реклама

Често ли ви се налага да попълвате едни и същи набори от данни Microsoft Excel електронни таблици? Можете лесно да създадете потребителски списък в Excel. След това следващия път, когато ви потрябва, оставете AutoFill да направи тежко повдигане.

След като настроите тази функция на Excel, можете бързо да попълните диапазон от клетки със собствени елементи от списъка, като имена на отдели, клиенти, възрастови диапазони и всеки друг списък, който може да се нуждаете.

Нека да разгледаме как можете да създадете свои собствени персонализирани списъци в Excel и как да ги използвате с AutoFill.

Как да създадете потребителски списък в Excel

Можете да използвате функцията за персонализиран списък, за да създавате и съхранявате списъци, които използвате често. Тези списъци могат да се използват като заглавия за колони и редове или за попълване на падащи списъци за по-бързо и по-точно въвеждане на данни.

Създайте потребителски списък в Windows

  1. Щракнете върху досие раздел.
  2. Изберете Настроики наляво.
  3. В Опции за Excel диалогов прозорец щракнете напреднал.
  4. Превъртете надолу до Общ секция отдясно и щракнете Редактиране на персонализирани списъци.

В Персонализирани списъци ще видите предварително зададените списъци на дните от седмицата и месеците от годината.

Персонализирани диалогови кутии Windows

Създайте персонализиран списък на Mac

  1. Кликнете Excel > Предпочитания от лентата с менюта.
  2. Изберете Персонализирани списъци.

Както в Windows, ще видите вградени списъци като съкратени дни от седмицата и месеци в годината.

Персонализирани диалогови кутии Mac

Има три начина да създадете свой собствен потребителски списък в Excel и на Windows и Mac: въведете директно списъка си, импортирайте клетки от работния лист или импортирайте от посочен диапазон от клетки.

1. Въведете директно списъка си

Първият начин да създадете свой собствен потребителски списък е да го въведете директно в Персонализирани списъци диалогов прозорец. Това е най-лесният начин, ако имате кратък списък, който не е включен в нито един от работните листове в работната ви книга.

  1. Уверете се, че това Нов списък е избран в Персонализирани списъци кутия.
  2. Въведете елементите от списъка си в Списък на записи поле, по един елемент на ред и щракнете Добави.
Записи по персонализиран списък на Excel

След това ще видите този списък със списък в Персонализирани списъци кутия.

2. Импортиране на клетки от работен лист

Вторият начин да създадете потребителски списък е да ги импортирате от клетки в един от вашите работни листове. Този метод улеснява добавянето на потребителски списък, който вече имате в клетки в работната си книга.

  1. Щракнете върху бутона за избор на клетка в Импортиране на списък от клетки кутия.
  2. Най- Персонализирани списъци диалоговият прозорец се свива до само Импортиране на списък от клетки кутия. Изберете работния лист, съдържащ списъка, който искате да импортирате. След това изберете диапазона от клетки, съдържащи елементите в списъка и щракнете върху бутона от дясната страна на Импортиране на списък от клетки кутия.
  3. Най- Персонализирани списъци диалоговият прозорец отново се разширява. Може да забележите, че заглавието на диалоговия прозорец се променя на Настроики. Все пак това е същият диалогов прозорец. Кликнете внос за да добавите елементите от списъка от работния лист към Списък на записи кутия.
Excel Персонализирани клетки за импортиране

3. Импортиране на списък от именован набор от клетки

Третият начин за създаване на потребителски списък е да импортирате списък от посочен диапазон от клетки. Този метод улеснява добавянето им като персонализирани списъци, налични във всяка нова или съществуваща работна книга.

  1. Преди да отворите Персонализирани списъци диалогов прозорец, въведете всеки елемент от списъка си в отделна клетка или в една колона или един ред в електронна таблица.
  2. Изберете клетките, въведете име за обхвата на избраните клетки в Поле за име, и натиснете Въведете.
  3. Отвори Персонализирани списъци диалогов прозорец, въведете знак за равенство (=), последвано от името, което сте присвоили на диапазона от клетки в Импортиране на списък от клетки кутия. Например, посочихме нашата гама от клетки Sides, така че влязохме = Sides.
  4. Кликнете внос.
Excel Персонализиран списък Импортиране на именани клетки

Забележка: Когато импортирате потребителски списък от посочен диапазон от клетки на работен лист, списъкът в Персонализирани списъци диалоговият прозорец не е свързан с оригиналния списък в работния лист. Така че, ако промените списъка на работния лист, потребителският списък няма да се промени и обратно.

Как да използвате AutoFill в Excel

Както видяхте, когато създавате свой собствен, Excel включва няколко вградени списъка, включително дни от седмицата. Нека разгледаме един прост пример, който да видим как работи AutoFill Как да използвате Flash Fill и Auto Fill на Excel за автоматизиране на въвеждането на данниКогато редовно създавате електронни таблици на Excel и ги попълвате с данни, трябва да знаете за Автоматично и Flash Fill. Нека ви покажем какво правят тези функции и как могат да ви помогнат. Прочетете още .

Тип неделя в клетка и тогава поставете курсора над долния десен ъгъл на клетката, докато се превърне в знак плюс. Плъзнете надясно и ще видите, че клетките ще се запълнят с следващите дни от седмицата. Пуснете, когато приключите с клетките, които искате да попълните.

Excel AutoFill Days of the Week

Как Excel знае какво да постави в клетките? Тъй като дните от седмицата са предварително определен списък, можете да въведете някой от елементите от списъка в клетка и плъзнете напречно или надолу, за да попълните автоматично останалото. Ако плъзнете през повече от шест клетки за дните от седмицата, например, Excel започва отново в началото на списъка.

След като създадете свой собствен персонализиран списък, можете да направите същото, за да попълните автоматично съседни клетки с вашите списъци.

3 примера за персонализирани списъци в Excel

В Excel има много приложения за персонализирани списъци и тук не можем да обхванем всички. Но, ето само няколко примера за това как можете да използвате персонализирани списъци, за да направите по-лесно и по-ефективно въвеждането на данни в Excel.

  1. Ако създавате електронни таблици с данни за отдели във вашата компания, можете да създадете потребителски списък, съдържащ имената на отделите. Например счетоводство, човешки ресурси, маркетинг, развитие и техническа поддръжка.
  2. Ако сте учител, можете да създадете персонализиран списък на всичките си имена на ученици. След това лесно поставете този списък в ред или колона, за да следите информация като оценки или посещаемост.
  3. Ако проследявате инвентара на дрехите, може да искате списъци за размери (S, M, L, XL и XXL), стилове (шия на екипажа, V-образно деколте, макет на врата) и цветове (Черно, Бяло, Сиво, Синьо, Червено ,). От тези списъци можете бързо създайте последователни падащи списъци Как да създадете падащ списък в Microsoft ExcelНаучете как да създадете падащ списък в Microsoft Excel, както и да го персонализирате и да добавите зависим падащ списък. Прочетете още съдържащи тези опции.

Създайте свои собствени персонализирани списъци

Персонализирани списъци функция в Microsoft Excel ви позволява лесно и бързо да персонализирате електронните си таблици, за да отговарят на вашите нужди. След като добавите персонализиран списък към Excel, той е достъпен във всички нови и съществуващи електронни таблици.

За повече помощ със следващата си нова работна книга, разгледайте тези настройки на документа на Excel, които трябва да проверите 5 Excel Настройки на документа, които никога не трябва да забравяте за проверкаКогато изберете шаблон на Excel или споделите електронна таблица, той може да съдържа персонализирани настройки, които не искате никой да вижда. Винаги проверявайте тези настройки. Прочетете още .

Кредитна снимка: albertyurolaits /Depositphotos

Със своя бакалавърска степен по информационни технологии, Санди работи дълги години в ИТ индустрията като ръководител на проекти, мениджър на отдели и ръководител на PMO. Тогава тя реши да следва мечтата си и сега пише за технологиите на пълен работен ден.