Как да гарантирате, че вашият имейл подпис не прави грешното впечатление

реклама

Казването на сбогом е толкова трудно, нали? Неприятно е и понякога е неловко. Е, може да няма инструкции за тези ситуации, но поне можем да предложим някои инструкции как можете да се сбогувате в имейл, без да се чувствате неловко.

Една подпис на имейл Вие също може да се възползвате от силата на подписите по имейлПодпис ви казва нещо за личността. Точно както двама души трудно пишат еднакво, те също подписват различно. Така възникна „науката“ за графологията. Но цифровата ера и имейл ... Прочетете още е за всички намерения и цели, вашето „сбогом“. Не е дали да прегърнете някого или да му подадете ръкостискане. Не е дали да им дадете само вашето име или да им предадете вашата визитка с включена информация за връзка. Това е как правите впечатление. Или не.

В тази статия ще споделя петте най-важни уроци, които научих за няколко десетилетия, които общувам с хора в интернет. Интересно е, че дилемите, свързани с подписите на имейли, съществуват още от тези ранни имейли съобщенията се изпращаха през BitNet и FidoNet или дори MIT по CTSS пощенската система през 60-те, но аз отклонявам се.

Имейлът е с нас от много време. И така, как да го оправиш? Как да излезете, без да изглеждате като сноб, но и да предлагате достатъчно информация, така че хората да знаят кой и какви сте? Да започваме. До момента, през който сме преминали, ще имате доста добра представа какво искате да направите със собствения си имейл подпис.

Какво предполага подписване на имейл

Тези дни, в процеса на изпращане на имейли на хората, имам 3 различни „нива“ на подпис на имейл. Защо? Е, има три нива на връзки, които трябва да покрият - всичко - от кратка бележка до приятел, чак до официално бизнес имейл съобщение до компания. Три вариации е наистина всичко, от което се нуждаете, и целта на тях трябва да бъде следната:

1. Бърза усмивка - Тази версия за подпис върви по бързи имейли до приятели или колеги, на които изпращате имейли постоянно, няколко пъти на ден.

2. Усмивка и ръкостискане - Тази версия за подпис продължава към по-дълги имейли до колегите на работниците, където вашият имейл трябва да бъде само малко по-официален.

3. Фирма ръкостискане и визитка - Това е за онези времена, когато трябва да напишете официален имейл, свързан с бизнеса, и да предоставите своето заглавие и цялата си информация за контакт.

Има неписани правила за всеки от тези видове подписи по имейл. Разбийте ги и няма да е краят на света. Ако искате да направите особено добро впечатление, ще искате да вземете под внимание някои от тези съвети за всеки тип имейл, който изпращате.

Подписът за бърза усмивка

Не винаги се нуждаете от подпис на имейл. Поне не ви е необходим винаги официален. Това е точно като когато ходите с колега в коридора. Виждате ги няколко пъти на ден. Вие присъствате на същите срещи. Наистина ли трябва да ги поздравите в коридора с ръкостискане? Не; през повечето време това е бърз „Хей Фред“ и усмивка, ако изобщо има нещо. Когато бързо изпращате имейл до колега, за да ви помоли за съвет или за съвет, може дори да не се нуждаете от подпис. Ако почувствате нужда да излезете, можете да приемете моя подход, само вашето име, предварително с тире. Няма нужда от цветни цитати или сложни заглавия. Човекът знае кои сте, какви сте и всичко извън вашето име би било неудобно. Разгледайте го като основен разговор от водоохладителя, който обикновено завършвате с нещо като "добре, ще ви хвана по-късно!" и бърза вълна. Нищо повече не е необходимо.

Усмивка и ръкостискане

Другият тип подпис е нещо като хибрид между формално и неформално. Това е трудното, за да се оправи. Това може да са колеги, на които искате да изпратите имейли с полуформални бизнес заявки, но не искате те да смятат, че се натъквате на твърд. Те трябва да оценят важността на имейла, но не искате те да се чудят дали всъщност все още сте приятели. Именно тук влиза в действие много финият подпис. Те обикновено са с намален размер и почти не се забелязват в долния колонтитул на самия имейл. Един от най-добрите подходи за това е подпис, който наричам „еднолинеен“.

В тази версия цялата информация е разделена с „|“ характер. Това може да бъде толкова просто като адрес или имейл, телефонни номера, номера на клетки или каквото и да е. Трябва да е кратко, да включва само малко необходима информация и това е всичко. Дори съм виждал някои хора да правят този подпис с шрифт, който е по-слаб от останалата част от имейла - може би в сиво. Друг подход, който отбелязах, е много кратък двулинейник. По принцип име и една форма за контакт, които могат да бъдат единен телефонен номер или имейл адрес.
Очевидно това е за получателите, които вече знаят кой сте, в каква компания работите и просто им изпращате един от многото имейл кореспонденции. Той осигурява "усещането" на приятелски имейл, но ако човекът трябва да се свърже с вас и може да не запази номера ви техния Rolodex (хората все още ли използват тези ???), тогава в подножието на имейла има вашата информация за контакт, точно в рамките на достигнат.

Официално ръкостискане

Разбира се, има случаи, когато изпращате имейл до някого извън компанията или може би сте изпращане на имейл на някой в ​​компанията за нещо официално, което изисква разговора да бъде формално. Това е като да носите официално облекло, когато присъствате на церемония по награждаване на вашите колеги. Преди да разгледам какво трябва да направите в тези случаи, е по-образователно да разгледате какво да не правите първо. Да, трябва да предоставите информация за контакт, като име на компанията, уебсайт и имейл адрес, но не е необходимо да прекалявате. Наистина ли трябва да предоставите четири различни телефонни номера, включително факс машина?

Не, предоставете достатъчно информация за контакт, така че има няколко метода, с които да се свържете с вас - имейл, телефон или може би дори чрез уебсайт, но не се увличайте. Предоставянето на списък с телефонни номера ви изглежда да сте толкова мобилни, че никога не сте в офиса си и е твърде трудно да се свържете.

Друга често срещана грешка се среща като самопромоутър. Хора като този ще претоварят своите подписи по електронната поща с техните акаунти в социалните мрежи до точката, в която подписът е дълъг над 10 реда и изпълнен с предимно самостоятелен маркетинг.

Друг начин да създадете ужасно впечатление е да използвате всякакъв вид забавни цветове и шрифтове във вашия имейл адрес. Трудно е да извадиш нещо подобно, защото цветовете трябва да съвпадат, а шрифтовете трябва да изглеждат правилно. За съжаление, много хора нямат представа как правилно да съвпадат с цветовете и имейл подписът им се оказва нещо като фабрика на Willy Wonka.

Този вид подпис на клоун е непрофесионален и всеки, до когото го изпратите, ще смята, че нямате представа какво правите, независимо в какво поле се намирате. Затова избягвайте екстравагантните цветове. Не го усложнявай.

Какво можете да направите правилно

И така, как изглежда добър официален имейл подпис, ако искате да направите добро впечатление? Отидете с необходимата основна информация, поддържайте простото форматиране и стил и не прекалявайте с информация.

Ето един пример. Този включва 4 реда - име, фирма, телефонен номер и имейл адрес. Това е.

Този човек използва само обикновен текст и запазването му само на четири реда го прави по-стилен и професионален.

Със собствения си адрес отивам малко по-далеч, като поддържам подписа скромен, като използвам курсив и го избледнявам до тъмно сиво. Поддържането му е по-светло от самия текст на имейла, казва на получателя, че считате вашата собствена информация за самата съобщение. Това е едва доловим намек за смирение.

Също така заглавията трябва да се използват само когато са от значение за разговора. В повечето кореспонденции, свързани със собствения ми уебсайт, хората трябва да знаят, че съм собственик на сайта, така че заглавието е важно. Включена е само достатъчно информация за бърз контакт - имейл и телефонен номер, това е всичко.

Друг пример е подписът, който използвам за вътрешна и външна кореспонденция от MakeUseOf.

Ето, аз всъщност гофрах между това дали използвам заглавието или не. Обикновено е важно само при външни имейл комуникации и незначително в някои вътрешни комуникации. Започнах да използвам две версии - една за външна и една за вътрешна, но се изморих ръчно да превключвам между двете, че реших да се придържам към горната. С риск да се натъкнете на самоцел, той остава избледнял и вторичен. Той също така използва „|“ характер, споменат по-горе, малко пръскане на цвят, за да изпъкне името на уебсайта и реших да бъда смел и да добавя пети ред за оферта.

Очаквам с перфектният имейл подпис 6 съвета, за да извлечете повече от подписите в Gmail Прочетете още който представлява кой сте, какво правите и как да се свържете, можете да вземете някакъв опит и грешка, но след като го получите правилно, чувства се добре, знаейки, че правите най-добрия си крак напред във всяка електронна кореспонденция, която изпращате навън.

Какви са вашите съвети за по-добър подпис на имейл 5 начина да създадете множество потребителски подписи в GMail Прочетете още ? Какви неща харесвате или не харесвате в други подписи, които сте виждали? Споделете мислите си в секцията за коментари по-долу!

Кредит за изображение: Бизнес двойка чрез Shutterstock