Станете шеф на имейл: Не позволявайте да отнеме цял ден

реклама

182 900 000 000 имейла.

182,9 милиарда.

Това е повече от 25 имейла на всеки човешки ум на планетата.

И това е просто какво изпращаме за един ден (PDF).

Предвид лудото количество имейли, които се изпращат и получават всеки ден, не е чудно, че тази електронна комуникация е станала твърде трудна за обработка за толкова много от нас. Но не се притеснявайте, ето някои тайни на производителността, които могат да ви помогнат да укротите звяра.

Използвайте консервирани отговори

Не мога да подчертая важността на този. Вероятно е, че отговаряте на много имейли по един и същи начин, независимо дали става въпрос за отказ от подаване, признаване на усилията на колегата или просто поздравление. Единственото нещо, което абсолютно трябва да направите, е да създадете консервирани отговори за най-често използваните имейли.

Това е наистина лесно настройте консервирани отговори в Gmail Имейл по-бързо и по-добре с консервирани отговориНямате време да приготвите обяд? Няма проблем, вземете консерва. Имате нужда от малко къмпинг чау, който няма да се обърка? Лесно, вземете малко консервирана храна. Уморихте ли се да пишете едни и същи отговори по имейл? Опитайте консервирани имейли! Мисля...

Прочетете още или всеки друг имейл клиент. Колкото и да сте бърз машинописец, не сте по-бързи от два клика на мишката, нали? Спестете си малко време и направете това сега.

Настройване на филтри и етикети / папки

Най-добрият начин да се справите с претоварването е първо да го подредите. Това означава да използвате филтри и етикети / папки във вашата пощенска кутия. Outlook има папки, Gmail има етикети и двете имат филтри, които можете да настроите, за да маршрутизирате електронната си поща към тези папки и етикети. Можете да настроите напреднали филтри 5 Gmail филтри, за да подпомогнете приоритета и организирането на входящата си пощаКакви филтри трябва да имат всеки човек в арсенала си, така че входящата им поща да е толкова подредена, колкото моята? Тук съм, за да ви помогна да започнете с настройката на първите си пет филтъра или ... Прочетете още в Gmail според вашите персонализирани нужди. Всъщност Gmail предлага автоматично внесете някаква поръчка на имейла си 6 начина да възстановите вашата пощенска кутияИма ли нещо друго, което да е толкова полезно, разпространено и разочароващо като пощенска кутия в имейл? Има го завинаги и продължаваме да го използваме, и докато продължаваме да го използваме, хора като мен ще ... Прочетете още с новата си Приоритетна пощенска кутия.

Отнема известно време, за да се настроят и категоризират добре, а първият месец изисква постоянно въвеждане от вас. Но си струва времето да ви бъде в дългосрочен план. Не просто бързайте да поставяте нещата под етикети и филтри, помислете за това и категоризирайте добре, защото това е автоматизацията, която вашата пощенска кутия ще използва до края на живота ви.

Смятам, че е най-добре да направите проверка в 3 стъпки, преди да филтрирате имейл:

1. Запитайте се какво би било най-доброто име / папка (независимо дали съществува или не) за това съобщение.
2. Проверете дали това име вече съществува и ако не, създайте го.
3. Попитайте себе си дали това име трябва да е отделна единица или подкатегоризирана под една от съществуващите папки.

Правете това редовно и вашата пощенска кутия ще бъде магически по-чиста.

Вземете своя списък със задачи другаде

Кажете го с моите хора: „Входящата ви поща не е вашият списък със задачи.“ Вивек Халдар от Google писа за това известно време назад и не можах да се съглася повече. Ето това на Халдар:

Имейлът е ужасно място за списък с тодо. Наистина не разбирам как човек може да се придържа към GTD да изпраща имейл. Имейл не може да се използва. След като го прочетете и разберете, може да завършите с ясно действие, но входящата ви поща не е мястото, където да го натиснете.

Вашият имейл е свързан с комуникацията, така че нека бъде по въпроса. Има много фантастични приложения за списъци със задачи и горещо препоръчвам Any.do или Wunderlist Wunderlist - Най-доброто приложение за списък със задачи на iPhone [iOS]Wunderlist е един от най-простите начини да следите какво трябва да направите. Той има елегантен потребителски интерфейс, който просто има смисъл. Всеки може да го вземе и да разбере как ... Прочетете още .

Отписване от боклуци

Няма да повярвате колко бюлетини и други нежелани имейли запушват вашата пощенска кутия, въпреки филтъра за спам. И след като струпването започне да се натрупва, той може бързо да излезе извън контрол. За да го спрете в своите песни, трябва да започнете да се отпишете и има един наистина лесен трик за това.

В своя имейл клиент просто потърсете думата „отпишете се“. Той се добавя в края на всеки бюлетин, така че изведнъж ще видите списък с всички масови съобщения във вашата пощенска кутия. Сега просто ги отворете един по един и се отпишете. Препоръчвам да използвате Gmail Визуализация на екрана когато направите това, за да ускорите нещата.

Има и добавки и услуги към бързо се отпишете от пощенските списъци Изчистете вашата пощенска кутия: Бързо се отпишете от множество бюлетини с тези инструментиОтписването от бюлетини е повече от просто спам. Повечето бюлетини, които попълват входящата ни поща, не продават лекарства или предлагат парични награди - те са истински бюлетини от надеждни компании, които сами сме абонирали ... Прочетете още или ги свържете в дайджести на имейли.

Златният въпрос да задавате всеки имейл

Това е biggie и именно това ми помогна да продължа да превишавам претоварването на входящата си поща през последната година. Том Стафорд от BBC Future предложи един златен въпрос, който да си зададете при отваряне на всяко съобщение:

„Ако нямах тази информация във входящата си поща, щях ли да изляза да я търся?“

Ако отговорът е не, не натискайте отговор или натиснете изтрийте, без дори да го отваряте. Това е толкова просто. Не, няма да пропуснете нищо огромно - правя го от една година и всъщност работи. Ето обяснението на Стафорд за това:

Никъде това не е по-очевидно от груповия имейл и лавината от отговори, която неизменно поражда. Върнете се назад, като напомняте, че не трябва да се отговаря на всички имейли, че много проблеми ще бъдат решавани и трябва да се решават от други хора. Попитайте себе си: „Ако не разполагах с тази информация във входящата си поща, бих ли отишла да я търся?“ Повечето от времето, когато отговорът вероятно е „не“, и това е знак, че някой друг контролира вашата внимание.

Споделете вашите хакове за имейл

Всеки има собствени хакове за електронна поща, за да управлява елементарно и най-добрият начин да се научи е чрез споделянето им. Ние също имаме своя собствена Ръководство за Gmail за всички Ръководството за потребителя на захранването към GmailТова безплатно ръководство за Gmail е за онези от вас, които вече използват Gmail като имейл клиент и искат да се възползват максимално от многобройните му функции за производителност. Прочетете още . Той помага, както и съветите на професионалните потребители. Ако Стафорд не беше написал тази статия, аз все още щях да се удавя в съобщения и завинаги съм му благодарен за това.

Така че кажете ми как се справяте със своето претоварване по имейл 3 съвета за справяне с претоварване с имейл в Gmail [Покажи и кажи]Повечето от нас страдат от претоварване с информация. Прекаляването с частни имейли може да не е голям проблем и пренебрегването на половината имейли всъщност е допустимо до известна степен. В професионалния живот обаче ... Прочетете още ? Тук няма грешни отговори, хора.

Кредити за изображения: Пийт, Ларс Плугман