5 критични инструмента, от които се нуждаете за по-продуктивен виртуален офис

реклама

Виртуален офис е мобилен офис, който се намира на вашия компютър или в облака. Ако работата ви не ви свързва с конкретно място, можете да настроите инструментите си за работа от всяка точка на света. За повече и повече хора работата от разстояние се превръща в реалистична и предизвикателна алтернатива на пътуването до работа в традиционен офис.

Макар че предлага невероятно количество свобода, работата на практика и вероятно на пътя също изисква голяма дисциплина и отлични организаторски умения. Работя и пътувам повече от година и по този начин мога да ви кажа нещо или две за работата от „виртуален офис“.

Комуникация по имейл

Ефективната комуникация е ключът към продуктивността. Имейлът остава основен инструмент за виртуален офис за професионална комуникация и не изглежда, че скоро ще бъде заменен. Вашият имейл клиент трябва да бъде настроен така, че да филтрира автоматично вашата поща, трябва да ви е лесно да маркирате и сортирайте имейли и трябва да имате достъп до електронната си поща онлайн, в случай че нещо се случи с вашата компютър.

За мен, Google Mail с някои персонализирани настройки и няколко активирани функции на Google Labs отговаря на всички тези изисквания. Написахме безброй статии за GMail на MakeUseOf.

Препоръчвам също да прочетете следните статии:

• • Как да превърнете Gmail в многозадачна машина (част 1) Как да превърнете Gmail в многозадачна машина (част 1) Прочетете още

• 3 неща, които Pro потребителите на Gmail са настроили в своите акаунти 3 неща, които Pro Потребителите на Gmail са задали на своите акаунти Прочетете още

Организиране и планиране

Нито един виртуален офис не е завършен без календар, който да ви напомня за срокове, събития и срещи. Благодарение на безпроблемната си интеграция с GMail, който използвам Google Календар.

Следващите статии разкриват как можете да се възползвате максимално Google Календар:

• 10 страхотни функции на Google Календар, които трябва да изпробвате 10 страхотни функции на Google Календар, които трябва да изпробвате Прочетете още
• 5 полезни скрипта с Greasemonkey за подобряване на Google Календар 5 полезни скрипта с Greasemonkey за подобряване на Google Календар Прочетете още

Ако имате нужда от повече помощ, отколкото може да ви осигури прост календар, помислете за създаването на собствена виртуална асистентска система. Отлично решение за управление на вашите сметки, подробности за пътуването и други е Pageonce. Друг чудесен инструмент за поддържане на организирането е Помнете млякото, инструмент за управление на списъци, задачи и напомняния онлайн или където искате, например в GMail.

• 8 лесни начина за управление на задачи с помнете млякото 8 лесни начина за управление на задачи с помнете млякото Прочетете още
• 5 умни начина да използвате помнете млечните списъци и етикети 5 умни начина да използвате помнете млечните списъци и етикети Прочетете още

Директна комуникация

Важно е да се свързвате с хората. Директната комуникация чрез IM, гласови, телефонни или видео разговори също помага да препредавате информация по-ефективно, отколкото чрез имейл. Така или иначе ще трябва да общувате директно с колеги или клиенти.

Skype обхваща цялата лента за директна комуникация. Можете да го използвате за незабавно съобщение, гласов или видео чат и да се обадите на телефонен номер.

Вижте следните статии за съвети и трикове за Skype :

• 5 прости начина да коригирате ниското качество на звука в Skype (или други VoIP услуги) 5 прости начина да коригирате ниското качество на звука в Skype Прочетете още
• Как да отстраните проблемите, когато Skype няма видео [Windows] Skype Video не работи? Как да тествате и да отстранявате камерата сиБезсилно е, когато Skype видео не работи. Използвайте този контролен списък за решаване на често срещаните проблеми с видеопотока на Skype. Прочетете още
• Как да използвате Skype за запис на разговори или провеждане на интервюта с HotRecorder (Windows) Как да използвате Skype за запис на разговори или провеждане на интервюта с HotRecorder (Windows) Прочетете още

Като алтернатива на Skype можете също да разгледате Гугъл разговор или ГО.

Онлайн съхранение и споделяне на файлове

Ако вашият офис е не само виртуален, но и в облака, имате нужда от надежден инструмент за съхранение на файлове онлайн. Може да ви е необходим и инструмент за обмен или съвместна работа по документи с партньорите си. Dropbox може да направи всичко това и повече.

Вижте какво ви препоръчваме да направите Dropbox:

• 2 инструмента за по-бързо и лесно разделяне на файлове на Dropbox 2 инструмента за по-бързо и лесно разделяне на файлове на DropboxЕдин от играчите в играта за споделяне на файлове е Dropbox. Тази популярна услуга за архивиране и синхронизиране на файлове позволява на потребителите си да споделят файлове лесно чрез „Публична папка“. С тази функция споделянето на файлове е ... Прочетете още
• Още 3 начина за управление на вашите Dropbox файлове, за които може да не знаете Още 3 начина за управление на вашите Dropbox файлове, за които може да не знаетеНашата любима, непрекъсната услуга за споделяне на файлове, Dropbox, щедро предоставя до 2 гига файлово пространство безплатно. За много потребители това може да е достатъчно, но сега, когато Dropbox се превръща в централния синхронизиращ облак ... Прочетете още
• Как да възстановим загубените файлове в Dropbox Как да възстановим загубените файлове в DropboxКакво се случва, ако случайно изтриете файл в Dropbox? Ще замине ли завинаги, след като промените се синхронизират? Да, файлът ще изчезне, но все още не е напълно изчезнал. Така е и ... Прочетете още
• Как да създадете директни връзки към Dropbox съдържание и автоматизиране на процеса Как да създадете директни връзки към Dropbox съдържание и автоматизиране на процесаЕдно от най-добрите приложения на Dropbox е споделянето на файлове. С вашия Dropbox акаунт можете да използвате публичната си папка, за да споделяте файлове с други хора. В тази статия ще ви покажа бързите и ... Прочетете още
• Как да шифровате вашите Dropbox данни с ENCFS [Linux] Как да шифровате вашите Dropbox данни с ENCFS [Linux]Dropbox е вероятно един от най-добрите инструменти за синхронизиране на онлайн файлове наоколо. Ако напоследък прескачате техническите новини, ще видите, че Dropbox има някои проблеми с поверителността от късно. Следователно, криптиране ... Прочетете още

железария

Накрая, нека спомена накратко хардуер, който ще ви бъде полезен. Явно имате нужда от компютър и евентуално мобилен телефон. Изборът на устройство до голяма степен ще зависи от личните предпочитания или може би ще разчитате изцяло на обществени компютри. Така или иначе, трябва да имате предвид две части хардуер за аксесоари:

• Архивиране и прехвърляне на файлове
  За данни, които не можете или не искате да съхранявате онлайн, вземете SD карта или USB флаш устройство с достатъчен капацитет за съхранение. Можете също да инсталирате мобилни приложения на тези устройства, в случай че ще разчитате на обществени компютри.
• Слушалки и / или слушалки
  Когато работите на оживено и шумно обществено място, добрите слушалки могат да бъдат от решаващо значение за вашия фокус и здрав разум. Когато понякога се налага да провеждате разговори през компютъра си, не забравяйте да получите многофункционални слушалки, които също се удвояват като слушалки.

заключение

Виртуален офис е силно индивидуална настройка на компютърен хардуер, настолен софтуер и онлайн услуги. Както в традиционен офис, виртуалните инструменти за офис, които избирате, много зависят от вашите лични изисквания и предпочитания. Можете да поддържате организацията проста и ефективна, но никога не забравяйте да защитите данните си и да архивирате религиозно.

Какви приложения и хардуер използвате във вашия виртуален офис?

Кредитни изображения: EDHAR