Търсите начини да подобрите вашите онлайн срещи? Ето някои основни инструменти, които ще ви помогнат да направите вашите срещи по-продуктивни и ангажиращи.
Онлайн срещите станаха незаменими на работното място, независимо дали работите от вкъщи или в офис. Въпреки че са безспорно удобни, тъй като свързват хората на местно и глобално ниво, колко често са продуктивни?
Има няколко предизвикателства, които трябва да преодолеете, за да сте сигурни, че онлайн срещите са ефективни и си заслужават вашето време. За щастие, можете да създадете по-съвместна среда за срещи с правилната комбинация от инструменти. По-долу ще разгледаме някои основни инструменти за продуктивни онлайн срещи.
1. мащабиране за синхронни или онлайн срещи в реално време
Една продуктивна онлайн среща няма да е възможна без най-добрият софтуер за видеоконференции за отдалечена работа. С широка гама от инструменти за виртуални срещи, предлагащи различни функции и функции, Zoom се откроява със своя интуитивен интерфейс.
Това не означава, че Zoom няма мощни функции, тъй като предлага висококачествено видео и аудио, запис и възможности за споделяне на екрана.
Това не е всичко; можете също да използвате функцията за виртуален фон на Zoom, за да промените своя фон, което може да бъде от полза, ако имате претрупано работно пространство. Zoom също поддържа интеграции с други популярни инструменти за производителност като Slack, Google Calendar и Asana, което улеснява създаването на виртуална среда за сътрудничество.
2. Тъкачен стан за асинхронни срещи
Какво се случва, когато не можете да съберете всички едновременно за онлайн среща? Това е един от най често срещани предизвикателства при дистанционна работа изправени пред екипи, работещи в различни часови зони.
Ефективно решение на този проблем би било да има асинхронни срещи, които не изискват хората да са онлайн по едно и също време. В допълнение, асинхронните онлайн срещи обикновено са по-продуктивни, тъй като можете да осигурите по-обмислен обмен и да имате непрекъснати дискусии.
За щастие има няколко инструменти за асинхронна видео комуникация можете да използвате за вашите виртуални срещи. Един от тях е Loom, който ви позволява да записвате видеоклипове и да ги споделяте с вашите екипи, когато ви е удобно. Това е идеално за създаване на уроци стъпка по стъпка или за изпращане на обратна връзка до членовете на екипа, без да се налага да планирате среща.
3. Крисп за премахване на фоновия шум по време на срещи
Фоновият шум пречи на производителността на работното място по няколко начина, особено по време на виртуални срещи. Независимо дали става въпрос за лай на вашето куче, плачещо бебе, строителство пред прозореца ви или колеги, които говорят на заден план, шумът може да разсейва по време на виртуални срещи.
Krisp е невероятен инструмент за шумопотискане, базиран на AI, който може да повиши производителността на вашите онлайн срещи, като елиминира нежелания фонов шум. Можете да използвате Krisp, за да сте сигурни, че гласът ви е ясен, минимизирайки разсейването и създавайки по-продуктивна работна среда.
В допълнение, Krisp е съвместим с някои от най-популярните инструменти за онлайн комуникация, включително Microsoft Teams, Zoom, Skype и др.
4. Камо да използвате вашия смартфон като уеб камера
След като решихме слухово предизвикателство под формата на фонов шум, нека насочим вниманието си към често срещан визуален проблем по време на виртуални срещи. Повечето хора използват компютри с лоши вградени уеб камери за видео конференции. Camo е идеалният инструмент, ако искате да подобрите качеството на видеообаждането си и да изглеждате по-професионално по време на онлайн срещи.
Ако сте запознати с камерата за непрекъснатост на Apple, която позволява на собствениците на Mac да използват своите iPhone като уеб камера, Camo прави същото за потребители на macOS, Windows, iOS и Android. Всичко, което трябва да направите, е да изтеглите Camo на вашия смартфон и компютър и да сдвоите двете устройства с помощта на USB кабел или чрез безжична връзка чрез сканиране на QR код.
След като сте сдвоили вашето устройство, можете да персонализирате настройките въз основа на вашите предпочитания и да започнете да го използвате с популярни приложения за видеоконференции като Zoom за вашите онлайн срещи.
5. Calendly за насрочване на срещи
И така, как да накарате вашите колеги или клиенти да се присъединят към вашите онлайн срещи? Обзалагаме се, че прекарвате много време в изпращане на имейли или обаждания, за да разберете кое е най-подходящото време за всички. Calendly е ефективен инструмент за онлайн планиране на срещи, който може да ви помогне да автоматизирате процеса на планиране, така че да можете да се съсредоточите върху продуктивен обмен с вашите клиенти или колеги.
Планиране на срещи и задачи с помощта на Calendly е просто. Всичко, което трябва да направите, е да създадете тип събитие, от индивидуални до групови срещи. Изберете име, местоположение, описание, продължителност и дата за събитието.
След като въведете всички необходими подробности, можете да споделите връзката по имейл с вашите поканени, за да им позволите да изберат най-доброто време въз основа на вашата наличност. Ето няколко Съвети от Calendly, които да ви помогнат да станете по-добри в планирането.
6. Otter.ai за записване на вашите срещи
Един от най-добрите начини да гарантирате, че вашите онлайн срещи са продуктивни, е да записвате всички ключови точки, обсъдени по време на сесията. Ръчното водене на бележки по време на активна сесия обаче може да бъде предизвикателство, особено по време на дълга среща или когато слушате бързи говорители. Това е мястото, където Otter.ai може да бъде полезен.
Otter е захранван с изкуствен интелект асистент за срещи, който записва аудио и транскрибира реч в текст в реално време. Можете да използвате Otter, за да записвате онлайн срещи във ваше отсъствие, да генерирате резюмета, да записвате слайдове в бележките си и да намирате подходяща информация чрез търсене по ключови думи.
С Otter можете да се съсредоточите върху това да направите вашите виртуални срещи по-ангажиращи и продуктивни, докато ви предоставя генерирани от AI бележки и транскрипции.
7. Trello за да превърнете бележките от срещите в изпълними задачи
Срещите служат като платформа за хората да обменят идеи и да обсъждат стратегии и решения. Но какво идва след края на срещата? Как гарантирате, че всички планове и стратегии, обсъдени на срещата, са превърнати в изпълними задачи? Можеш използвайте Trello, за да организирате вашите проекти.
Trello е инструмент за управление на проекти в стил Kanban, който може да ви помогне да организирате вашите лични и професионални задачи. Това е идеален инструмент за екипи, които искат визуален преглед на проектите чрез създаване Дъски за всеки проект и Карти за конкретни задачи в рамките на проекта.
След това можете да зададете крайни дати, да възложите задачи на членовете на екипа и да прикачите файлове, свързани със задачата. Това с лекота превръща вашите бележки от срещата в изпълними задачи.
Без правилните инструменти вашите онлайн срещи могат бързо да се превърнат в бъркотия в календара и губещи време събития. Можете обаче да използвате тези инструменти, за да автоматизирате повтарящи се задачи, да записвате и обобщавате разговори и да превръщате бележките от срещата в задачи, които могат да се предприемат, наред с други. Всичко това ще ви помогне да се възползвате максимално от вашите виртуални екипни срещи и ще гарантира, че те са ангажиращи и продуктивни.