Как да създадете последната перфектна система за управление на времето, която някога ще използвате

реклама

J.R.R. Веднъж Толкин написа, чрез героя на Гандалф, „Всичко, което трябва да решим, е какво да правим с времето, което му се дава за нас." Ако искате да знаете тайната за създаването на перфектната система за управление на времето в света, тогава трябва да слушате Гандалф.

Личният ми път към перфектната система за управление на времето беше дълъг и той е изпълнен с труповете на минали опити. Казват, че пътят към ада е павиран с добри намерения. Е, нека кажем, че винаги съм започвал да използвам всяка нова система с много добри намерения.

Опитах Gqueues Вземете Google Управление на задачи и планиране на изцяло ново ниво с GQueuesGoogle Tasks не работи, ако искате да преминете извън управлението на времето днес във визионерското планиране на утрешния ден. Това е мястото, където GQueues стъпва към чинията. Прочетете още , Todoist Колко по-продуктивен е ToDoist Premium? Ето 6 добри причини за надгражданеПродължих да използвам ToDoist безплатно за известно време. Но продължих да се изказвам срещу неща, които исках да правя и не можах. Напомняния по имейл. Добавяне на бележки към задача. Неща, които наистина биха добавили много ...

Прочетете още , Google Tasks Преобразуване на задачите на Google в пакет за управление на задачи с офлайн Google задачи [Chrome]Използването на Google Tasks е като връзка между любов и омраза. Проблемът с използването на Google Tasks директно в да кажем, Google Календар или вътре в Google Mail е, че оформлението и потребителският интерфейс са изключително опростени и ... Прочетете още и всеки трик за управление на живота между. Ако сте като мен, вероятно сте направили същото. Това е постоянно търсене на повече организация с по-малко работа. Начин да създадете повече време в графика си, за да постигнете всичко, което мечтаете да постигнете, без да губите от сън.

Каква е перфектната система за управление на времето?

Ако сте като мен, вероятно чувствате, че имате система, която е почти от какво се нуждаете, но не съвсем. Почти винаги нещо липсва.

Перфектната система за управление на времето трябва да има следните качества.

• Позволява ви "тихо място", за да обмисляте своите житейски цели и мечти
• Осигурява безпроблемна интеграция на задачи, свързани с вашите цели
• Позволява ви лесно да организирате и планирате своите седмични и ежедневни задължения
• Помага ви да не забравите важни задачи
• Компактна е и проста, но ефикасна и всеобхватна

Последното е като да искаш луната, нали? Необходимостта от простота, съчетана с изискването тя да бъде всеобхватна, прави намирането на перфектната система толкова невъзможно.

Създайте асемблираща линия за управление на времето

Идеалната система за управление на времето трябва да работи като ефективна линия за сглобяване. Имате входяща работа (задачи) и тези трябва да бъдат организирани и планирани и след това интегрирани в календара ви. Този процес изглежда така:

Проблемът с повечето опити за използване на сингъл приложение като gTasks Използвайте gTasks за синхронизиране на задачите си с Google [Android]Днес има милион и един чудесен начин да управлявате списък със задачи онлайн и чрез мобилни приложения. Въпреки това, често все още има няколко души, които все още не използват някоя от ... Прочетете още или нещо от сорта е, че тези приложения са специализирани, за да се справят добре една или две части от този процес.

Инструменти за проследяване на времето 4 отлични безплатни инструмента за проследяване на времето [Android]Без значение кой сте, времето е изключително важна стока. Всички сме отделяли едно и също време - 86 400 секунди всеки ден - и зависи от това как прекарваме това време ... Прочетете още или с помощта на Помодоро техника Pomodoro Web App Tomato.es е управлението на времето, опростеноНе можете да се съсредоточите? Вземете работа сега. Tomato.es е безплатен таймер Pomodoro, който можете да използвате директно във вашия браузър - и това е може би най-доброто такова приложение, което съм използвал. Техниката Pomodoro е проста: ... Прочетете още Правя те отлагам по-малко Защо прокрастинацията не може да бъде излекувана чрез приложения за управление на задачи [становище]Най-дълго се борих с управлението на времето, а в някои аспекти все още го правя. Един от многото ми методи за „преодоляване“ на липсата ми на управление беше да използвам приложения за управление на задачи. Аз ... Прочетете още като управлявате седмичния си график, но не ви помагате да организирате задачите си.

Това беше чак когато Джъстин не ми показа техниката си с използване ЛЕГОС като метод за управление на времето Как да използвате LEGO, за да управлявате по-добре времето сиМисля, че съм намерил най-добрия инструмент за производителност: LEGOs. Не си тръгвайте! Нека обясня. Прочетете още че започнах да получавам нещо, което може да работи по-добре за мен. Това доведе до това, което смятах, че ще стане най-добрата ми и последна система за управление на всички времена, използвайки Trello Trello - Уникална, проста и мощна система за управление на проекти от добър домИмето Джоел Сполски означава ли нещо за вас? Ако е така, ще искате да прочетете тази публикация, защото тя показва най-новия и най-голям проект на Сполски. И ако не, трябва да знаете, че това е ... Прочетете още .

Поставянето на парчетата заедно

Въпреки това, Trello все още не беше лесно място за това планирайте житейски цели Как да създадете съвет за визия и да срещнете вашите големи целиМожете да ги наречете като големи скали или големи, космати, дръзки цели. Някои го наричат ​​списък с кофи. Изпразването на тази кофа изисква действие. Тук визуален инструмент като Trello се оказва полезен. Прочетете още и управлението на задачи от една стъпка от графика до следващата беше много тромаво.

Поради тези причини най-накрая реших да взема всички уроци, които научих от минали системи Тествах и комбинирам всичко в една единствена, автоматизирана система за управление на времето, която го прави всичко.

1-во - Създайте своя мастър лист за управление на времето

Работният процес, който откраднах от Джъстин и използвах в системата Trello, работи добре. По принцип започвате от едната страна с всичките си входящи нови задачи, които трябва по някакъв начин да се впишат в графика ви. След това вляво от това имате списък с всички задачи, които искате да изпълните този месец. Вляво от това, тази седмица.

Тази система работеше за мен около четири или пет месеца. Започнах да забравям неща, които бяха в някои от списъците. Те не бяха преместени в „днес“ и просто бяха погребани. Системата започна да ме проваля.

Ето ето какво направих. Първо трябва да създадете електронна таблица на Google и да създадете четири листа.

В този случай започвате отляво и създавате входящ лист. Това ще изброява всички входящи задачи от различни ваши други системи.

Вдясно от това създавате a Месечни търсения лист. Вдясно от това създайте a Седмични търсения лист. Вдясно от това създайте своя Седмичен график лист.

Ще стигнем до форматирането на тези отделни листове за миг. Но първо, създайте седмичен календар в Седмичен график лист, като създавате един ред дни от седмицата и колона на всеки половин час за цял ден.

След като вече сте подготвили седмичния си график за употреба, е време да започнете да въвеждате задачи в новата си система за управление на времето!

На Входящ лист, създайте заглавки за задача, проект, датата е добавена, етикет, приоритет, връзка, Планиран, и Свършен.

Всички тези полета ще имат смисъл в момент, когато започнем да захранваме вашия лист „Входящи“ с автоматизирани емисии.

2-ро - Създайте и автоматизирайте житейските си цели

Първата от тези емисии ще бъдат вашите житейски цели.

Един от най-важните уроци, които научих е, че когато става въпрос за големите цели, се нуждаете от пространство, което е чист и предназначен само с една цел - обмисляне на нещата, които са най-важни ти.

От всички приложения за управление на времето, които някога съм опитвал, това е една единствена цел Todoist перфектно е.

Това е чисто и просто. Създавате тези големи житейски цели отляво и след това от дясната страна, разграждате тези наистина големи цели в подцелите, над които ще работите през целия си живот.

Например, една от житейските ми цели е да имам щастливо семейство. Някои подцели на това биха били „Осигуряване на положително детство“ за моите деца или „Бъдете предан и грижовен съпруг“. Под тези подцели се намират къде повече подробности. Например изграждането на спалня за дъщеря ми със сигурност би й дало по-положително детско изживяване.

Това е ан действена задача. Това, което искате да направите, е да настроите етикети за тези изпълними задачи, така че ToDoist автоматично да ги изпраща към вашата главна система за управление на времето.

Ще трябва да използвате ToDoist Premium да имате достъп до етикетите (евтино е и си заслужава!)

В ToDoist просто кликнете върху етикети в лявата лента за навигация и след това щракнете върху Добавяне на етикет бутон.

В горния пример, за изграждането на задача за спалня, след създаването на етикет happy_family, добавих „@happy_family“ към самата задача, за да я маркирам.

Защо тези етикети ви помагат? Защото сега можете да използвате IFTTT за да забележите тези етикетирани задачи и да вмъкнете задачите във вашия нов входящ лист в Google Таблици.

В IFTTT просто изберете тригера ToDoist и изберете Нова задача, създадена с етикет.

След това можете да изберете от падащ списък на създадените от вас етикети, както и от проекта, където сте използвали етикета.

Накрая, задайте Действието на Google Диск, изберете Добавете ред в електронната таблицаи въведете правилното име на електронната си таблица в Google, където сте създали листа „Входящи“.

Забележете полетата в този изход? Това са същите полета, които току-що сте създали в електронната таблица.

Така че, всеки път, когато създавате задача, свързана с жизнената цел в ToDoist и прилагате един от етикетите, който вие сте създали IFTTT тригери за, тази задача автоматично ще се зареди във входящите таблица.

Помисли за това. Сега можете да седнете, да изчистите ума си и просто да планирате жизнените си цели. Без притеснения как да планирате какво трябва да направите, за да ги постигнете - просто мозъчна атака и етикети, които ще трябва да изпълните, за да стигнете до там. Нека автоматизацията се грижи за останалото.

3-то - Автоматизирайте вашите спешни искания

Разбира се, животът ви е нещо повече от житейски цели. Да се ​​посрещнем, ежедневните искания, телефонните обаждания и имейлите, всички ви бомбардират постоянно с нови искания и нови задачи. Имате нужда и от начин да се справите с тези изисквания.

Отговорът за това е също автоматизиране на „Входяща“ емисия от вашия имейл акаунт. Не се притеснявайте, това е наистина лесно. Просто създайте IFTTT спусък за всеки път звезда имейл във входящата ви поща.

След това създайте същото действие, както и преди - Добавете ред в електронната таблица. Уверете се, че правилно въведете едно и също име на електронната таблица. Ще трябва също да персонализирате Форматиран ред така че той извежда необходимите полета за входящата таблица, която сте създали.

Важното е просто да се уверите, че темата на имейла се изравнява с полето „Задача“ в електронната ви таблица.

Сега всеки път, когато маркирате имейл във входящата си поща, този ред на имейл се добавя към вашата електронна таблица като друга входяща задача.

Красотата на това е, че докато сканирате имейли и забележите имейл, който изисква вашето време, той трябва да се превърне в задача, планирана във вашия работен процес. Не губете времето си, опитвайки се незабавно да изпълните задачата. Просто го звездайте и продължете напред.

Сега, когато имате вашите житейски цели и ежедневните ви имейли всички автоматизирани, за да попълните входящите задачи опашка на новата ви система за управление на времето, време е да преминете към организиране на работния процес на това система.

Четвърто - Организирайте вашия работен процес за управление на времето

Сега идва забавната част. Ако сте използвали ToDoist за планиране на дългосрочните си цели и сте отбелязвали важни неща в имейлите си, в листа ще видите куп нови задачи!

Спомнете си Планиран и Свършен полета, които сте създали? Е, това бяха екстри, които няма да бъдат попълнени от автоматизацията. Това е така, защото когато избирате всяко име на задача и ги премествате в Този месец или Тази седмица листове, ще трябва да направите бележка, че сте насрочили тази задача. Когато изпълните задачата, можете да я маркирате като свършена с помощта на полето Готово.

След като задачата е насрочена, тя съществува в листа Месец или Седмица. Идеята е, че на месечна база трябва да премествате всички входящи задачи, които смятате, че можете да извършите този месец в Този месец лист.

Най- Този месец и Тази седмица листовете трябва да имат следните полета: задача, За кого?, Честота, повторение и Цел на живота.

Докато премествате име на задача от входящи към този месец, отделете време да попълните тези полета. За кого (кой клиент или лице) е задачата? Това ли е задача, която трябва да повтаряте всеки месец? Това е от един от вашите житейски цели?

Най-важното е да определите кога задачата трябва да бъде изпълнена. Сортирането по това поле ще ви помогне да определите приоритет кои задачи да изпълните, когато планирате седмицата си.

Запомнете, правете това всеки месец. Освен това отделете време в началото на седмицата, за да преместите задачи от Този месец лист към идентичния Тази седмица лист. Или в случаите, когато задачата се повтаря месечно, можете просто да добавите задачата директно в седмичния си календар и да актуализирате полето „Следваща дължина“.

Това е красотата на тази система. Може да ви помогне да управлявате всичко - задачи, свързани с онези важни житейски цели, ежедневни ежедневни задачи, от които излизат имейли, месечни и седмични задължения, които трябва да изпълнявате без значение, а след това и важните задачи, които добавяте на входящ лист себе си.

Тъй като задачите се обработват и преминават от раздел в раздел, те се датират и приоритизират и след това най-накрая ще го добавите към вашия график за следващата седмица. Това е графикът в последния раздел, който създадохте в началото на тази статия. Това използва стратегия за блокиране на времето Блокиране на времето - тайното оръжие за по-добър фокусТърсите по-ефективен начин да организирате работните си дни? Опитайте блокиране на времето. Тази тактика за управление на времето може да ви помогне да следите, като същевременно поддържате разсейвания, забавяне и непродуктивно многозадачност. Прочетете още за който Роб наскоро писа - което работи доста добре.

Може да помислите за цветното кодиране на тези задачи, докато ги добавите към графика си за седмицата. Може би, създайте цветен код за всеки различен клиент или използвайте различни цветове за означаване на различни проекти или приоритети.

Ключът при тази система е, че тя е в състояние да се справи с всичко, от вашето планиране на живота и поставяне на цели 5 критични грешки, които трябва да избягвате, когато задавате целиПоставянето на цели е чудесен начин за намаляване на забавянето и повишаване на производителността. Ако нямате цели, нямате посока. Без посока е лесно да се чувствате изгубени и объркани. За щастие, ... Прочетете още , за проектите, над които работите в момента.

След това те са планирани за изпълнение на втория и третия раздел, и накрая са насрочени и изпълнени на последния раздел. Докато сте достатъчно дисциплинирани, за да седнете и използвате тази система, за да планирате предстоящия месец и седмица, тя ще повиши производителността ви многократно.

Намерили ли сте вашата перфектна система за управление на времето още? Това изглежда, че може да работи за вас? Споделете своя собствен опит и съвети за управление на времето в секцията за коментари по-долу!

Кредити за изображения: Управление на времето Via Shutterstock