за да намерите това, което търсите. След това трябва да превъртите обратно надолу до имейла, който съставяте, за да перифразирате това, което току-що намерихте, извън контекста и често липсващите забележителни точки.

Понякога един получател може да отговори на вашия имейл в изцяло нова тема за имейл, което означава, че вашият разговор се случва в две или повече отделни нишки.

чрез GIPHY

Ако сте в групов разговор, нещата стават още по-несигурни. Проследяване на това кой отговаря на какво, кога и какви са отговорите тези отговори става почти невъзможен подвиг.

Репликирането с вграждане е решението

Вместо да публикувате отгоре, тогава трябва да отговаряме в редица - тоест, в тялото на оригиналното имейл съобщение. В Outlook и Apple Mail можете да видите оригиналното съобщение веднага след като натиснете отговор. В Gmail просто натиснете трите точки в долната част на екрана за композиране, за да покажете разговора.

Бакшиш: За да премахнете вертикалния ред „цитат“ от отговора си в Gmail, маркирайте целия имейл, след което щракнете върху тире по-малко бутон.

Вграденият отговор решава проблема с необходимостта от превъртане през маси от съобщения, тъй като оригиналният имейл е включен и може да се търси в най-новото съобщение, което получавате в този разговор. Това означава, че всичко се поддържа в контекст.

Плюс това не е нужно да губите време за обобщаване на отговорите на други хора или копиране на фрагменти от имейли, само за да има вашите собствени отговори. С вградени отговори, има всичко, за което всеки може да се обърне по всяко време.

И за теми, включващи множество хора, като се разбере кой какво е казал и в отговор на кого е лесно (ако се прави правилно).

Inline отговаря правилно

Когато повечето хора отговарят на линия, те просто пишат отговорите си заедно с текста, на който искат да отговорят, и правят това удебелено или червено.

Това далеч не е идеално. Щом някой отвори имейл с обикновен текст, той не може да види това форматиране. И щом има повече от няколко души в нишка, нещата могат да се объркат бързо.

И така, ето едно бързо ръководство за правилно в отговор, че това е мащабируемо и ще сведе объркването до минимум.

1. Не разчитайте на форматирането

Както бе споменато, в някои случаи получателят може да не може да види форматирането, което включвате в имейл (например, те могат да предпочитат обикновен текст). Ако някой е сляп за цветове, може да им е трудно да следят нишки, съдържащи множество цветове.

Във всеки случай използвайте форматиране, за да улесните намирането на отговори при сканиране на имейл. Но не разчитайте единствено върху него.

2. Предговор отговори с вашето име

Вместо да разчитате на форматиране, влезте в навика да подготвяте всичките си отговори с вашето име и, ако трябва да сте особено организирани, датата. Помолете всички получатели да направят същото.

Понастоящем в Gmail нямате друг избор, освен да въведете името си ръчно. Същото важи и за непрестанно приложение Apple Apple.

Ако използвате Outlook обаче, има функция за автоматично предговаряне на вашите отговори с вашето име. За да направите това, отидете на Файл> Опции> Поща. След това отидете на Отговори и препращане, проверете Предговор коментари с и въведете името си в текстовото поле. Когато отговорите в текста на имейл, вашето име ще се появи в скоби автоматично.

Mailbird също има тази опция по подразбиране.

3. Използвайте линейни прекъсвания, моля

Винаги, когато оставяте вграден отговор, това трябва да е на нов ред, а не да се вмъква средно изречение или в края на абзац.

Това прави много по-лесно другите хора да отговарят на вашите коментари и прави сканирането на разговора, случващ се около всяка точка, много по-опростено.

4. Отговори на много нива

Когато в един имейл се адресират множество точки, ще имате множество теми в едно съобщение.

За да поддържате тези организирани, трябва да отстъпите резбовани отговори, така че е очевидно кои коментари са свързани с всяка точка. Аз лично намирам да използвам ъглови скоби (>) най-интуитивните знаци тук, тъй като точките на куршума може да не се показват в имейли с обикновен текст.

Това ще ви спести много усилия, опитвайки се да разберете коя част от разговора трябва да обърнете внимание.

5. Последен курорт: Използвайте по-добро средство

Никой не се преструва, че репликите в реалност са идеалното решение тук. Но ако нямате друг избор освен да използвате имейл, отделете време да пишете имейли, които са ефикасни и ефективни Как да напиша перфектния професионален имейл (подкрепен с данни)Имейлът остава основната форма на комуникация в бизнеса. За да успеете в тази среда, трябва да научите как да съставяте ефективни професионални имейли. Показваме ви 9 прости трика, за които е доказано, че действат. Прочетете още . Въз основа на горните причини, репликирането в реално време е най-добрият начин да поддържате напредъка на проектите. Той също така помага на всеки да бъде в крак с многобройните разговори в нишките на електронната поща, без да е необходимо да губите време за разглеждане на дълги списъци на минали имейли.

Ако откриете, че дори вградените отговори стават прекалено сложни или ако вашите колеги не могат да влязат в навика да отговарят правилно, обаче, може да е време да потърсите друг инструмент.

Комуникационни инструменти като застой, скимтя, и тайни преговори улесняват сложните комуникации в екип. Вместо да продължите да се борите с имейла, може би е време да изпробвате някое от тях.

Разпространете Словото

Когато приемете тези прости правила за вграден отговор, много получатели ще оценят колко ефикасно това поведение по имейл 5 инструмента, които могат да ви помогнат да пишете по-добри имейлиВсички все още се опитват да разрешат проблема с имейлите. Така че, нека да поговорим и за най-основния навик от всички - изкуството да пишете по-добри имейли. С помощта на някои готини инструменти. Прочетете още е и започнете да имитирате естествено вашия подход.

Ако те естествено не копират вашият внимателен имейл етикет, издърпайте ги върху него. Изпратете им тази статия. Опишете как искате да отговорят и обяснете, че ще спестите много неразбрани съобщения, загубено време и загуба на контекст.

Наистина няма минус.

Мислите ли, че тези правила ще ви помогнат да останете отгоре на сложните имейл теми? Има ли други съвети в отговор, които според вас биха били полезни?

Кредит за изображение: sangoiri /Depositphotos