5 начина да провеждате срещи ефективно и да спрете да губите време

реклама

Всички мразят срещите, но всички знаят, че са съществени в същото време. И така, как да направите срещите по-ефективни вместо голяма загуба на време? Тези уебсайтове и приложения могат да ви помогнат.

Инструментите в тази статия са по-подходящи за лични срещи. Въпреки че можете да ги използвате и за отдалечени екипи, по-добре се справяйте с най-добрите безплатни онлайн инструменти за срещи за сътрудничество с вашия екип 6-те най-добри безплатни онлайн срещи инструменти за сътрудничество с вашия екипМалките екипи не се нуждаят от скъпи корпоративни приложения за сътрудничество. Ето шест фантастични инструмента, които можете да използвате за управление на данните, комуникацията и други. Безплатно. Прочетете още . От видеоконференции до управление на проекти, има нещо за всички в този списък.

Маруля среща (Уеб): Намерете кога можете да се срещнете, не е необходима регистрация

Досадно е да се регистрирате в нова услуга за всяка малка задача. Lettuce Meet е просто уеб приложение, за да разберете най-удобната дата и час за среща с всички, като поискате предпочитанията на всеки.

Ужасно е просто. Започнете желана среща с нейното име и цел, след това добавете датите, на които можете да се срещнете, и изберете времеви интервали за всеки ден, които сте свободни. Изпратете уникалния URL адрес за срещи за марули на всеки друг, който може да добави собствена наличност по подобен начин. Безплатните слотове за всички участници (обозначени като зелени) ще се припокриват един с друг, като ви показват най-добрите времена за среща.

Маруля среща е една от тези прости инструменти за сътрудничество без регистрация 10+ инструменти за сътрудничество без регистрация, които можете да използвате за 10 секундиСътрудничеството онлайн може да спести вас и вашия екип както време, така и пари. Сътрудничеството бързо може да спести малко повече. Тези инструменти са готови за работа, когато сте. Не се изисква регистрация. Прочетете още които ви помагат да свършите нещата, без да прескачате обръчи. В рамките на собствената ви компания е по-лесно да използвате Google Календар или Microsoft Outlook. Но когато става въпрос за среща с външни хора, като клиенти или клиенти, инструментът без шум като Lettuce Meet е по-неутрален път.

Често ли ви се налага да търпите дълги и безсмислени срещи? Това обикновено се случва, защото човекът, който води срещата, не се е подготвил достатъчно добре. Този Контролен списък за екип ще гарантира, че срещата протича гладко както за лидера, така и за участниците.

Контролният списък е разделен на задачи за преди, по време и след среща. Частта „По време“ е пълна с малки лакомства, на които трябва да се обърнете внимание, защото това са нещата, които често дерайлират срещите. Например „една тема ще бъде обсъдена наведнъж“ и „всяка точка от дневния ред ще бъде затворена на глас“ изглежда тривиално, но те ще изминат дълъг път, за да гарантират, че срещата е била успешна.

Можете да разпечатате целия контролен списък, който да носите със себе си на срещата. Контролният списък за срещи с екипи ви насърчава да щракнете върху всички бутони на контролния списък и да го изпратите по имейл на всички участници, тъй като декларирането на целите ви на глас създава малко социален натиск, който да ви помогне да изпълните. Подобно е на това да имаш ръководи група за постигане на целите Как дадена група на Mastermind може да ви помогне да постигнете повече целиТерминът "mastermind group" се хвърля много в сферата на личното развитие в наши дни, но какви точно са те, работят ли и как бихте могли да създадете своя собствена група? Прочетете още .

Всяка среща се нуждае от фиксирана програма. Ако нямате това на място, вие се насочвате към криворазбрана дискусия, в която нищо не се прави и всеки си губи времето. За да научите как да зададете дневния ред на срещата, използвайте тези безплатни шаблони като ръководства.

Списъкът на безплатни шаблони на Smartsheet обхваща редица различни сценарии за срещи: неформална среща, бизнес среща, заседание на борда, среща на екип, проста среща, седмична среща и т.н. Можете да използвате тези шаблони в Microsoft Word, Google Docs или във всеки текстов процесор, който ви харесва, който поддържа DocX файловия формат.

Докато шаблоните са добър гръбнак за определяне на дневния ред, не забравяйте също да прочетете Harvard Business Review's съвети как да проектирате дневен ред на срещата. Има няколко страхотни трика, като изброяване на теми като въпроси, на които екипът трябва да отговори, вместо общи заглавия с отворен тип.

И накрая, ако не намерите това, от което се нуждаете в горните шаблони на дневния ред, вижте нашия списък с друг 15 шаблона за дневни срещи за Word 15 безплатни шаблона за дневна среща за Microsoft WordТези безплатни шаблони за дневни срещи за Microsoft Word могат да ви помогнат да стартирате чудесно за всеки тип срещи. Прочетете още .

AgreeDo (Уеб): Вземете протоколи за срещи, споделете ги и задайте задачи

Един човек във всяка среща трябва да бъде зададен да си взема минути. „Протокол от срещата“ е основно списък на всичко, което се отбелязва, което се е случило. Това могат да бъдат задачи, информация, дискусии по теми или други. AgreeDo ви помага да отделите това лесно и безплатно.

Лесно е да създадете акаунт, да настроите среща и да поканите участници. Всеки елемент може да бъде маркиран като един от четирите вида: информация, решение, задача или тема. Това улеснява някой, който отнема минути, за да запише нещата веднага, а по-късно да ги превърне в правилната категория.

Задачите могат да бъдат възложени на участниците чрез добавяне на имейла им, а също така можете да му дадете срок. Можете да добавите по един прикачен файл към всяка среща. Участниците могат също да добавят коментари към протокола.

Безплатната версия на AgreeDo ви ограничава до четири срещи на месец и трима участници и един прикачен файл на среща. Премиум версията може да увеличи тези ограничения според вашите нужди.

Добра практика е да приключвате всяка среща, като разгледате нейните протоколи и гарантирате, че всички са съгласни с тях. Ако AgreeDo не е чашата ви с чай, можете да използвате шаблони за протоколи за срещи 12-те най-добри шаблона за минути за срещи за професионалистиПротоколът от формата за срещи улавя най-важното. Използвайте един от тези шаблони за минути на срещи, за да приложите бързо формата MOM. Прочетете още за Microsoft Word или Google Docs.

Не става въпрос само за постоянство (електронна книга): безплатно ръководство за ежедневните утрешни срещи

Приложението за управление на проекти Qlutter цели да направи работата ефективна. Те събраха безплатна електронна книга, която преподава собствените им практики как да провеждат ефикасна и ефикасна ежедневна сутрешна среща.

Чрез осем глави, електронната книга говори за ползите от сутрешните срещи, как да включите екипа си на борда с идеята и как да проведете срещата. Това е кратка книга на 44 страници, но в края на нея ще се почувствате по-добре подготвени да провеждате ежедневни срещи под формата на стендъп или срещи.

Ако искате книгата, ще трябва да се регистрирате за бюлетина Qlutter, след което можете да я получите във формат PDF, mobi или epub. По-лесно е да го изпратите директно до вашия Kindle.

Изтегли: Това не е само за постоянство (електронна книга) [няма по-дълги налични]

Какво да правите, когато не водите срещата

Така че сега имате лесни инструменти, за да настроите срещата, да създадете контролен списък, за да го поддържате, да зададете дневен ред и да отделите минути. Дори знаете как да провеждате ежедневна среща ефективно. Но всичко това е безполезно, ако не водите срещата.

В случай че срещата е свикана от шефа ви и те са склонни да позволяват на срещите да се скитат безцелно, трябва да направите нещо по въпроса. Започнете с изпращане на тази статия в осем правила, които шефът трябва да знае за ефективни срещи Нахранени от неефективни срещи? Изпратете тези 8 правила на шефа сиАко една среща е добре организирана, няма причина тя да не може да повиши производителността, чувството за цел и морала. Ето някои правила, които трябва да спазвате за ефективни срещи. Прочетете още . Направете го вежливо обаче или го изпратете анонимно.