Как да напиша перфектния професионален имейл (подкрепен с данни)

реклама

Писането на ефективни имейли изглежда достатъчно лесно. Но ако искате имейлите ви да се представят още по-добре, имайте предвид следните подкрепени от науката правила.

В миналото сме изброили 12 причини, поради които хората все още игнорират имейлите ви 12 причини защо хората все още игнорират имейлите виЧесто ли се бориш с това да накараш хората да отговарят на имейлите ти? Показваме ви защо хората може да игнорират имейлите ви и как да ги накарат да забележат и да реагират на вашето съобщение. Прочетете още . Дори сме ви дали инструкции стъпка по стъпка получавате заети хора да отговарят на вашите съобщения 6 начина да накарате заетите хора да отговарят на вашите имейлиСъществува съвсем различен набор от правила, когато става въпрос за имейли, които ще насърчат или обезкуражат човек да натисне бутона „отговори“ и да ви отговори. Научете правилата за успех на имейла. Прочетете още . Но сега е време да споделим някои още по-конкретни, изпълними съвети - подкрепени от данни.

Всеки от тези съвети не само подобрява шансовете на вашите имейли да бъдат прочетени, но и да получите положителен отговор от тези имейли. Това е важно, тъй като електронната поща все още е основната форма на комуникация в света на бизнеса. Знаейки как да създадете ефективни имейли, вие си давате определено предимство пред колегите си.

1. Вземете условията за име

Това звучи очевидно, но ако наистина искате хората да обърнат внимание, когато получат имейл от вас, използвайте тяхното име. И го използвайте повече от веднъж.

Изследване, публикувано през 2006 г. показа, че няколко региона на мозъка „показват по-голяма активация към собственото си име“, предоставяйки доказателства, че „чуването на собствено име има уникално активиране на мозъка“.

Използване на името на получателя в темата на имейла и Следователно електронната поща е психологически трик, който може да привлече вниманието. Затварянето с „Надявам се да се чуем скоро от вас, Стан“ е далеч по-ефективно, отколкото просто „Надявам се да ви чуя скоро“.

2. Прегърнете Хало ефект

Хората се влияят от хора, на които имат доверие. Ако мениджър ви посъветва да се свържете с директора на вашата компания, посочете мениджъра във встъпителния си имейл. Студените имейли са ужасни за получаване. Показването, че имате подкрепата на някой, на когото получателят ви се доверява, е изключително важно.

Отчасти това се дължи на теория, наречена the Хало ефект. Това е един вид предубеждение за потвърждение. В този случай пристрастията вероятно ще подобрят общото впечатление на режисьора за ти просто заради благоприятното им впечатление от мениджъра, който те е препратил.

Не е нужно обаче да се придържате към споменаването на началници Въз основа на възгледите и идеите на експерти, клиенти, взаимни приятели и тълпи също може да засили имейла ви, при условие, че получателят цени възгледите на хората, към които се позовавате.

3. Бъдете ядосани или щастливи. Но никога неутрален

Кога бумеранг, водещо приложение за Gmail, анализира данните му, намериха нещо невероятно интересно. „Един от най-важните фактори за определяне на процента на отговор е колко положителни (думи като страхотни) или отрицателни (думи като лоши) са думите в съобщението“.

И двете умерено позитивни и отрицателните имейли получиха с 5–15% повече отговори от неутралните имейли. Това се казва, изключително враждебни имейли 10 имейл съвети за справяне с ядосани, тролически или груби имейлиНевероятно е неприятно да проверявате електронната си поща само за да намерите напълно омразно съобщение. Защо по света хората се държат така? С казаното трябва да се научите как да се защитавате, докато ... Прочетете още получи почти никакъв отговор. Прекалено ласкателните имейли също не се представиха много по-добре. С други думи, прекалете чувствата си, но не прекалявайте.

4. Дръжте го кратко (Но колко кратко?)

Знам, знам. Ще има изключения от това. Един от любимите ми церебрални сайтове Прочетете още интелигентно съдържание през 2016 г. с тези 35 сайтаВсички трябва да четем тези 35 сайта по-често. Ако изморите от изхвърленото съдържание, направете нещата малко по-обмислени през следващата година с този супер списък. Прочетете още , Мозъчни бране изпраща невероятно дълги имейли, които са удоволствие за четене. Но като цяло данните подсказват, че трябва да избягвате дълги имейли.

Всъщност, заедно с тази информация за видовете думи, които трябва да използвате в съобщенията си, Boomerang откри и „идеалната“ дължина на имейл. Въз основа на анализа си на 40 милиона имейли те откриха, че тези, съдържащи не повече от 50–175 думи, имат най-голям шанс да получат отговор (49–50%). Това се подкрепя и от констатациите на a 2010 MIT проучване.

Това е съвет от мъдрец, но не винаги е практично. Но урокът е да поддържате своите имейли сбити. Един от начините за това е да се абонирате за Пет присъди философия и никога не изпращайте имейли с дължина над пет изречения. Като инвеститор и автор Гай Кавасаки каза пред Entrepreneur.com, „По-малко от пет изречения често са резки и груби, повече от пет изречения губи време.“

5. Използвайте думата „Защото“

Ако имате дързостта да помолите някой да направи нещо за вас, поне му кажете защо. Ние знаем това от 70-те години, когато професор по психология в Харвардския университет, Елън Лангер публикува проучване подчертавайки значението на думата „защото“.

Твърде често получаваме имейли, които просто изискват нещо („Можете ли да ми изпратите този доклад до 14:00?“), Без да обясняваме защо. Но с въвеждането на думата „защото“ в нашето искане („Можете ли да ми изпратите този доклад до 14:00, тъй като той трябва да бъде редактиран до 17 ч.“) Шансовете за съответствие се увеличават.

Според това проучване, това може да се дължи на това, че „хората продължават„ автоматичното “поведение… като форма на евристика или съкратено. И чуването на думата „защото“, последвана от причина (без значение колко куца е причината), ни кара да се съобразим. “

6. Не предлагайте повече от 3 варианта

Най- Парадокс на избора е мястото, където имаме такова изобилие от възможности, че ставаме парализирани. За да сте сигурни, че имейлите ви не водят до избор на парадокс, опитайте се да не предлагате повече от три възможности.

Човешкият ум обича магията на три. Ето защо даваме три медала на Олимпиадата. Анализираме нещата по отношение на оптимистичен, реалистичен и песимистичен (или висок, среден и нисък). И затова икономическите пазари често зреят, за да се настанят само три основни конкуренти.

Що се отнася до вземането на решения, ние също обичаме да разчитаме на три причини или три избора. Това беше показано чрез изследване, озаглавено Когато три очарования, но четири аларми, проведено от двама поведенчески учени. Прилага се към имейл, ако уреждате среща или обаждане, опитайте се да дадете само три опции за час и дата. Освен това можете да използвате инструмент за планиране на срещи като драскулка, което сме преразглежда 5 Инструменти за управление на календара и планиране на годинатаДръжте се на всичко отгоре в графика си. Ето пет безплатни инструмента, които могат да бъдат особено полезни за поддържане на вашия календар в ред. Прочетете още в миналото.

7. Пишете на трето ниво

Нивото на степен на четене на вашите имейли може да има значителен ефект върху процента на вашите отговори. Според Бумеранг, имейлите, написани на ниво четене в колеж, имаха степен на отговор от едва 39%. Най-ефективната оценка за четене беше трета степен, която постигна 53% процент на отговор.

Нивото на четене се изчислява главно чрез гледане на „брой срички в думите ви и броя на думи в изреченията ви. “ За да подобрите скоростта на отговора си, запазете както своите изречения, така и думите си къс. За да проверите степента на четене на вашите собствени имейли, копирайте и ги поставете в инструменти като Четливост-рейтинг, или Редактор на Хемингуей.

8. Прочетете своя текст

За по-дълги имейли това разбира се, но за по-кратки имейли, коректурата често се пренебрегва. Това е лоша идея.

В 2001 проучване, Лари Бейсън показа, че грешките в писането (включително правописните и граматическите грешки, както и логическите грешки) имат няколко отрицателни ефекта върху възприятието на писателя.

Когато читател забележи грешка, те автоматично правят предположения за писателя. В това изследване най-честите предположения бяха, че писателят е дефектен мислител, а не подробен човек, лош комуникатор и / или слабо образован.

Това са някои доста вредни атрибути, които можете да избегнете да ги видите, просто от коригиране Grammarly Lite - разширение за браузър за всичките ви коректорски нужди [Chrome, Firefox, Safari]Как в момента проверявате какво пишете на компютъра си? Въведете го в Google? Поставете го в Word? Или използвате уебсайт за корекция, в който поставите своя текст? Определено съм ... Прочетете още всеки от вашите имейли.

9. Показване на числата като цифри

Ако числа като статистика, данни, дати, час и т.н. са важни във вашето съобщение, показвайте ги като цифри, вместо да ги пишете (12, вместо дванадесет).

Изследвания за проследяване на очите показаха, че погледите на читателя обикновено сканират над текст, докато „цифрите често спират скитащото око“. Това е така, защото „числата представляват факти“. Числата са твърди данни, които умът може да избере бързо. Ума на читателя приема, че тези числа са важна част от посланието.

Имайте това предвид, когато изработвате свои собствени имейли. Ако числата са важна част от вашето съобщение, покажете ги като цифри, за да може вашият читател да филтрира важното от маловажното.

Направете имейл да работи за вас

В повечето работни места имейлите са решаваща част за това как общуваме с колегите си. Независимо дали изпращате 10 или 100 имейла на ден, знаете как да изработите ефективни съобщения е умение, което трябва да научите.

Както можете да видите отгоре, това не е трудно. Малки промени, като например да направите вашите имейли по-кратки, коректурни или да промените емоцията от писането си, могат да имат голямо влияние. И със безплатни инструменти за подобряване на имейл 5 инструмента, които могат да ви помогнат да пишете по-добри имейлиВсички все още се опитват да разрешат проблема с имейлите. Така че, нека да поговорим и за най-основния навик от всички - изкуството да пишете по-добри имейли. С помощта на някои готини инструменти. Прочетете още за да помогнем, няма извинение.

Тези шансове могат не само да направят по-голяма вероятността вашите имейли да бъдат забелязани и да отговорят на тях, но и ще помогнат за изграждането на подобрен професионален имидж на себе си.

Какви промени сте направили в начина, по който пишете имейли, които са подобрили тяхната ефективност? Ще се радваме да чуем!

Кредити за изображения: прегръдка от Hernán Piñera (Flickr), Въпросителен знак от Марко Белучи (Flickr), Пример за коректорски марки от volkspider (Flickr), електронна поща от Dennis Sklay (Flickr)