реклама
Данте сгреши; има десет кръгове на ада, най-дълбокият от които е запазен за онези, които извършват най-гнусните грехове по имейл. Имейлът е тук, за да остане, но има някои грешници, които го влошават за останалите. Днес ще разгледам някои от най-тежките начини, по които хората могат да злоупотребяват с електронна поща и да накарат живота да е гадно за останалите от нас.
Не се притеснявайте, въпреки че сте грешник, не сте обречени на вечност на страдание. Приемете едноседмично наказание, за да поправите грешката на своите начини и да се покаете от греха си по електронната поща и всичко ще бъде простено.
Прочетете, за да разберете дали сте имейл светец 7 Нетикет насоки за писане на имейли и публикации във форумаНетикетът е къс за мрежов или интернет етикет. Той обхваща специалния набор от социални конвенции, открити в онлайн взаимодействията. Въпреки че нетикетът е много подобен на добро поведение или етикет при офлайн срещи, има ... Прочетете още или грешник.
Изпращане на имейли до твърде много хора
Имейлът е невероятно евтин за изпращане. Един човек може да прекара пет минути в писане на имейл и да го изпрати на хиляди или дори стотици хиляди получатели. В общи линии това също е изключително скъпо за получаване. Ако отнема две минути за четене или дори само 30 секунди за уволнение, броят на хората-минути, които един имейл може да изхаби, е огромен. Това представлява огромна загуба на продуктивно време. Дори да предприемете стъпки за минимизиране на въздействието, например създаване на многостепенна комуникационна система Използвайте тази тристепенна комуникационна система, за да устоите на разсейваниятаНеобходимостта от постоянен контакт е разсейваща. За да управлявате вашите взаимоотношения и време, управлявайте и начина, по който общувате със света. Създайте интелигентен тристепенен план. Прочетете още , все още трябва да се справите с това в някакъв момент.
Твърде много организации имат правила, при които всеки, всеки и куче на всички са CC на всички имейли. Не всеки трябва да получава всеки един имейл. Ако сте един от хората, които правят тези правила или просто прогонвате всички по навик, когато не е нужно, вие сте грешник по имейл.
Не се притеснявайте обаче, покаянието е просто. В продължение на седмица изпращайте имейли само на хората, които абсолютно се нуждаят от получаването им. Ако се съмнявате, не изпращайте имейла. Вероятно ще се изненадате колко малък ефект има върху това как протича всичко.
Като бонус, колкото повече имейли изпращате, толкова по-вероятно е да получите, така че ако се сблъскате със собственото си имейл претоварване, това също може да помогне.
Прекаляване с отговора на всички
Имейлът е най-добрия, когато се използва точно като писмо: един човек изпраща на друго лице едно съобщение и чака да отговори. Електронната поща също работи, когато един човек изпрати едно съобщение до множество хора (стига да го правят) всичко трябва да го получите). Дори със страхотни функции като нишкови съобщения 7 причини, поради които трябва да спрете да използвате настолни клиенти за електронна пощаПредпочитан ли е уеб базиран имейл клиент за опция за десктоп? Разгледахме различните плюсове и минуси и намерихме отговор за вас. Прочетете още , имейлът просто не е предназначен да обработва правилно множество съобщения.
Проблемът става наистина очевиден с групови имейли. Аз ги класирам малко по-високо от ядрената бомба като най-лошото технологично развитие на 20-ти век. Тема за имейл с 15 или 20 души, които отговарят, може бързо да излезе от употреба ако хората не са внимателни Не пътувайте над себе си: 5 групови поведения на имейл, които да избягватеСъздаването на добър имейл не е лесно и е изкуство, което малко хора са в състояние да усъвършенстват. Груповите имейли не са по-лесни. Тези съвети трябва да помогнат за подобряване на вашите съобщения. Прочетете още . И не забравяйте, че всяко съобщение, което се изпраща, е друго уведомление за някой някъде.
Въпреки че първото съобщение може да е от значение за всички в организацията, шансовете са, че отговорите не са. Ако шефът ви изпрати въпрос към целия персонал, направете своите колеги наистина ли трябва да видите отговора си? Прекаленото използване на бутона за отговор е един от най-големите грехове по имейл, които можете да извършите.
Отново покаянието е съвсем просто. В продължение на седмица трябва да използвате само бутона за отговор. Ако повече от един човек трябва да види отговора, ръчно ги CC. Бутонът за отговор всички е зло изкушение, на което трябва да се противопостави.
Изпращане на имейли, когато не е нужно
Понякога имейлът е най-добрият начин да достигнете до някого. Понякога не е така. За съжаление, имейлът често се разглежда като по подразбиране. Изпращането на имейли, когато не е необходимо, е друг начин да се изпратите направо в ада по имейл.
Понякога има по-добри начини да свършите нещата. Ако Тони седи от другата страна на стаята от вас, освен ако не е необходимо да създадете хартиена пътека, защо да не отидете и да говорите с него? По същия начин, ако нещо ще изисква много напред-назад, срещата лице в лице или по телефона вероятно ще бъде много по-ефективна. 30-минутен телефонен разговор може да се проведе на седмични дискусии по имейл. Просто се уверете, че сте не позволявайте на срещите ви да се превърнат във вакуум във времето Нахранени от неефективни срещи? Изпратете тези 8 правила на шефа сиАко една среща е добре организирана, няма причина тя да не може да повиши производителността, чувството за цел и морала. Ето някои правила, които трябва да спазвате за ефективни срещи. Прочетете още .
Вашето покаяние е да направите всичко възможно, за да не изпращате имейли в продължение на седмица. Ако Тони не е на бюрото си, когато отидете, оставете ръкописна бележка. Ако Боб иска да организира нещо, обадете му се и го чукнете по телефона. Вижте как промяната по подразбиране от „изпратете имейл“ на „изпратете имейл само ако няма друга опция“ влияе върху работата ви. Входящата поща за всички ще ви благодари.
Изпращане на прекалено дълги имейли
Точно както изпращането на кратък имейл на твърде много хора е грях, изпращането на наистина дълги имейли само на един човек може да бъде твърде. Ако това, което се опитвате да кажете, изисква имейл с 2000 думи, има вероятност да използвате грешен инструмент за комуникация. Колкото по-дълъг е вашият имейл, толкова повече време отнема на другия човек да прочете и повече усилия изисква да отговори. Дългите имейли наистина могат да се смучат!
„Нямах време да напиша кратък имейл, вместо това написах дълъг.“ - Маркирайте „Марки“ Твен
- Хари Гинес (@HarryGuinness) 28 април 2015 г.
Има нарастващо движение на хора, обещаващи пазете всички имейли под пет изречения. Те смятат, че ако съобщението не може да бъде предадено така за кратко, вие го правите погрешно. Ако сте виновни за това, че пишете имейли от този край на територията на Толстой, тогава вашето покаяние е да се присъедините към петте изречения за една седмица. Нито един имейл, който изпращате, колкото и необходимо да изглежда, не може да работи повече от пет - за предпочитане кратки изречения. Добър навик е да влизате и да желаете правят ви по-продуктивни 7 съвета за ефективност на електронната поща, за да получите повече имейл готово, по-бързоЖивотът се върти около комуникацията и буквално нищо не се осъществява без нея. Имейлът е комуникационен инструмент, чиято цел е да улесни живота ви. Вместо да се налага да въвеждате писмо или да се опитвате да хванете някого ... Прочетете още .
Отговаряне на всяко съобщение
Това е грехът, за който бях най-виновен и ми отне известно време, за да го подмина. Когато получите имейл, естественият импулс е да отговорите веднага. Проблемът е, че това може да ви завлече в ненужен, реакционен обмен и хората ще очакват, че ще бъдете на разположение да отговаряте незабавно на имейл по всяко време. Реагирането на всички имейли моментално е само малък грех по имейл, докато обратното, очакването всички да отговорят моментално е по-голям грях.
Като реагирате бързо на всичко, с което хранете звяра, който е шефът, който изисква отговори по имейл в 4 часа сутринта. Не трябва да отстъпвате на такива шефове. Като изкупление за този грях, трябва да прекарате седмица в чакане поне час, преди да отговаряте на имейли, и да отговаряте само в работно време. Ако нещо изисква спешна реакция, трябва да използвате друг метод за комуникация.
Върви сега с мир
Обичайте го или го мразете, имейл е тук, за да остане. Въпреки това, има начини да подобрите изживяването по-добре за всички останали. Ако сте ужасен грешник по имейл, покайте се в начините си и приложете някои от тези прости решения в действие. Хората ще ви благодарят за това. Ако от друга страна сте имейл светец, препратете тази статия на всички грешници, които познавате и разпространете добрата дума.
Има безброй други грехове по имейл там. Какви мислите, че съм пропуснал? И какво покаяние бихте предложили?
Кредити за изображения: xkcd.org.