Как да станете суперпродуктивни, като възлагате ежедневните си задачи

реклама

Всички знаем, че един човек, който изглежда се плъзга през живота, като се справя повече за ден, отколкото повечето от нас биха могли да управляват за една седмица. Но чрез учене Какво можете да възлагате аутсорсинг, както и няколко съвета за „най-добри практики“ за делегиране на ежедневни задължения, и вие можете да станете супер продуктивни.

Тази статия ще обясни как да изберете задачи за аутсорсинг онлайн, ще ви покаже няколко примера и ще ви даде няколко съвета как да станете ефективен и опитен онлайн аутсорсър.

Какво е аутсорсинг?

С една дума, делегиране. От старта (и последващ успех) на книги и блогове като Четиричасова работна седмица, огромен брой хора, насочени към технологии, са се обърнали към уебсайтове като Elance, Odesk, TaskRabbit и много други начини за делегиране на задачи 5-те най-добри уебсайта за намиране на виртуален асистентВиртуален асистент е истински човек, който поддържа вас или вашия бизнес отдалечено от домашния им офис. Те на практика могат да бъдат навсякъде и услугите, които предоставят варират от професионални административни, технически, лични или ...

Прочетете още , дела и дори цял работни места на фрийлансъри по целия свят.

Като накарате някой друг да поеме задачи, които не можете (или просто не искате) да вършите сами, изведнъж имате достъп до повече (потенциално много повече) повече от 24 часа на ден.

Как да разбера какво да възложим?

Много хора са обмислили аутсорсинг, но се оттеглиха в последния момент поради просто не вярват, че е възможно е някой друг да поеме контрола върху определени аспекти от живота си, независимо колко малка или голяма е тази част може би.

Това е препятствие, което трябваше да преодолея преди четири години, когато за първи път възложих аутсорсинг, и научих, че за всяка задача има да зададете пет въпроса, за да решите дали трябва да бъде или не възложени на външни изпълнители.

1. Dread: Мисълта да започна тази задача ме изпълва с ужас?
2. Липса на знание: Има ли някой друг, който би могъл да свърши тази задача по-добре от мен?
3. Повторение: Изпълнявам ли тази задача отново и отново, без да добавя истинска стойност към това, към което се стремя?
4. Отлагане: Отлагам ли, вместо да започна тази задача?
5. Време: Може ли времето ми да бъде по-добре прекарано в нещо друго?

Ако отговоря да на който и да е от горните въпроси, обикновено ще реша да възложа задачата. Единственият път, когато аз няма да възлагайте задачата в тези ситуации, ако възлагането на аутсорсинг ще бъде по-трудно или отнема много време, отколкото всъщност да изпълня самата задача.

Какви видове ежедневни задачи мога да реализирам възложително?

Когато започнах да възлагам аутсорсинг, започнах от малки, наемайки фрийлансъри за задачи за въвеждане на данни и основни изследвания, но тъй като научих повече и повече за това как да възлагам ефективно аутсорсинга, скоро научих, че видовете задачи, които мога да делегирам, са ограничени само от моя въображение.

електронна поща

Вероятно просто сте се разтреперили от мисълта да предадете отговорността на входящата си поща на някой човек, когото току-що наехте от интернет, който работи на половината път по целия свят. Повярвай ми, разбирам. Входящата ви поща е вашето светилище, нали? Затова започнете с малки, просто препратете странния имейл на вашия фрийлансър, за да могат да се справят с този сингъл заявка (въвеждане на среща в дневника си например), тогава можете постепенно да изградите толкова необходимото Доверие.

Тъй като доверието към вашия фрийлансър се увеличава, можете да прехвърлите други имейл отговорности, евентуално да разрешите те да филтрират през цялата ви пощенска кутия, така че трябва само да отговорите на най-належащите и продуктивни съобщения.

Назначения и резервации

Наличието на помощник на свободна практика, който може да прави и управлява вашите срещи и резервации за вас, не само ви спестява време и усилия. Това също прави вашите преживявания По-добре.

Миналата година моят помощник на свободна практика резервира хотел за моята приятелка и мен, за да отседна. В нощта преди престоя той се обади на рецепцията и се увери, че всичко е наред за резервацията (спомена също, че е рожден ден на моята приятелка). Когато пристигнахме на другия ден, предполагам, че служителите на хотела сигурно са си помислили, че съм някакъв разгорещен (имам свой собствен) асистент и всички) и стигнахме до модернизирана стая с бутилка вино и ръчно написана карта, оставена от легло.

Ако моят асистент не беше се обадил предварително, това вероятно никога нямаше да се случи. Можете да провеждате разговори по асистент по график, да си назначавате лекари, да резервирате полети, да купувате билети за концерти - каквото ви трябва!

Онлайн пазаруване

Веднъж чух Рамит Сети говори за това как е опростил онлайн пазаруването си. В миналото той щеше да си говори с приятел, който препоръчаше книга, филм или албум. Той, както повечето от нас, ще отбележи името на препоръката, да продължи разговора и всъщност никога да не се заобикаля с покупката. Затова сега, когато получи препоръка, той изпраща супер бърз имейл на своя асистент:

Купете книга: Великият Гетсби

От предишни инструкции неговият асистент знае точно какво да прави, т.е. как да избере кое издание да купи, колко му е позволено да харчи, къде трябва да бъде доставена книгата. Това е метод на аутсорсинг, който наскоро приех и ми се иска само да го направя по-рано. И може да се разшири и до други форми на пазаруване, като храна или дрехи (стига да научите асистента си какво харесвате).

Интернет сърфиране

Колко пъти се оказахте безцелно да сърфирате в мрежата с надеждата, че нещо ще предизвика интереса ви? Колко часа седмично губите раздела за отваряне след раздела, докато седите във влака или докато гледате телевизия, само за да ги затворите отново, без да прочетете нито една дума на страницата?

Като преподавате на вашия асистент за вашите интереси, вида на нещата, които искате да четете или да бъдете актуализирани, можете да заобиколите безсмисленият етап на сърфиране и вместо това знайте, че винаги ще имате постоянен поток от съдържание, което наистина ще бъде от интерес за ти.

За мен моят асистент намира съдържание, на което ще ми хареса (или по теми, които трябва да науча) и ги записва в моя акаунт в Инстаграм Управлявайте вашите отметки и списък за четене с Instapaper Прочетете още , така че мога да осъществя достъп до тях на моя телефон, iPad или лаптоп, помагайки ми да спестя безброй часове безсмислени онлайн странствания.

транскрибиране

Предполагам, че сте загубили броя на срещите, в които сте присъствали, и изцяло сте ги пропуснали, като пропуснете прилична част от важен разговор. Вероятно също сте излезли от среща, която възнамерявате да напишете няколко бележки и пунктове за действие, само за да останете настрана, напълно забравяйки какво сте имали за цел да напишете.

За да заобиколите този проблем, опитайте да запишете срещите си и изпратете аудио файла на свободна практика, която може препишете разговора или те могат просто да запишат важни точки, за да можете да ги сканирате в бъдеще.

Има стотици други задачи, които можете да възложите, независимо дали са лични или свързани с бизнеса. От уеб дизайн, консултации и писане, до модни съвети, планиране на пътувания и дори кандидатстване за работа. Това, което решите да възложите на аутсорсинг, трябва да се основава на петте въпроса, изброени в горната част на тази статия, за да сте сигурни, че инвестирате времето си в най-добрите задачи с лост.

Някои съвети

Не може да се отрече, че аутсорсингът може да бъде обезсърчителен. В крайна сметка, наемайки някой, който да поеме отговорността за някои от ежедневните ви дейности, вие автоматично ставате мениджър. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да следите:

Наемете внимателно

Когато публикувате работа в Elance of Odesk, най-вероятно ще получите поне 30-40 предложения и ваша работа е да намерите човека, който е подходящ за вас. преди да вземете окончателно решение, съставете кратък списък от около 3-7 кандидати и им задайте проста задача. Не забравяйте да предоставите много ясни инструкции и краен срок. Кажете им как бихте искали да получите информацията, която сте поискали. Ако искате в бъдеще те да извършват телефонни обаждания, помолете ги да ви изпратят аудио файл, отговарящ на няколко въпроса, за да можете да чуете техния „телефонен глас“.

Настройте документ „За мен“

Последното нещо, което искате да направите, е да повтаряте изискванията си към вашия асистент отново и отново. Всеки път, когато им предоставяте нова информация (магазини, които харесвате, вида хотели, в които искате да отседнете, вашите изисквания при резервация на полет, времената, в които сте достъпни за обаждания и т.н.) ги въвеждате в тази информация споделен документ. Този документ ще бъде тяхната първа отправна точка, ако имат въпроси относно задачата, която сте им задали (по този начин се намалява количеството на повторна работа, което трябва да направите), плюс ако някога започнете да работите с друг асистент, можете просто да им предадете този документ и те ще могат да научат за вас и вашите предпочитания много повече бързо.

Бъдете конкретни

С всяка задача, която делегирате, бъдете максимално конкретни. Вместо да пишете инструкции стъпка по стъпка, може да е по-ефективно запис на видео за заснемане на екрана Преглед на Ashampoo Snap 7: Лесен екран и видео заснеманеТърсите лесно и цялостно решение за заснемане на работния плот? Snap 7 предлага разширени опции за екранна снимка, включително мулти-снимки и заснемане на видео. Но струва ли си 20 долара? Прочетете нашето ревю и го изпробвайте сами с ... Прочетете още да изпратите до вашия асистент, за да могат да гледат как ти би изпълнил определени задачи. Не забравяйте винаги да информирате вашия асистент колко време могат да изразходват за задача (и / или вашия бюджет), крайния срок и да отговорят на всяка въпроси, които може да възникнат, преди да изрежат, за да намалят изпращането на имейл назад и назад, което може да последва, ако не сте ясни достатъчно.

Бъди честен: Много хора наемат фрийлансъри, мислейки, че могат да наемат някого, който да изпълнява задача след задача за 3 долара на час. Моля, бъдете справедливи с това, което искате, и часовата ставка, която предлагате. Колкото по-справедлив сте, толкова по-добри резултати ще получите.

Както се надявам да видите, възможностите за това как аутсорсингът може да ви помогне да освободите времето и енергията си е огромен, макар че да извлечете максимума от аутсорсинг, трябва да гледате на това като дългосрочна инвестиция, която ще се отплаща все повече, когато вашият помощник (и) научат повече за вас и как те може да ви помогне.

Ако все още не сте убедени, трябва да проверите това интервю с Дан Андрюс от Тропически MBA за това как той успя да възложи повечето си бизнес от милион долара. Ако това не ви влияе, нищо няма!

Тази статия се фокусира върху онлайн аутсорсинг, но има много задачи, които можете да възлагате и офлайн. Инструменти като TaskRabbit са създадени, за да помогнат при ежедневните задачи като почистване и пране, дори и пазаруване на прясна храна.

Възложили ли сте на външни изпълнители някоя от ежедневните си задачи? Ако е така, как мина?

Кредит за изображение: Маркос Мека Сам Wordley (Shutterstock)