4 прости стъпки за постигане и поддържане на нула входяща поща в Gmail

реклама

С три имейл акаунта, един за работа, един личен и един за MakeUseOf, мисля, че харча повече време проверявам имейла ми и се опитвам да поддържам всички съобщения под контрол, отколкото всъщност получавам много работа Свършен. За щастие и трите имейл акаунта са Gmail или акаунти в Google Apps и така в опит да организирам един акаунт, следвах няколко стъпки, които могат да се прилагат и за трите. Gmail предоставя няколко инструмента, които ще ви помогнат да изтриете входящата си поща и по-важното - да я запазите по този начин.

Постигането на Inbox Zero всъщност е доста проста задача и поддържането й може да се извърши с минимални усилия от ваша страна, стига да имате прилична система.

Това са няколко прости стъпки, които могат да ви помогнат да пуснете системата в движение и в допълнение да запазите архива си големи прикачени файлове, които заемат място, което дори и с огромния капацитет на Gmail, след няколко години може да започне да се изпълнява навън.

Настройване на филтри

Първата стъпка при деколтиране на вашата пощенска кутия е създаването на филтри. Това е полезно, тъй като филтрите могат да бъдат приложени към всички съобщения, които вече запушват вашата пощенска кутия. Докато

Gmail филтри Как да настроите филтри за имейл в Gmail, Yahoo Mail и OutlookФилтрирането по имейл е най-добрият ви инструмент за поддържане на вашата пощенска кутия чиста и организирана. Ето как да настроите и използвате имейл филтри в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Прочетете още улеснявайте създаването на тези филтри, Syphir прави всичко това една стъпка по-нататък, ефективно поставяйки филтрите ви на стероиди.

С Syphir можете да филтрирате масово напред, да архивирате имейли, след като са били във входящата ви поща за определен период от време, натиснете върнете лични, свързани с Facebook или Twitter имейли по време на работния си ден, за да не се разсейвате и поддържате входящата си поща чиста и подредено.

Основен начин, по който можете да използвате Syphir, за да поддържате електронната си поща подредена и организирана, е да създадете система за етикети, която да отговаря на вашите лични нужди, работни места и проекти. По този начин намирането на по-стари имейли ще бъде бързо. Разбира се, ако не се чувствате удобно да давате достъп на трета страна до имейла си, можете да направите това с родната филтърна система на Gmail.

Създаването на филтри е много важно, когато става въпрос за съкращаване на входящата ви поща, тъй като след като разполагате с всичките си филтри, вашата пощенска кутия ще престой организиран.

Преобразуване на имейли в задачи

След като настроите филтрите си, следващата стъпка е да адресирате имейлите, които все още са във вашата пощенска кутия.

Склонен съм да съхранявам имейлите във входящата си поща, докато не справя свързания проблем или задача. По-често задачата може да бъде забравена и тъй като получавате повече имейли, рискувате напълно да забравите всичко за нея. Преди да го знаете, вашата пощенска кутия отново е пълна с имейли, които сте чели, но не сте се занимавали с тях.

За да останете на върха на нещата, незабавно преобразувайте имейлите си в задачи Задачи в Gmail.

Всяка задача ще бъде придружена от връзка към свързания имейл, така че не прекарвайте време в търсене, ако трябва да се обърнете към него или да отговорите.

Отговор на рутинни имейли с помощта на консервирани отговори

Отговаряне на използване на рутинни имейли Консервирани отговори Спестете време с шаблони за електронна поща на Gmail, като използвате „Отговорени отговори“ Прочетете още улеснява изчистването на онези имейли, при които пишете един и същ отговор отново и отново.

Използването на функции като консервираните отговори на Gmail улеснява и по-бързо да стигнете до крайната си цел на Inbox Zero.

Използвайте Приоритетна вх. Поща, за да отговорите на останалата част от имейлите си

След като вашата пощенска кутия в Gmail е организирана и вие сте отговорили на рутинните си имейли с помощта на консервирани отговори, всичко, което ви остава, е да дадете приоритет на останалите си имейли.

Използвайте Gmail Приоритетна вх. Поща Приоритетната пощенска кутия на Gmail решава проблема с Bacn Прочетете още за да разберете каква поръчка ще адресирате или отговаряте на имейлите, които получавате.

Почистете архива

Като бонусна стъпка, ако откриете, че в акаунта ви в Gmail липсва място, може да се наложи бързо и лесно да се отървете от имейлите, които заемат твърде много място. Има няколко начина да търсите най-големите имейли в архива си в Gmail.

Опростите и и най-директният метод е да стартирате търсенето има: прикачен файл. Ако искате да посочите вида на прикачения файл, тъй като документът с думи не заема толкова място като аудио или видео файл, потърсете конкретни файлове, като използвате име на файл: mp3, име на файл: avi, име на файл: mov и така нататък.

Ако искате да предадете задачата на услуга на трета страна, упълномощете Намерете голяма поща и той автоматично ще изтрие всички големи имейли във вашия Gmail акаунт.

FindBigMail ще извърши търсене и ще категоризира вашите имейли по размер, като използва етикети във вашата пощенска кутия, които след това можете да пресеете.

Какво правите, за да запазите пощенската си кутия в Gmail празна? Уведомете ни в коментарите.

Кредит за изображение: Shutterstock