12 причини защо хората все още игнорират имейлите ви

реклама

Има малко по-разочароващо от усилието да напишете спешен имейл, само че отговорът да дойде твърде късно. Но проблемът може да не е в получателя. Може да лежи с вас и как сте изработили съобщението си.

Изследванията разкриха много идеи за това как да убедим повече членове от списък с имейли да отворят, прочетат и кликнат върху връзки в имейлите. Но има по-малко информация за постигането на подобни цели за личен или служебен имейл.

Ако имате спешен проблем по време на работа, искайте представете се на влиятел 6 начина да накарате заетите хора да отговарят на вашите имейлиСъществува съвсем различен набор от правила, когато става въпрос за имейли, които ще насърчат или обезкуражат човек да натисне бутона „отговори“ и да ви отговори. Научете правилата за успех на имейла. Прочетете още или организирате среща, как да направите по-голяма вероятността да получите бърз отговор на имейла си?

Следва списък на причините, поради които отговорите на вашите имейли продължават да пристигат късно, или изобщо не. Като сте запознати с тези често срещани грешки и съвети, вие ще бъдете в състояние да създадете по-бърза и последователна честота на отговор на всеки от вашите имейли.

CC сте лицето, от което се нуждаете от отговор

Ако включите CC хората в съобщението си, те често ще приемат, че са били включени само за да бъдат държани в цикъла. Това намалява шанса на хората да реагират, тъй като не смятат, че са основният получател. Ако имате нужда от всички, за да отговорите, избягвайте използването на функцията CC. В идеалния случай трябва да изпращате имейл по един човек наведнъж. Но ако трябва да CC, изяснете рано в имейла, че вие трябва всички да отговорят, включително тези, които са CC.

Темата ви суче

А качествена тема Как да направите вашето имейл съобщение се откроява в препълнена входяща пощаИзпращали ли сте някога имейл, за когото смятате, че е важно само да му бъде отговорено много дни по-късно или по-лошо забравено? Разбира се, понякога това е извън вашия контрол, но има неща, които можете да направите ... Прочетете още трябва да уведоми хората, че спешно се нуждаете от отговор. Това означава повече от опасно заглавие на вашия имейл „НЕВЕРОЯТНО“. И това не означава, че трябва да бъдете нелепо подробни.

Нещо толкова просто като „Стево, трябва да вземем това решение до утре“ работи добре. Първо, той се обръща към индивида, така че те знаят, че носи отговорност тях. Второ, съдържанието на този предмет изразява усещане за неотложност и любопитство. Това увеличава вероятността съобщението да бъде отворено веднага.

Вие не заявявате бързо своето търсене

Всички знаем, че имейлите трябва да се съхраняват сбито. Но ако вашите са повече от няколко кратки абзаца, уверете се, че заявката ви е в центъра на вниманието от самото начало, иначе може да се пренебрегне.

Това означава учтиво да преодолеете това, от което се нуждаете в първо или второ изречение. Можете да влезете в повече подробности по-късно, но предпоставката за това, което следвате, трябва да бъде на първо място.

Съобщенията ви са скучни

Ако всички очакват съобщенията ви да са тъпи, гофрети, пълни с жаргон и прекалено подробни, ще отхвърлят идеята за отваряне на имейлите ви.

Вместо това, накарайте хората да се радват да получат имейл от вас. Използвайте хумор. Обърнете се лично към хората. Избягвайте корпоративното говорене. Поддържайте изреченията си кратки и осезаеми. Включете забавен GIF Намерете най-добрите GIF файлове в мрежата с Giphy, специална търсачка за анимирани изображенияGIF файловете са често срещани в мрежата, но понякога е трудно да се намери подходящия за правилната ситуация. За щастие пристигна нова специализирана търсачка само за GIF файлове. Името му е Giphy и ... Прочетете още . Все още можете да осветите ден на някого, дори и да ги молите за услуга.

Не задавате краен срок

Ако имате нужда от нещо, уведомете получателя точно кога е необходимо. Твърде често от нас се иска да предоставим отговор „ASAP“ или „скоро“. Това прави крайния срок субективен. Ако кажете „Наистина се нуждая от отговор на този въпрос до 16:00 днес“, няма място за неяснота.

Не предоставяте алтернативи

Продължавайки с примера по-горе, може да се окаже, че получателят просто не може да получи отговор до 16:00. Трябва да отчетете тази възможност в първоначалното си съобщение, като разширите изречението:

„Наистина ми трябва отговор на този въпрос до 16:00 днес. Ако това не е възможно, моля, уведомете ме до обяд, за да мога да направя алтернативни уговорки. "

Имейлът не е Висок приоритет

Ако вашето съобщение наистина ли е спешно, можете да направите това по-очевидно, като маркирате имейли като такива в определени имейл клиенти. Възможност да маркирате имейл като Висок приоритет е възможно в Microsoft Outlook и Apple Mail. За съжаление не е възможно в Gmail, така че най-близката алтернатива е да предхождате темата си с „НЕОБХОДИМО:“

Това трябва да стане само в действително спешни случаи. Ако виждате да правите това твърде често, този съвет ще загуби своята ефикасност.

Не заплашвате

Това звучи по-лошо, отколкото е. Уведомете получателя, че ако отговорът не бъде получен в определен срок, ще последват определени последствия. Като пример: „Ако не се чух от вас до 14:00 часа, ще приема, че всичко е наред и ще изпратя 10 000 долара на изпълнителя“.

Ако след това получателят реши да игнорира въпроса, те изрично знаят, че нещата все още ще продължат без тяхното въвеждане. Ако искат да се чуе гласът им, трябва да говорят сега.

Не помагаш

Ако вашата заявка е много широка, получателят често ще смята, че трябва да изработи по-красноречив отговор, отколкото е необходимо. Уведомете ги дали простото „да“ или „не“ ще свърши работа. Ако уреждате среща, предложете три или четири удобни времена като начална точка. Направете каквото можете, за да отговаряте на имейла по-малко от тежестта за получателя.

Изпращате имейл по грешно време

Ако знаете, че вашият мениджър винаги се вдига от краката си в четвъртък следобед, не чакайте до четвъртък сутрин, за да изпратите имейла, ако бихте могли да го изпратите във вторник. Ако знаете, че вашият колега има тонове имейли в началото на всеки ден, може би изчакайте, докато разберете, че имат мина през входящата им поща 5 стъпки за действие за излекуване на вашата Fbox в нулевата електронна пощаInbox Zero е една от най-популярните думи за бръмчане. За да решите истински проблемите си с електронната поща, трябва да надхвърлите нула на Inbox Zero и да адресирате основните проблеми. Прочетете още преди да изпратите съобщението си. Това прави имейла ви по-малко от игла в сено.

Изпращате твърде много имейли

Ако в офиса се познавате като безмилостен имейл, колегите ви бързо ще ослепят за молбите във входящата ви поща.

Направете го навик Как да използвате микро навици и искри масова лична промянаСъздаването на нови навици е трудно. Навиците обикновено се изграждат през седмици или месеци на повторение, а мотивацията е предизвикателството. Когато напредването става трудно, микро-навиците могат да бъдат огромна помощ. Прочетете още че имейлите, които изпращате, са важни имейли. Тогава, когато някой види съобщение от вас във входящата си поща, е по-вероятно да забележи.

Ти си неблагодарник

Ако продължавате да питате хората за неща и не показвате никаква благодарност, много скоро хората ще негодуват да ви помогнат. В света на електронната поща това означава, че хората просто ви игнорират. Те биха предпочели да отговорят и да помогнат на други хора, които уважават тяхното време и усилия.

Така че, ако някой отговори бързо, благодарете на него или на нея. Ако излязат, за да ви отговорят или да ви помогнат, уверете се, че сте благодарни.

Пробвам

Ако получаването на бавни отговори или няма отговори е проблем, който сте имали, опитайте се да избегнете всяка от горните грешки. По този начин всеки от вашите имейли по-вероятно ще бъде отворен, прочетен и отговорен бързо. След като направите това за няколко седмици, това трябва да стане второ естество. Преди да го знаете, ще бъдете експерт по имейл Искате ли да станете експерт по нещо? Опитайте съзнателна практикаТвърде лесно е да се почувствате смутен, когато усилено се опитвате да подобрите определено умение. Използвайте силата на "умишлената практика", за да ви преведете през тези вбесяващи плато. Прочетете още .

Какви други техники за електронна поща ви помагат да получите бърз отговор? Някой от гореизброените е бил особено ефективен за вас?

Кредити за изображения: скучна работа от Ditty_about_summer през Shutterstock, Всеки ден е ден на Свети Валентин от Лили Виейра де Карвальо (Flickr). Дали вече сме почти там? от Стюард Ричардс (Flickr). внимание - стръмни стъпки: 1 от Crystian Cruz (Flickr). Tbox Inbox с Gmail от Дейвид Брус-младши (flickr).