Как да групирате задачи с Google Календар за увеличаване на фокуса и производителността

реклама

Многозадачният мит е всеобхватен. Без значение колко многозадачни изследвания виждаме, ние продължаваме да си казваме това най-много хората не могат да имат многозадачност, но ние мога.

Отново и отново, изследванията показват, че когато мислим, че сме многозадачни, всъщност не правим повече от нещо наведнъж. Ние превключваме напред-назад между дейности и това явление, известно като „цена за превключване”Ни прави по-малко ефективни (и може да ни изложи на опасност).

Но…

Има един особен тип многозадачност, който може да бъде по-ефективен. Може би не е толкова ефективно, колкото фокусирането върху една задача. Но ако просто не издържате да се фокусирате върху едно нещо повече от няколко минути, може да имате късмет.

(За да бъдем справедливи, има някои случаи, в които многозадачността може да бъде ефикасен начин за правене на неща Single- vs. Многозадачност: Какво е най-доброто за производителност?Многозадачността е често срещан метод за повишаване на производителността. Оказва се, че не е задължително сребърният куршум за производителност. Ключът е да знаете кога да правите многозадачност.

Прочетете още .)

Въведение в групирането на задачите

Различните гурута на производителността са определили партидирането на задачите по малко различни начини. Но се свежда до това:

„Групирането на задачите е практиката да се групират подобни задачи заедно.“

Така че може да имате списък със задачи „кодиране“, „отстраняване на грешки“, „документиране“ и „планиране“. В моя собствен живот вероятно бих свързвал задачи като „писане“, „редактиране“, „изследване“, „питч“ и т.н.

Как е полезно това?

Групирането на задачи ви помага да станете по-продуктивни, като ви насърчава да се придържате към подобна група задачи, за да намалите разходите за превключване, когато се движите между тях. Преминаването от редактиране на снимки до управление на електронната ви поща е голямо превключване и може да доведе до големи разходи за смяна, докато мозъкът ви се бори да сменя предавките.

Преминаването от редактиране на снимки към, да речем, публикуването на снимки в сайтове за фотографска фотография може да доведе до по-малки разходи за превключване. Или си представете, че преминавате от повикване на потенциални клиенти с терени за продажби към повикване на съществуващи клиенти, за да се регистрират. Това би било по-лесно от преминаването от повиквания на терена към създаването на тримесечни отчети.

И тази по-ниска цена на превключване води до увеличаване на фокуса.

Как ще поставяте задачи в партиди зависи от вас - важното е, че те са подобни. Ако ви е трудно да превключвате предавки между две задачи, те не принадлежат към една и съща партида. Можете да имате голям брой партиди или по-малки, в зависимост от видовете неща, които трябва да свършите.

След като групирате задачите си, можете да отделите време за всяка партида.

Планиране на вашите партиди

Тук партидирането на задачи става наистина полезно. Когато ти обозначават конкретен период от време Как да блокирам времето в Google Календар за продуктивен работен денВие се борите с управлението на времето? Показваме ви как да блокирате времето в Google Календар, за да увеличите фокуса, да намалите стреса и да повишите производителността. Прочетете още към определена партида, можете да превключвате между задачи в рамките на тази партида. Което е чудесно за онези от нас, които много обичат да се движат между проекти.

Стига да не преминете към задача извън от тази партида, ще бъдете по-ефективни. Цената на когнитивното превключване ще бъде по-ниска и ще свършите повече.

Това е толкова просто като това.

И след като започнете да поставяте партидите си от задачи в календара си, така че да имате определено време да работите върху тях, ще започнете да виждате скоростта си на производителност. Тъй като разходите за превключване са по-ниски, ще отделите по-малко време, за да достигнете скорост до всяка задача. И разполагането с определено време за конкретни партиди ще ви помогне да намалите разсейванията (които имат a огромен цена за превключване).

Използване на система за управление на времето като Помодоро техника Как един прост таймер Pomodoro направи живота ми по-добърТехниката Pomodoro е един от най-простите лакове за управление на времето. Пробийте разсейванията с помощта на 25-минутни парчета и таймер. Това може да бъде промяна в живота, рутинна промяна, ако ви е удобна. Прочетете още или нещо подобно ще увеличи вашата производителност още повече.

Ако сте готови да опитате пакетирането на задачи, ето какво трябва да направите:

Партидни задачи с Google Календар

Първото нещо, което ще трябва да направите, е да създадете партиди задачи. Тъй като всеки ще има различни набори от задачи и различни методи за партиди, как ще преминете през този процес зависи изцяло от вас. Както споменах, може би е добре да започнете с три или четири категории. За целите на нашия пример ще използваме „планиране“, „изграждане“, „преглед“ и „отчитане“.

Ще комбинираме тези партиди с концепцията за блокиране на времето Блокиране на времето - тайното оръжие за по-добър фокусТърсите по-ефективен начин да организирате работните си дни? Опитайте блокиране на времето. Тази тактика за управление на времето може да ви помогне да следите, като същевременно поддържате разсейвания, забавяне и непродуктивно многозадачност. Прочетете още . Просто отделете блокове от време в Google Календар за конкретни партиди.

Тук добавих събития, които ми казват кога трябва да работя върху конкретни партиди:

Добавих също напомняне, за да се уверя, че ще разбера кога започва моят отчетен блок:

Сега ще получа напомняне, когато е време да работя върху моите задачи за отчитане. През това време може да използвам Помодоро техника Най-добрите приложения за таймер на Pomodoro, които да ракетират вашата производителностАко често удряте стена за производителност след няколко часа работа, един таймер Pomodoro може да ви помогне да запазите фокуса си. Този избор на таймери има опция за всяка платформа. Прочетете още да управлявам времето си за различни задачи. Или бих могъл да оставя това да се случи по-естествено, където се движа между задачи, когато пожелая. Тази част зависи от вас.

Имате идея. Сега просто поставете още партиди в календара си! Но имайте предвид, че все още се нуждаете отблокирано време. Ще ви трябват няколко минути тук и там, за да управлявате имейл, да се свързвате с разговори, да разговаряте с хора в офиса или просто да оставите ума си да си почине за малко.

Един въпрос, който може би задавате в момента: как да избера кога да планирам всяка партида? Няма правилен отговор на това. Ако имате определен тип задачи, които вършите най-добре сутрин, насрочете го рано. Ако обичате по-малко познавателно интензивни задачи следобед, насрочете ги там. Предпочитате да преминете към нещо съвсем различно, когато сменяте задачи? Можете да го направите и вие.

Знаеш как и когато работите най-добре Как да останете продуктивни, независимо дали сте сутрешно лице или нощна соваНе се стремете да се събудите рано или да останете до късно. Вместо това оптимизирайте системите, така че да можете да се справите с фазата, където вашата производителност е ниска. Ето няколко интелигентни стратегии. Прочетете още , и можете да поставите тези знания, за да работят във вашата партидна програма.

След като имате партидите си в календара, вие сте готови да продължите! Сега всичко, което трябва да направите, е да работите.

Използване на Google Календар за повишаване на производителността ви

Планирането на партидите от задачи в Google Календар може да е достатъчно, за да революционизира напълно вашата производителност. Но ако имате нужда от малко повече тласък, можете да използвате другите страхотни функции на Google Календар.

Например, можете синхронизирайте списъка си със задачи с Google Календар Как да синхронизирате Google Календар със списъка си със задачиПри организирането на вашия живот са незаменими два инструмента: вашият календар и вашият списък със задачи. Но повечето решения за управление на задачи държат тези две неща разделени. Ще ви покажем как да ги комбинирате. Прочетете още и вижте важните си задачи заедно с пакета си. Това може да ви помогне да дадете приоритет сред задачите във всяка партида.

Или можете да използвате актуализиран мулти-календарен изглед 5 нови функции на Google Календар, които трябва да опитате!Google Календар просто стана по-фантастичен. Най-накрая Google актуализира календара си. Ще ви покажем как да получите новия дизайн и кои нови функции трябва да опитате. Прочетете още за да запазите разписанието на партидите си отделно от другите си срещи.

Можете дори маркирайте своите записи в календара Как да се възползвате максимално от Google Календар с нови 7+ нови инструментаИзползвайте Google Календар, за да спестите време и да се възползвате максимално от работния си ден. Тези нови инструменти и услуги на Google Календар предлагат още няколко трика за производителност. Прочетете още за да видите къде отива времето ви и как можете да подобрите управлението на времето си.

Има толкова много функции и инструменти, че можете да правите почти всичко, което искате с вашия Google Календар.

Партида на задачите в дългосрочен план

Разбира се, никога не е толкова просто. Винаги се поддържа. Например, трябва редовно да отделяте няколко минути, за да преглеждате партидите си. Ако смятате, че определена задача не протича с останалите в нейната партида, може да искате да създадете нова партида, за да намалите разходите за превключване.

И може да откриете, че графикът ви не е оптимален. Може би ви трябва повече време между партидите или ви трябва цял ден без планирани дейности, за да наваксате нещата.

Дори когато намерите перфектна система за производителност Как да създадете последната перфектна система за управление на времето, която някога ще използватеПроизводителността е постоянно търсене на повече организация с по-малко работа. Начин да постигнете всичко, което мечтаете да постигнете, без да губите от сън. Може ли тази автоматизирана система за управление на времето да свърши всичко? Прочетете още , винаги ще има поддръжка, която трябва да извършите. Партидните задачи не са изключение.

Но когато успешно пакетирате задачите си и ги интегрирате в Google Календар, ще имате почти автоматизирана система за управление на времето. И не става много по-добре от това!

Опитали ли сте партиди за задачи? Какво правите, за да сведете до минимум времето и усилията, необходими за превключване на задачите? Споделете съветите си в коментарите по-долу!

Кредитна снимка: photographee.eu/Depositphotos