Fool Proof System за планиране и управление на множество проекти

реклама

Наличието на множество проекти както на работа, така и у дома е като мана, която расте по стените на вашите кабинки. Плиса, която изпитва безпокойство и ужас, когато се плъзгате по-назад, губейки следите къде сте и какво остава да направите. За щастие, има сравнително проста система, която да изчисти тази плесен, надеждно да насочи тези проекти обратно и да я поддържа по този начин.

Въведете цялостно хоризонтално планиране

Тази система се нарича „Пълно хоризонтално планиране“ (FHP), термин монети и илюстрирани от професор по математика и мъдрец за производителност, Кал Нюпорт. FHP е система за работен поток, която отнема вашият до голяма степен неумел списък със задачи 4 популярни съвета за производителност, които трябва да бъдат игнорираниНякои от идеите за производителност, които ни продават, понякога са неоснователни и често грешат. Нека развенчаем някои от тези митове за производителност, като покажем, че обратното може също толкова вероятно да е истина. Прочетете още и го превръща в нещо, което е едновременно по-управляемо и по-уважаващо вашето време. Освен това е изключително нечуплив, когато става дума за тези гарантирани, ежедневни разсейвания.

Когато Newport говори за системи на работния процес, той ги определя като „набор от навици и инструменти, използвани за организиране на работата, която вършите и кога я вършите. И когато [той] каже „ефективен“, [той] се отнася до стойността, която произвеждате “.

От това определение е ясно, че FHP не се популяризира като системата да управлява всички системи. Може да не е подходящ за вашата работа, но определено си заслужава да се разгледа. Накратко, това е алтернатива с прилики с други системи като Дейвид Алън Направете нещата готови Организирайте 2015 г.: Научете бойното изкуство за получаване на нещата [неща за гледане]Някога се чудите защо изглежда, че успешните, свръх успелите винаги поддържат хладна глава? Прочетете още , monotasking Направете нещата готови: 10 вдъхновяващи видеоклипа за повишаване на вашата продуктивностВместо да преминете през всеки видео канал в YouTube, решихме, че ще облекчим тежестта и препоръчаме няколко клипа за избор, които ще ви кажат как да повишите своята производителност. Прочетете още , и блокиране на времето Блокиране на времето - тайното оръжие за по-добър фокусТърсите по-ефективен начин да организирате работните си дни? Опитайте блокиране на времето. Тази тактика за управление на времето може да ви помогне да следите, като същевременно поддържате разсейвания, забавяне и непродуктивно многозадачност. Прочетете още . Цялостното планиране на хоризонта е едновременно агломерация и отнемане на части от тези идеи. Позволете ми да перифразирам обяснението на Нюпорт.

• Всеки проект, в който се намирате, трябва да бъде категоризиран като спящ, или активен.
• Неустойчивите проекти трябва да се подават извън пътя, но да се преглеждат редовно.
• Когато проектът е популяризиран в активен статуса, трябва да се изготви подробен план за това как проектът ще бъде завършен.

Когато става въпрос за планиране активен проекти, не трябва да се занимавате с абстракции, а "директно с грубата физичност на времето". Това означава:

„На месечно ниво знам кои седмици ще работя по проекта и едва когато стигна до тези седмици, планирам в кои дни ще работя по него и едва когато стигна до конкретните дни, разбрах кои часове ще стане консумират. "

Този подход прави далеч по-малко вероятността да прекалите с участието си, което ви позволява да планирате по-ефективно и да извлечете повече от времето си.

Твърде много хора планират точно кои задачи ще изпълняват, в кои конкретни дни, може би дори месеци предварително. Това не оставя място за реалния живот. Само с няколко болнични дни или допълнителни задължения цялата система може да изпадне в лошо състояние.

Мисля, че пример е в ред. Ще използвам екранни снимки от Trello (прочетете нашето отписване Trello - Уникална, проста и мощна система за управление на проекти от добър домИмето Джоел Сполски означава ли нещо за вас? Ако е така, ще искате да прочетете тази публикация, защото тя показва най-новия и най-голям проект на Сполски. И ако не, трябва да знаете, че това е ... Прочетете още ), за да ви покажем как бихте могли да организирате тази система на работния процес в такава платформа.

Настройте борда на Trello

Това в никакъв случай не е единственият начин да настроите Trello за тази система, но за мен това работи. Съставете четири „списъка“.

1. Списък на всички активни и неактивни проекти.
2. Списък с това, което трябва да се справите през идния месец, и седмиците, в които някои неща трябва да завършват (все още не добавяйте информация за това).
3. Списък на това, което трябва да правите тази седмица и в кои дни.
4. Списък със задачи, които се нуждаят от изпълнение днес.

След като добавите всичките си проекти в списъка „Проект“, маркирайте тези, които са активен с цветен „етикет“. Аз също възползвам тези проекти, за да гарантирам, че те се открояват.

Напишете преглед на проекта

След това кликнете върху първия от вашите активни проекти и напишете коментар, в който подробно описвате какво трябва да направите, в широк, практичен план и приблизително до кога. В този пример предполагам, че всеки проект продължава няколко месеца. Това ви позволява наистина да разберете какво се нуждае от вас и можете да започнете да разбирате как можете най-добре да структурирате задачите. Направете това за всеки ваш активен проект.

Забележка: Това е първото ниво на гранулиране. Все още не е необходимо да определяте конкретни седмици, дни или времена за тези задачи.

Планирайте този месец (веднъж на месец)

Трябва да се стремите да правите това в началото на всеки месец. Въз основа на коментарите, които току-що написахте за всеки от вашите активни проекти, трябва да можете да видите какво трябва да завърши до края на това месец.

Поставете всеки от тези етапи като отделна "плочка" в този списък и ги маркирайте със съответния цвят (същия цвят като активната задача, към която се отнася), така че можете лесно да видите с какъв проект се занимава тази задача. Решете сега кои седмици през този месец ще работите върху тези отделни етапи.

Чувствайте се свободни да дублирате задачата или да я разделите на подзадачи, ако ще работите върху нея в продължение на няколко седмици този месец.

Сега, в началото на всеки месец, приблизително знаете какви задачи ще трябва да вършите до края на всеки седмица. Ако не успеете да се срещнете с някой от тези основни етапи, просто преместете нещата наоколо, така че да можете да изпълните цялостния проект до крайния срок.

Планирайте тази седмица (веднъж седмично)

Първо нещо в понеделник сутрин, проверете съответната седмица в списъка „Този ​​месец“, за да видите какво трябва да се справите през следващите няколко дни.

Отделете това време, за да плъзнете всяка от тези задачи към списъка „Тази седмица“ и решете коя дни ще отделите време за тези елементи.

Отново, ако трябва да разделите задачите на подзадачи или да ги дублирате, продължете напред. Ако в края на миналата седмица разберете, че сте имали курс за обучение, който трябва да посетите например в сряда, сега можете лесно да структурирате графика си около това.

Планирайте днес (веднъж на ден)

В началото на всеки ден отделете 10-15 минути за планиране въз основа на задачите в Тази седмица как ще прекарвате времето си, за да сте сигурни, че ще постигнете тези основни етапи. Така че, отново, плъзнете съответните елементи от Тази седмица списък, към днес списък.

На този етап на подробност нещата могат да се променят бързо, така че имайте предвид това и бъдете готови да промените плана си въз основа на тези разсейвания. Но умишлено отделяйки конкретни блокове от време и имайки възможност за самодисциплина да се придържате към графика, доколкото е възможно, вие сте много по-склонни да завършите това, което трябва да завършите.

В горния пример можете да видите, че целият работен ден е планиран, включително срещи, разговори и отговаряне на имейли. Ключовата задача е разделена на два отделни блока от време.

В края на всеки ден изчистете днес списък. В края на всяка седмица изчистете Тази седмица списък. И в края на всеки месец изчистете Този месец списък и започнете отново с преглед на вашите проекти.

Да направим това навик

Както можете да се надявате, това е система, изградена за тези, които следват различни сравнително сложни проекти. Това е за хората, които трябва да спазват редица крайни срокове, без да се заключват в предварително зададен режим и график, който е продиктуван седмици или дори месеци предварително.

След като се справите с тази рутина за няколко седмици, бързо ще научите дали е за вас. Ако ви харесва тази система, тази времева рамка трябва да е достатъчна, за да редактирате системата, както е посочено по-горе, така че тя работи ефективно за вашите специфични нужди. Само тогава тя ще потъне като навик.

Други настройки

Физически тетрадки

Ако не искате да използвате Trello или предпочитате да използвате тази система в друга настройка, има няколко възможности. Самият Нюпорт използва селекция от тетрадки. Използване на физическа писалка и всъщност хартията може да допринесе повече 6 прости причини, поради които хартията все още може да бъде приложението ви за продуктивност на убиецаХартията може да бъде по-мощен инструмент за производителност в сравнение с компютър или устройство с докосване и не трябва незабавно да се отхвърля. Не сте убедени? Ето шест причини, поради които хартията е все още актуална. Прочетете още отколкото може да мислите за вашата производителност. Всяка тетрадка представлява различно ниво на детайлност: месец, седмица, ден, така че той може бързо да изписва промените в графиците си, ако и когато са необходими.

Evernote & OneNote

Друга алтернатива са инструменти като Evernote или Една бележка. Можете да настроите това по абсолютно същия начин, както Newport използва физически тетрадки. Настройване на a нова тетрадка OneNote сега е наистина безплатен с повече функции от предиEvernote вече не управлява въртенето на приложения за водене на бележки. Наскоро Microsoft обяви, че OneNote ще бъде по-безплатна от всякога. Нека ви покажем какво означава това по отношение на функции и функционалност. Прочетете още за всяко ниво на гранулиране, от което се нуждаете (вижте по-долу). След това следвайте стъпките, подобни на горните, за да ги поддържате актуални. Единственият ми проблем при този подход е, че има много щракване напред и назад между различни тетрадки, което ето защо предпочитам да използвам Trello, където по-голямата част от информацията може да се види с един поглед и може да бъде преместена много лесно.

Excel

Ако сте човек от Excel, едно от потенциалните решения е да пресъздадете оформлението, което създадохме в Trello. Това върши работа, но преместването на задачи и промяна на реда им е по-сложно, когато имате клетки да се движат Спестяване на време с текстови операции в ExcelExcel може да прави магия с числа и може да се справя с героите еднакво добре. Това ръководство показва как да анализирате, конвертирате, заменяте и редактирате текст в електронните таблици. Тези основи ще ви позволят да извършвате сложни трансформации. Прочетете още , а не просто да влачите и пускате. Ако предпочитате да имате по-малко информация на една страница, винаги можете да настроите нови раздели за Проекти, Този месец, Тази седмица, и Today.

Може ли FHP да работи за вас?

Цялостното планиране на хоризонта е система за работен поток, която означава, че можете да управлявате множество проекти, без да е необходимо да се ангажирате с графици, които или не можете наистина да прогнозирате, или не можете да контролирате.

Няма съмнение, че тази „система изисква повече предварително инвестиране на психична енергия, отколкото да се бави от крайния срок до крайния срок и със сигурност не би работила за всички видове работни места“. Но той допринася съществено за забележителната производителност на Нюпорт в академичните среди, блоговете и авторството, като същевременно гарантира, че той рядко работи през 17:00 без изгаряне Програмиране изгаряне: Как да възстановим загубената си мотивацияПисането на всички тези редове от код може да се изтощи физически и емоционално. Всичко, което трябва да се възстановите, е осъзнаването, че мотивацията може да бъде възстановена. Прочетете още .

Мислите ли, че това е система за работен поток, от която бихте могли да се възползвате? Как би трябвало да го възприемеш към собствената си кариера? Или има система, която работи по-ефективно 3-стайкова система: Как да определите приоритет на списъка си със задачиНе получавате ли списък със задачи? Проблемът може да не е във вашата производителност, може просто да е вашите приоритети. Нека да научим как да даваме приоритет на списъка със задачи и да свършим нещата. Прочетете още за теб?

Кредит за изображение: изтощена бизнес жена от Piotr Marcinski чрез Shutterstock, 40+235 от Bark чрез Flickr