реклама
Когато пътувате за бизнес пътувания, вероятно знаете колко е досадно да следите разходите за пътуване, храна, хотели и развлечения. Често е необходимо да не забравяте да получавате разписки, да ги събирате и да предоставяте на вашата компания или организация отчет за разходите. Е, ExpenseCloud, нова онлайн услуга и мобилно приложение, може да спести много време.
ExpenseCloud работи много като популярната лична финансова услуга - Mint.com. Можете да използвате ExpenseCloud за импортиране на транзакции от вашите онлайн сметки за кредитни и дебитни карти, или ръчно да добавите разходи и в крайна сметка да създадете отчет за разходите за одобрение.
Въпреки че вариантите за премиално заплащане за ExpenseCloud ще бъдат най-полезни за компании с няколко акаунта, безплатният акаунт за физически лица може да бъде полезен и за учители, на свободна практика, държавни служители и други подобни, които може да нямат фирмена сметка, но трябва да следят разходите и да предоставят отчет за разходите, дори и за данъци цели.
Как работи
ExpenseCloud е мобилно приложение за крос платформа за iPhone, Blackberry и Android. След като регистрирате акаунта си, можете да започнете да използвате ExpenseCloud директно. Потребителският интерфейс на началния екран се състои от обикновена колекция от бутони за въвеждане на данни за запис на паркинг, хотелски разходи, пробег, развлечения, пътуване с въздушен транспорт, храна и други разходи.
Когато докоснете категория, можете ръчно да добавите разход, който включва полета за данни за сумата, датата и търговеца и ако разходът е Задължително или Предплатено. Ако пътувате в чужбина, можете също да посочите валутата, която сте използвали.
Тъй като ExpenseCloud е на вашия iPhone, вие правите снимки на разписки, като използвате вградената камера. Камерата на iPhone улавя документи дори по-добре от някои скенери и с малко практика са необходими по-малко от 30 секунди, за да вземете снимка на касова бележка и да я съхраните на вашия iPhone. Можете да използвате зеления бутон Добавяне от ExpenseCloud, за да активирате камерата или да добавите съществуваща снимка на разписка във вашата библиотека.
С ExpenseCloud можете, разбира се, да въвеждате данни ръчно, както бихте могли да правите, когато запазвате касови бележки и елементи, като използвате писалка и хартия. Но ExpenseCloud работи като електронна таблица, така че когато ръчно въвеждате данни, той предоставя подробен отчет, изчислявайки всички данни за вас, което го прави по-прецизен. Всичкият вход, който правите в мобилната версия на ExpenseCloud, се синхронизира с вашия онлайн акаунт и обратно.
Автоматично импортиране на разходи
ExpenseCloud работи подобно на Mint.com с това, че може да свързва личните Ви кредитни и дебитни карти и да изтегля транзакции с вашия акаунт в ExpenseCloud, което от своя страна облекчава необходимостта от ръчно въвеждане на данни, освен разбира се, когато плащате използване на пари в брой.
Автоматичният импорт е полезна икономия на време, особено ако правите много бизнес пътувания, в които трябва да управлявате и отчитате разходите си. Подобно на Mint, достъпът на ExpenseCloud до вашите кредитни сметки не позволява на вас и на всеки друг да правите промени, използвайки ExpenseCloud. Той изтегля транзакциите ви само за целите на отчитането.
Отчети за разходите
Огромната икономия на време е, когато трябва да съберете и сортирате разписки, да изчислите разходите си и да създадете отчет за разходите. ExpenseCloud върши тези задачи вместо вас. След като се върнете от пътуването си, можете дори да добавите разходи, които все още не са записани, и след това просто да създадете своя отчет, който може да бъде експортиран в PDF или изпратен по имейл директно към счетоводството.
Ако направите фото копия на разписките си, те, разбира се, ще бъдат добавени и в отчета ви.
Ценообразуване
По-големите компании вероятно ще създадат акаунти на ExpenseCloud за своите служители, но има и безплатни и евтини индивидуални опции. Безплатният план включва автоматично импортиране на разходи, функции за отчитане, използване на безплатното мобилно приложение, което се синхронизира с вашия онлайн акаунт в ExpenseCloud и се интегрира с друг софтуер за акаунт като QuickBooks.
При мобилна технология като ExpenseCloud няма малка причина да се закачате за остарелите разписки на хартия и метода за отчитане на разходите за проследяване на разходите. Кажете ни какво мислите за ExpenseCloud. Това услуга, която смятате, че може да опитате?
Бакари е писател и фотограф на свободна практика. Той е дългогодишен потребител на Mac, фен на джаз музиката и семеен човек.