Как да проследявате и управлявате проектите си с Podio

реклама

Когато хората се сещат инструменти за управление на проекти Intellinote: Поставете своите задачи, файлове, съобщения и онлайн срещи на едно мястоIntellinote улеснява управлението, сътрудничеството и по-добрата комуникация с вашия екип, колегите и клиенти с цялостна комбинация от споделяне на файлове, организация и видео и текст в реално време чат. Прочетете още обикновено софтуер, като Microsoft Project идва на ум. Разбира се, това е страхотно средство, което да използвате за управление на задачи, срокове, резултати и ресурси за даден проект. Но, за какво използвате следене на множество проекти?

Независимо дали сте персонал от един или десет, инструмент, който може да проследява състояния и срещи, да изпраща напомняния и дори да съхранява всички документи за даден проект също е полезен. Това е където Podio идва да ви помогне да управлявате множество проекти, екип от други хора или просто начин да ги проследявате и двете. Ето някои трикове и съвети, за да извлечете максимума от използването на Podio за проследяване на вашите проекти и вашия екип.

Внедрете приложения за Podio

Podio е инструмент, който използва „приложения“ управлявайте различни аспекти на работното пространство Podio: Единично табло за управление на задачите на вашата организация Прочетете още . Приложенията са достъпни за функция и отрасъл и включват неща като срещи, идеи, клиенти, поръчки за покупка, фактури, контакти и много други. Най-добрият начин да използвате Podio е като получите необходимите приложения. Започнете с проверка на Podio App Market и прегледайте пакетите, налични по функция или отрасъл. Това ще ви даде добър старт и все още можете да получите отделни приложения по-късно.

Например, ако използвате Podio за функции за управление на събития, има пакет, съдържащ приложения за участници, места, доставчици, говорители, събития и списък с гости. Друг пример използва индустрия продажби и включва пакет за управление на клиенти, който има приложения за продажби, водещи, търговски срещи, комуникации и продукти.

Използвайте приложенията в Podio, за да проследявате всички аспекти на вашия проект, големи или малки. Всички те могат да бъдат подредени на основния екран на работното пространство и да съдържат полетата, които вероятно ще ви трябват. Но можете също да промените всяко приложение, за да го персонализирате точно както искате. Тези приложения са гръбнакът на Podio и ще ви дадат голяма гъвкавост при проследяване на вашите проекти и техните движещи се части.

Възползвайте се от свързаните услуги и разширения

Полезна характеристика на Podio е връзката му с други услуги. Ако се интересувате от свързване на вашия Календар на Microsoft Exchange за експортиране на събития, вашите GoToMeeting акаунт за стартиране на срещи директно от Podio или от вашия Evernote акаунт, за да прикачите бележките си, тогава Podio ви е покрил. За да проследявате задачите си и да сте в крак с вашите проекти, свързването на други услуги, които използвате, определено е пътят. За да използвате успешно Podio, тези свързани услуги ви позволяват да изтеглите необходимите елементи, които може да съществуват другаде, но са необходими за вашия проект.

Заедно с тези услуги можете лесно да свържете Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync и Dropbox. Свързването е лесно; просто кликнете върху Настройки на акаунта от основната навигация и след това Услуги. Всяка услуга има собствен бутон за свързване и след като влезете, ще ги видите да преместват нагоре списъка там, където са готови да използват.

В допълнение към свързването на услуги, можете да се възползвате Podio разширения които се интегрират с много разработчици на трети страни. Интеграциите с MailChimp, Google Maps и Xero ви позволяват да подобрите опита си с Podio още по-добре. Например, има разширение QuickBooks, което ви позволява да импортирате клиенти и информация за акаунти в Podio, където след това можете да настроите автоматизирано фактуриране между системите.

Как Podio се сравнява с Trello

Ако не сте опитвали други инструменти като Podio за проследяване и управление на проекти, лесно може да се сравни с Trello Trello - Уникална, проста и мощна система за управление на проекти от добър домИмето Джоел Сполски означава ли нещо за вас? Ако е така, ще искате да прочетете тази публикация, защото тя показва най-новия и най-голям проект на Сполски. И ако не, трябва да знаете, че това е ... Прочетете още , което е още едно чудесно средство. Ако сте опитвали и двете, тогава вероятно имате предпочитание или евентуално ги използвате и двете, но за различни неща. И двамата предлагат основите за проследяване на проекти, задачи и хора, заедно с удобни известия, напомняния и персонализирани опции за форматиране на инструментите. И така, къде се различават?

Workspace

Докато и Podio и Trello имат добре организирани работни пространства, Trello ще трябва да попадне в категорията „по-лесна настройка“. Podio отнема малко повече време, за да се настрои за употреба. След като получите необходимите приложения, можете да ги използвате, за да конфигурирате плочки или джунджурии за вашето основно работно пространство и да ги пренаредите, за да изглеждат добре. С Trello виждате дъските си веднага и след като изберете един, виждате вашите карти. Да, има и известно време за настройка и с Trello, но това време се изразходва настройка на вашите проекти и задачи отколкото настройка на необходимите за тях инструменти като в Подио. Но, ако нямате нищо против да отделите малко време, за да създадете наистина персонализирано работно пространство, тогава Podio позволява това, където Trello не го прави.

Свързани услуги

Що се отнася до свързването на календари, софтуер за срещи 6-те най-добри безплатни онлайн срещи инструменти за сътрудничество с вашия екипМалките екипи не се нуждаят от скъпи корпоративни приложения за сътрудничество. Ето шест фантастични инструмента, които можете да използвате за управление на данните, комуникацията и други. Безплатно. Прочетете още , файлови мениджъри и бележници, Podio просто има повече възможности. Можете да прикачите файлове и снимки към карти в Trello от места като Google Drive, Dropbox, Box и OneDrive (по-долу). Можете също да свържете Trello към iCal, за да видите вашите карти или дори Sunrise Calendar, ако това е вашият избор на планиране. Но като цяло Podio има по-голяма гъвкавост с възможности за свързани услуги.

Мобилен достъп

И двете Podio (IOS, андроид) и Trello (IOS, андроид) разполагат с безплатни мобилни приложения, които наистина правят проследяването на проекти удобно. И за вашия телефон или таблет, и двамата сте покрили. Ако сте визуален човек, който цени дъските и картите, използвани в Trello, тогава ще бъдете много щастливи от тяхното приложение. Той има елегантен интерфейс, а влаченето и пускането също е доста отзивчив. По същия начин Podio има добро приложение, ако обичате да виждате таблиците си с данни, скорошна активност за вашия екип и да правите актуализации на артикулите. Така или иначе използването на мобилните опции ви позволява да поддържате връзка с вашите проекти, известия и екип, когато сте в движение.

Съвети за използване на Podio

Отново Podio е инструмент за управление на проекти, задачи и дори вашия екип, който е съвсем различен от софтуера като Microsoft Project. Той предоставя начин да следите, да проверявате състояния, да възлагате задачи и да поддържате проектите си по този внимателно измислен план. Ето няколко съвета за използване на Podio, ако сте нови за него или не сте се възползвали напълно от неговите функции.

• За управление на екипа използвайте Извън офиса ап. Всеки член на екипа може лесно да изберете ваканция, отдалечен или конференция, за да опише типа. След това, след въвеждане на дати, мениджърът може бързо да одобри или отхвърли времето извън офиса. Могат да се изпращат и известия, които предоставят страхотни напомняния, ако някой от вашия екип няма да бъде изчезнал.
• Изпробвайте наличните Уеб форми за вашия сайт. Podio ще създаде формуляри за вашия уебсайт с едно натискане на бутон. След това можете да персонализирате формата и да публикувате връзката за споделяне, която получавате, или да поставите вградения код директно на вашия уебсайт. Използвайки нашия пример за управление на събития от по-рано, лесно бихте могли да имате формуляр, който заинтересованите клиенти да попълнят, за да поискате вашите услуги за тяхното събитие.
• Възползвайте се от простото експортна функция. Всяко приложение, което използвате, съдържа опция за експортиране на данните. Това е много удобно за актуализиране на вашия екип на среща за състоянието или на шефа ви, когато той иска актуализации за всички проекти за вашия екип. Функцията за експортиране може да се види, когато изберете иконата на гаечен ключ от приложението.
• Персонализирайте приложенията за пълна ефективност. Всяко приложение се предлага с основите, които ще ви трябват. Но, всеки може да бъде редактиран и персонализиран за да можете да използвате точните полета, списъци, състояния и други елементи, от които се нуждаете във всеки от тях. Просто щракнете върху иконата на гаечен ключ, след като сте в приложението, и изберете Промяна на шаблона.

Планове за Podio

Ако сте нов в Podio, има няколко различни планове можете да изберете от включване на a безплатна опция. Ако имате екип от до петима души, можете да получите всички функции на основен план, с изключение на Управление на потребители, безплатно. Ако имате повече от пет потребители; има планове, започващи от $ 9 на месец. Можете да имате неограничени потребители с предимства като обучения, приоритетна поддръжка и разширена настройка, в зависимост от вашия платен план.

Използвате ли Podio или все още го обмисляте?

Ако сте настоящ потребител на Podio, какви полезни съвети трябва да споделите с читателите? Ако все още мислите да използвате Podio за проследяване на проекти, кои са вашите решаващи фактори и какво търсите в инструмент? Чувствайте се свободни да споделите своите мисли и преживявания в коментарите по-долу!

Кредит за изображение: Бизнесмен чрез Shutterstock, Alphaspirit чрез Shutterstock.com