Проследявайте имейли, телефонни обаждания и задачи с журнал Outlook

реклама

Едно от най-често срещаните оплаквания от хора с много заета работа е, че просто не изглежда да има достатъчно време в деня за всичко. Единственият начин да отделите време е по някакъв начин да поставите повече задачи в по-малко пространство.

Звучи невъзможно, но не е така. Много време за управление се свежда до регистриране на времето и чрез наблюдение на това как използвате времето, разберете как можете също да губите време. Тук в MakeUseOf разгледахме много инструменти и съвети, които можете да използвате, за да проследявате времето си през целия ден. Това може да включва инсталиране софтуер като Klok Заснемете липсващо време в работния си график с проследяване на времето на KlokПрез последните няколко месеца открих много странно явление, пълзещо в работния ми график. Изглежда, че губя време. Как губите време? По-лесно е, отколкото може би си мислите. Вие получавате... Прочетете още буквално да "часовник" всяка секунда от деня, или може да включва използване на нещо като по-напредналите

Инструмент за Chrometa Проследявайте ефективно времето на компютъра си (и сметката за това!) С Chrometa Прочетете още че Дейв покри.

Ако обаче работите в обикновен офис, шансовете са доста добри, че на вашия компютър е инсталиран пакет Microsoft Office. Шансовете също са добри, че софтуерът на Office, който имате, включва Microsoft Outlook. И ако това е така, вярвайте или не, вече имате много готино приложение за проследяване на времето, вградено в инструмента на Microsoft Outlook.

Тъй като Outlook е толкова често срещан, колкото Word и Excel на повечето работни компютри по света, бих искал да споделя с вас няколко съвета как можете да използвате наистина готин инструмент за журнали в Microsoft Outlook, за да проследявате деня си - включително всяка задача, всеки имейл, всяко телефонно обаждане и всичко, което правите през целия ден. Това е система за управление на времето с едно кликване, която почти бие почти всичко останало, което можете да изтеглите безплатно.

Използване на дневника на Outlook, за да регистрирате деня си

Удивителното е, че много хора използват Outlook и дори не осъзнават, че този малък инструмент е наличен. Хората са толкова свикнали да използват календара, списъка със задачи и имейл клиента, че дори не си правят труда да гледат надолу в долния десен ъгъл на лявата навигационна лента. Има малка малка зелена икона за тефтерче - това е приложението Journal.

Когато отворите това малко приложение, ще разберете доста бързо, че изобщо не е толкова малко. Ако оставите журнала отворен в един ъгъл на екрана, можете да го използвате през целия ден, за да следите всичките си дейности, само като щракнете върху един бутон - вписването в журнала.

Когато стартирате нов запис в дневника, просто му давате име (тема), изберете тип запис като телефонно обаждане, имейл или задача, над която работите, и след това кликнете върху бутона „Време за стартиране“ Това е. Просто се захващайте за работа. Можете да напишете описание на работата, така че по-късно, когато преглеждате дневника си, да имате подробен запис за това, което сте направили в този ден, но наистина ценността на този инструмент е възможността да поддържате дневен дневник на дейностите си с много малко усилия всичко. Просто отворете и щракнете.

От вътрешността на записа в дневника можете също така бързо да стартирате всяко друго приложение на Outlook като имейл съобщение, среща, нова задача и др. С други думи, това всъщност прави инструмент Журнал най-добрият център за управление на проекти за всеки от проектите, по които може да работите на вашата работа. Какъв по-добър начин да следите общите часове, които сте прекарали за всеки проект, плюс да имате възможност за обвързване на всички ваши дейности като задачи, имейл съобщения и други, директно към проекта запишете?

Ако искате да видите колко време сте посветили на проекта или дали проектът ви попада в предвиденото времевата линия, отредена от шефа ви, просто кликнете върху иконата „Времева линия“ и ще видите записите в дневника, изложени върху календар времева линия.

Можете също така да се съсредоточите върху времевата линия и да я видите по час, а не само по ден.

Най-хубавото е, че ако шефът ви продължава да ви пита над какво работите, всичко, което трябва да направите, е да кликнете с десния бутон върху дневника на проекта и да изберете опцията „Споделяне“. Просто споделете журнала на шефа си и той или тя може бързо да следи напредъка ви и колко време, което посвещавате на проекта, без да е необходимо да ви досаждат за това, което работите На. Добрите взаимоотношения шеф-работник наистина се свеждат до откритост и комуникация, така че предлагането на подобен вид сътрудничество и видимост с шефа ви лесно би постигнало някои доста големи точки.

Разбира се, не е нужно да преглеждате своите записи през дълъг график. Ако просто искате бърз поглед върху всичко, над което работите напоследък, можете просто да преминете към изгледа „Списък на вписванията“ и да сортирате по дата.

След като списъкът ви с публикации в дневника стане неприлично дълъг, не се страхувайте - можете просто да щракнете с десния бутон върху времевата линия или списък с вписвания и изберете „Отиди на дата…“ Това ви дава възможност да виждате всички записи, които сте направили на определен ден.

И така, следващия път, когато колегата ви каже: „Ей, помниш ли онзи проект, по който работихме миналия февруари?“ - можеш просто отворете вашето супер удобно приложение за списание, отидете на тази дата и си припомнете всичките си бележки и дейности от това време. Ще взривите всички със способността си да запомня всичко, което някога сте правили, и всеки проект, който сте изпълнили.

Това е теорията на приложението Journal. Как хората всъщност го прилагат е съвсем друга история. И как да го приложите на практика зависи изцяло от вас, но просто бъдете наясно, че инструментът е налице, ако някога се нуждаете от него.

Използвали ли сте някога инструмента на Outlook Journal в Outlook? Как ви улесни работата? Споделете своя опит с него в секцията за коментари по-долу!

Кредит за изображение: Кожен бележник чрез Shutterstock